В этом разделе описывается типовой процесс согласования договора и порядок действий, необходимых для его реализации в системе "Первая Форма". Будем считать, что процесс строится по следующим правилам:
Процесс согласования договора инициируется сотрудником коммерческого отдела. Сначала составляется проект договора (файл) и уточняются все необходимые реквизиты: контрагент, организация, вид договора, предмет договора, дата регистрации документа, дата вступления договора в силу, срок действия, сумма и валюта договора, перечень списка поставляемых товаров\работ\услуг. Если договор является доп.соглашением, то указывается ссылка на основное соглашение. Если уже известен сотрудник, который будет отвечать в дальнейшем за выполнение договора, он также указывается. Отдельно назначается сотрудник, ответственный за процесс согласования договора (по умолчанию, т.е. если нет других указаний, им становится инициатор процесса).
Затем проект договора согласуется внутри компании. На первом этапе свою подпись ставит непосредственный руководитель сотрудника, ответственного за согласование договора. Затем запрашиваются подписи у руководителя юридического отдела, и на последнем этапе — у руководителя финансового отдела и главного бухгалтера. Свое мнения (согласие или замечания) должны высказать все согласующие лица. Если после того, как собраны все мнения, выясняется, что у кого-то из руководителей есть замечания, то проект договора возвращается на доработку.
После внутреннего согласования проект договора направляется на согласование контрагенту. Если контрагент вносит правки, то проект договора снова передается на доработку, а затем исправленный документ снова согласуется со всеми ответственными лицами внутри компании. Если кто-то из согласующих лиц отклоняет акцепт, то в документ вносятся новые правки и снова согласуются с контрагентом. Цикл согласования повторяется до тех пор, пока не будет получен документ, который удовлетворяет обе стороны.
Полностью согласованный текст договора заверяется подписями и печатями с обеих сторон, за это отвечает специально назначаемый сотрудник договорного отдела. В конце процесса документ получает статус действующего договора и регистрируется в справочнике действующих договоров.
На любом этапе процесса согласования до вступления договора в силу проект договора может быть отозван по инициативе как организации, так и контрагента. В этом случае процесс согласования прекращается.
Сначала выполняется подготовительный этап — проектирование процесса.
Затем процесс переносится на платформу "Первая Форма". Для того необходимо выполнить следующие настройки:
• создание и настройка категории "Согласование договоров";
• создание и настройка ДП в категории;
• создание маршрута и настройка переходов;
|
|---|
