В момент запуска системы в эксплуатацию работы ее по настройке и развитию не прекращаются. Чтобы держать этот процесс под контролем, необходимо отслеживать три типа работ:
•Исправление ошибок,
•Модификацию существующих бизнес-процессов,
•Настройку новых бизнес-процессов и инструментов.
Наиболее приоритетной является работа по выявлению и устранению ошибок, так как это позволяет выделить время на остальные работы.
Мы рекомендуем выделить в системе отдельный раздел и создать в нем две категории: "Ошибки 1Формы" и "Доработки 1Формы". Все пользователи системы должны иметь право создавать задачи в этих категориях. Суть ошибки/доработки описывается в тексте задачи, автор обращения фиксируется в поле "Заказчик". Критические ошибки могут отмечаться повышенным приоритетом. Дополнительные параметры категории не обязательны, но могут создаваться по усмотрению администратора – например, для классификации обращений и дальнейшего анализа.
Исправление ошибок
Необходимо вести регулярную работу по выявлению ошибок и их исправлению.
Мы рекомендуем создать в "Первой Форме" процесс по автоматической регистрации повторяющихся ошибок. Этот процесс должен анализировать системный журнал ошибок и создавать задачи на исправление самых частых из них. Мы рекомендуем настроить мониторинг (смарт-расписание) в категории "Ошибки 1Формы" на 10:00 каждый рабочий день.
Автоматизация процесса описана в Руководстве по техобслуживанию.
Также в этой категории должны регистрироваться обращения пользователей об ошибках при работе с системой. Оптимальным будет размещение на главном портале кнопки для того, чтобы пользователи самостоятельно создавали обращения – это сэкономит время администраторов. Настройка блока с кнопками быстрых действий описана в Руководстве администратора.
Мы рекомендуем построить процесс работы с ошибками по следующей схеме:
1.Анализ автоматически выявленных ошибок, их классификация, эскалация (если необходимо). Заполнение всех параметров ошибки в карточке задачи, установка плановых трудозатрат на исправление.
2.Регистрация обращений пользователей, их классификация, эскалация (если необходимо). Заполнение всех параметров ошибки в карточке, установка плановых трудозатрат на исправление.
3.В первую очередь берите в работу те ошибки, которые понятно как исправлять или анализ и исправление которых займут немного времени. Для работы со сложными ошибками заранее планируйте и выделяйте время специалистов. При необходимости обращайтесь за помощью в службу поддержки "Первой Формы", зарегистрировав обращение в нашей системе Help Desk.
Пункты 1, 2 и 3 должны быть ежедневной процедурой, так называемой "гигиеной" системы – они позволят высвободить значительное время для внедрения новых и модификации существующих бизнес-процессов.
Модификация\настройка бизнес-процесса
К доработке и развитию процессов рекомендуется переходить только после исправления ключевых ошибок и при стабильной работе приложения.
Для этих целей используйте категорию "Доработки 1Формы". Все задачи по созданию и доработке процессов, отчетов, шаблонов документов, порталов и пр. должны быть зарегистрированы от имени заказчика. Если в процессе реализации доработок заказчик вносит изменения в функциональные требования, эти изменения также должны быть отражены в задаче. Мы не рекомендуем вносить изменения в систему, если они не описаны и не обоснованы в соответствующей задаче, т.е. на основании устной просьбы и устных объяснений.
Получив функциональные требования от бизнес-заказчика, не стоит сразу же настраивать процесс в системе. Сначала необходимо описать архитектуру решения и, если необходимо, составить полноценное ТЗ (например, см. образец в файле). Полученный документ нужно обязательно согласовать с бизнес-заказчиком и, если необходимо, с руководством.
Такая организация работы поможет:
•Найти информацию о том, как должен работать процесс.
•Вести историю изменений процесса.
•Находить ошибки в логике до реализации процесса в системе.
•Анализировать обоснованность обращений пользователей.
|
|---|
Эта информация особенно важна для администраторов, которые настраивают "Первую Форму" не "с нуля", а продолжают и развивают настройки, сделанные ранее, в том числе при первоначальном внедрении системы. Многие объекты "Первой Формы", такие как ДП, подписи и статусы, используются в нескольких категориях одновременно. Изменения, вносимые в такие объекты в рамках настройки одной категории, сразу же распространяются и на остальные категории, где эти объекты задействованы. Поэтому при изменении такого объекта необходимо проверять, в каких еще категориях этот объект используется, и тщательно продумывать, как ваши изменения могут сказаться на работе других категорий и корректны ли будут эти изменения в масштабах всей системы.
Чтобы проверить, в каких еще категориях используются объекты – ДП, статусы и подписи – в настройках этих объектов перейдите на вкладку "Категории". Кроме того, в настройках ДП есть также вкладка "Подписи" — там вы можете проверить, в настройках каких подписей используется данный ДП.
Проверка категорий, где используется данный статус.
Проверка категорий, где используется данный ДП.
Проверка категорий где используется данная подпись.
