Перед тем, как внедрять систему, необходимо понять ее базовые принципы. Мы постарались максимально коротко и понятно описать их в отдельном руководстве "Знакомство с системой". Оно рассчитано не на администраторов, а на обычных пользователей, и поэтому не содержит специальных терминов и не требует специальных знаний.Рекомендуем прочитать хотя бы первые два раздела — "Начало работы с системой" и "Структурирование информации в системе".
Каждая организация уникальна: ее структура, бизнес-процессы, документы и отчеты имеют свои особенности, которые обязательно должны быть учтены при автоматизации. Поэтому каждый проект внедрения бизнес-приложения также уникален. Тем не менее, анализ большого числа успешно реализованных проектов позволяет сформулировать общие подходы и методы, на основе которых мы разработали типовой сценарий внедрения "Первой Формы". Придерживаясь его, вы сможете максимально быстро и эффективно настроить систему и запустить ее в работу, а также избежать многих сложностей при ее дальнейшем развитии и сопровождении.
1.Приступая к внедрению системы, прежде всего необходимо четко сформулировать, какие задачи будут решаться в рамках проекта. Для этого мы рекомендуем составить:
•список основных областей применения системы (например, CRM, входящий и исходящий документооборот, внутренний документооборот, контроль исполнения поручений, подбор персонала, управление проектами, служба техподдержки и т.п.);
•список подразделений и сотрудников, которые будут использовать систему;
•список документов (видов документов), которые будут формироваться или учитываться в системе;
•список бизнес-процессов (БП), которые необходимо автоматизировать;
•список ключевых показателей (KPI), которые нужно отслеживать и оценивать с помощью интерактивных виджетов и сводных отчетов;
•список типовых задач, которые различные пользователи будут решать в веб-приложении и в мобильном приложении, чтобы настроить для них удобные рабочие места (быстрый доступ к нужной информации и пр.).
На этом этапе мы рекомендуем заняться проектированием БП, с тем чтобы лучше понять потребности организации, упорядочить и формализовать (а возможно и оптимизировать) процессы, определить ответственных и заинтересованных сотрудников по каждому БП, выработать правила взаимодействия участников.
2.Определившись с функциональным объемом проекта, вы сможете подсчитать требуемое количество лицензий и спланировать сроки внедрения.
3.После приобретения лицензий необходимо подготовить технологическую инфраструктуру — развернуть сервера, инсталлировать ПО. Решение этих задач описано в Руководстве по техническому обслуживанию, этим занимаются сотрудники технической поддержки "Первой Формы".
4.Если вы автоматизируете типовые процессы (постановка и контроль поручений, ведение справочника клиентов и пр.), мы рекомендуем максимально полно использовать типовые решения, подготовленные на платформе "Первая Форма". Это поможет сократить сроки внедрения и минимизировать риски.
5.После начальной настройки системы можно приступать к импорту или вводу начальных данных, а затем — к обучению будущих пользователей системы. Сотрудников необходимо познакомить как с типовым функционалом "Первой Формы", так и с тем, как конкретная инсталляция системы может помочь в решении повседневных рабочих задач разных подразделений.
6.После настройки и ввода в эксплуатацию основных БП функции системы можно постепенно наращивать, автоматизируя новые БП и осваивая новые инструменты и сферы применения "Первой Формы". Многие из них описаны в разделе Различные возможности "Первой Формы".
