Статусы
При выполнении перехода важны как настройки самого перехода, так и настройки статуса, в которых совершается переход.
Для статусов особенно важны признаки "Работа еще не началась" (такие статусы считаются начальными и приравниваются к статусу "Новый") и "Исполнение завершено (неактивный)" (такие статусы считаются завершающими). Если для завершающего статуса проставлен признак "Работа завершена", то завершение задачи считается успешным, если же этот признак не включен, то завершение считается не успешным (отмена задачи, отказ от выполнения и т.п.).
Для завершающих статусов имеет смысл включать флажок "Заполняется дата завершения".
Переходы
Чаще всего встречаются бизнес-процессы, в которых:
•исполнителем становится сотрудник, который и создал задачу. Например, если сотруднику надо подготовить служебную записку, он ставит задачу на подготовку и сам берет эту задачу на выполнение;
•исполнитель определяется с помощью смарт-автоматизации. Например, за каждым клиентом закреплен определенный клиентский менеджер. Если клиент присылает новую заявку, то она передается на рассмотрение закрепленному за этим клиентом менеджеру. При необходимости менеджер будет создавать подзадачи в другие подразделения, но будет сам контролировать их выполнение из головной задачи;
•исполнение передается от одного сотрудника к другому, и новый исполнитель вычисляется при переходе по маршруту. Например, заявку на командировку сначала заполнит сам сотрудник, потом передаст на оформление в кадровую службу, потом в бухгалтерию, а в заключение заявка вернется сотруднику для внесения результатов командировки;
•исполнителем становится сотрудник, который взял задачу в работу. Например, заявку, поступившую в службу поддержки, возьмет в работу первый освободившийся специалист.
При настройке переходов обратите внимание на параметр Автоисполнитель — если выбрано значение Нажавший кнопку, то пользователь, совершивший переход, добавляется в исполнители. Эту настройку обычно включают на начальном переходе (но не обязательно).
На выполнение перехода может быть отведено определенное время (срок перехода). При необходимости может быть настроен альтернативный переход: если пользователь не выполнит переход вовремя, до достижения указанного срока, то задача автоматически перейдет в альтернативный статус.
Если переход означает возврат в работу ранее завершенной задачи, обратите внимание на параметр Становится обжалованной — его необходимо включить, чтобы прежние исполнители задачи снова получили ее на выполнение. Тогда в карточке задачи они перестанут отображаться зачеркнутым шрифтом.
Если переход переводит задачу в режим ожидания на неопределенное время, имеет смысл очищать текущий срок задачи. За это отвечает настройка Сбросить срок.
Если переход нельзя выполнить вручную (например, переход зависит от результата выполнения связанных задач), то нужно включить флажок Кнопка скрыта.
Если вы включаете флажок Автоматически делать переход при завершении всех подзадач, следует продумать и те сценарии, когда подзадачи создаются не автоматически, по регламенту бизнес-процесса, а ставятся вручную пользователем.
Для удобства контроля хода выполнения задач при переходе в определенный статус может быть настроена отправка почтового сообщения подписчикам задачи или комментария в саму задачу или родительскую задачу.
Полезные ссылки
