При согласовании какого-либо документа или решения необходимо получить подтверждение от разных пользователей — руководителей подразделений, экспертов, заказчика задачи и пр. Такие подтверждения оформляются в "Первой Форме" в виде запроса подписей. Каждая подпись имеет
•причину (например, "Согласовать платёж", "Подтвердить выполнение заявки"),
•одного или нескольких акцептантов (пользователей, у которых запрашивается подпись и которые должны вынести решение),
•срок обработки (это необязательная, но полезная характеристика подписи, которая защищает от пробуксовки процесса),
•резолюции — набор возможных решений (например, "Согласовать", "Отклонить", "Согласовать с замечаниями" и т.п.).
Резолюции отображаются в виде кнопок — акцептант нажимает кнопку, и вынесенная резолюция фиксируется в системе.
Часто для согласования нужно запросить несколько подписей, по определенным условиям и в определенной последовательности. Например, для согласования договора сначала запрашивается подпись руководителя отдела, затем подпись финансового директора, а если сумма договора превышает 1 млн рублей, то в конце запрашивается еще и подпись генерального директора. Последовательность и условия запроса подписей называется маршрутом согласования.
Если порядок запроса подписей неважен, они запрашиваются одновременно, т.е. на одном этапе маршрута согласования. Такие подписи еще называются параллельными. Если порядок запроса подписей важен, они разносятся по нескольким последовательным этапам. На скриншоте ниже на первом этапе параллельно запрашиваются две подписи (неважно, какая из них будет обработана раньше), а затем последовательно запрашиваются еще две подписи (в этом случае их порядок важен).
Пример маршрута согласования.
Кроме порядка запроса подписей важно продумать:
a)всегда ли нужно запрашивать все подписи, или для запроса есть определенные условия (например, большая сумма договора и т.п.);
b)что будет, если подпись отклоняется. В этом случае можно вернуть задачу на предыдущий этап для доработки, а можно совсем отклонить задачу;
c)если одна из подписей отклоняется, надо ли ожидать решений остальных участников, или процесс согласования нужно сразу же прервать ("право вето");
d)если задача отправлялась на доработку, весь процесс согласования нужно начинать заново и снова получать все подписи, или при повторном согласовании нужно запрашивать только те подписи, которые еще не были получены на предыдущих итерациях.
Полезные ссылки
