В любой организации есть необходимость ознакомления сотрудников с различной информацией, в том числе с приказами и распоряжениями по предприятию. Существует два основных вида подобных задач: требующие подтверждения от сотрудника или не требующие.
Объявления
Объявление – это информация, которую нужно донести до сотрудников, но для которой не требуется формального подтверждения ознакомления.
1.Для организации прав доступа к данной категории задач создайте отдельную группу, например, "Публикация объявлений". Добавьте в нее сотрудников, которые имеют право публиковать официальные объявления.
2.Создайте категорию "Объявления", разместите ее в нужном разделе.
3.В основных настройках категории измените настойки по умолчанию:
•"Системная" - Да;
•"Параметр "срок" — обязателен" - Нет;
•"Разрешено устанавливать срок при постановке" - Нет;
•"Назначение исполнителя" - "Запретить…".
4.В настройках внешнего вида измените все названия на соответствующие. К примеру, Название сущности - Объявление, Сообщение о создании задачи - Поступило новое объявление.
5.Измените маршрут категории, добавив в него два перехода
•по кнопке В архив переход Новая - Завершена;
•по кнопке Восстановить переход Завершена - Новая.
6.Выдайте доступ группе "Публикация объявлений" с правами "Создавать задачи" и "Исполнять".
Методика использования:
Для публикации очередного объявления создайте новую задачу в данной категории. Текст объявления разместите в поле "Текст", при необходимости вложите файлы. В поле "Копия" укажите список сотрудников, которых надо ознакомить с объявлением (или поставьте группу "Все сотрудники" или аналогичную в вашей компании).
Периодически неактуальные объявления отправляйте в архив, при этом все сотрудники получат дополнительное оповещение об этом факте (например, объявление о вводе в действие нового регламента необходимо отправить в архив, когда этот регламент устареет).
Приказы
Приказы – это объявления, требующие более ответственного подхода сотрудников к ознакомлению с ними.
1.Для организации прав доступа к данной категории задач создайте отдельную группу, например, "Публикация приказов". Добавьте в нее нужных сотрудников.
2.Создайте категорию "Приказы", разместите ее в нужном разделе.
3.В основных настройках категории измените настойки по умолчанию: "Параметр "срок" — обязателен" - Нет; "Срок по умолчанию" - тот, который у вас административно назначен для ознакомления с приказом.
4.Измените маршрут по умолчанию: оставьте один переход Новая - Завершена по кнопке Ознакомлен.
5.Выдайте доступ группе "Публикация объявлений" с правами "Создавать задачи". Выдайте доступ группе "Все сотрудники" с правом "Исполнять".
Методика использования:
Для публикации приказа создайте новую задачу в данной категории, текст приказа укажите в тексте, при необходимости приложите файлы. В поле Кому укажите группу Все сотрудники или задайте список сотрудников, которых надо ознакомить с документом. ОБЯЗАТЕЛЬНО включите параметр Каждому исполнителю – отдельную копию. Соответственно, каждому сотруднику в рабочий календарь попадает персональная задача на ознакомление с приказом.
Полезные ссылки
