Если в организации уже налажен учет в приложениях "1С:Предприятие" и эти приложения содержат актуальные и корректные данные о сотрудниках и подразделениях, эти сведения следует использовать для первоначального заполнения списка пользователей и орг.структуры в "Первой Форме", а также для последующего обмена данными между приложениями.
Для синхронизации орг.структуры и списка пользователей с приложениями 1С необходим специальный Программный продукт для обмена данными. Подробнее об установке и настройке, архитектуре см. в Руководстве по техническому обслуживанию "Первой Формы".
Обмен данными предназначен для интеграции системы управления бизнесом "Первая Форма" с различными решениями на основе платформы "1С:Предприятие" версии 8.3. Это гибкое, универсальное конфигурируемое решение, позволяющее автоматизировать сквозные бизнес-процессы, когда одна часть действий выполняется в "Первой Форме", а другая – в "1С:Предприятии". При этом переход бизнес-процесса через границу систем максимально прозрачен для пользователя.
Это дополнение к конфигурации 1С. Оно никак не меняет настройки конфигурации, но добавляет в нее несколько справочников и регистров сведений, необходимых для синхронизации с "Первой Формой". Поэтому решение подходит для любых типовых конфигураций "1С:Предприятие".
"Первая Форма" и "1С:Предприятие" обмениваются данными с помощью веб-сервисов, которые отправляют и принимают запросы к системам. В "Первой Форме" веб-сервисы доступны всегда, в "1С:Предприятии" веб-сервисы нужно публиковать. Установка программного продукта обмена, включая публикацию сервисов, описана в Руководстве по техподдержке.
Цели интеграции
Зачем нужна интеграция с 1С и почему нельзя полностью автоматизировать процессы в "Первой Форме"?
Основное отличие BPM-систем (таких как "Первая Форма") от учетных и ERP-систем (таких как "1С:Предприятие") — наличие в учетных системах регистров, хранящих учетные данные по ресурсам. Ресурсами могут быть деньги, товары, запасы сырья и т.п. Регистр – это таблица, в которую записывается каждое движение ресурса (приход и расход). Регистры построены таким образом, чтобы эффективно суммировать данные по ресурсам, так что по регистру можно быстро получить доступный объем ресурса на любой момент времени. BPM-системы не ориентированы на сложный и детальный учет материальных и финансовых ресурсов и поэтому подобных регистров, как правило, не содержат. С другой стороны, учетные системы не содержат механизмов управления бизнес-процессами, согласования и коммуникаций пользователей в ходе выполнения задач, которые есть в BPM-системах. Поэтому BPM и ERP системы (учетные системы) хорошо дополняют друг друга.
В "Первой Форме" можно автоматизировать учет ресурсов, но это потребует серьезной "кастомизации" (уникальной доработки) системы для конкретного заказчика, что, скорее всего, будет нецелесообразно. Кроме того, в большинстве компаний уже используются отдельные учетные системы, и во многих российских компаниях это именно "1С:Предприятие". Поэтому интеграция "Первой Формы" с 1С экономически более выгодна, чем доработка "Первой Формы" для ведения учета или доработка 1С для управления бизнес-процессами.
Пример задачи, которая часто решается путем интеграции "Первой Формы" и 1С — согласование заявок на расход денежных средств. Простой вариант процесса, с односторонней интеграцией: заявка создается в "Первой Форме", проходит согласование и после этого данные (контрагент, сумма, номер договора и т.п.) отправляются в 1С, где создается бухгалтерский документ с соответствующими проводками и данные вносятся в бухгалтерские регистры.
Более сложный вариант, с двусторонней интеграцией: заявка создается в "Первой Форме", проходит часть маршрута согласования, затем данные отправляются в 1С. В 1С проверяется наличие достаточного количества денежных средств в кассе или на счете, и если средств достаточно — в "Первую Форму" отправляется подтверждение. После получения подтверждения в "Первой Форме" завершается согласование заявки, и уже окончательный согласованный вариант снова передается в 1С. Если из 1С возвращается ответ о невозможности выдачи такой суммы, заявка в "Первой Форме" отклоняется или отправляется на корректировку и повторное согласование.
Для реализации сквозных процессов необходимо обмениваться не только данными по конкретным бизнес-процессам (такими как дата и сумма заявки), но и синхронизировать сопутствующие справочники (контрагентов, договоров и т.п.), а также синхронизировать списки (учетные записи) пользователей обеих систем. Поскольку права доступа в системах привязаны к организационной структуре, то ее также необходимо синхронизировать.
Возможности обмена данными
Синхронизация справочников
Установление однозначной связи между документом или справочником в "1С:Предприятие" и категорией "Первой Формы" таким образом, что один документ или одна запись справочника будут соответствовать одной задаче в категории. Например, для справочника "Контрагенты" из "1С:Предприятие" может быть создана категория "Контрагенты" в "Первой Форме".
Установление связей между реквизитами документов и справочников "1С:Предприятие" и дополнительными параметрами категории "Первой Формы". Например, с реквизитом "Полное наименование" в справочнике "Контрагенты" в "1С:Предприятие" может быть сопоставлен одноименный доп. параметр в категории "Контрагенты" в "Первой Форме".
Первичная синхронизация данных – перенос в "Первую Форму" всех существующих записей справочника "1С:Предприятие".
Создание и удаление задач в "Первой Форме" при пользовательском создании и удалении элементов справочников и документов в "1С:Предприятие", а также в противоположенную сторону — из "Первой Формы" в "1С:Предприятие".
Синхронизация (двусторонняя или односторонняя в любую сторону) значений реквизитов и доп. параметров. При этом поддерживаются следующие типы реквизитов: скаляры (число, строка, дата, флаг), перечисления, ссылки на прочие документы и справочники, составные реквизиты, табличные части.
Передача и синхронизация вложенных документов (файлов) между системами.
Передача из "1С:Предприятие" в "Первую Форму" произвольных "виртуальных" реквизитов – например, произвольных вычислимых значений на основе данных из регистров сведений или регистров накопления.
Гибкая настройка синхронизации до уровня полей объектов. Например, один реквизит документа можно синхронизировать только из "1С:Предприятие" в "Первую Форму", а другой – только из "Первой Формы" в "1С:Предприятие".
Сквозные бизнес-процессы
Настройка реакции обеих систем на события, произошедшие с документами одной из систем.
В качестве инициирующих событий могут быть использованы:
•со стороны "1С:Предприятие": создание документа, изменение, проведение, отмена проведения и пометка на удаление;
•со стороны "Первой Формы": создание задачи, изменение значения доп. параметра, смена статуса задачи.
В качестве реакций на события, произошедшие в первой системе, во второй системе можно предусмотреть следующие действия:
•со стороны "1С:Предприятие": изменение реквизитов, создание документа, его изменение, проведение, отмена проведения и пометка на удаление;
•со стороны "Первой Формы": создание задачи, обновление значений доп. параметров, смена статуса задачи.
Возможна блокировка документов и справочников "1С:Предприятие" от изменений со стороны пользователя, в зависимости от статуса синхронной задачи "Первой Формы". Например, можно заблокировать изменение и проведение исходящего платежного поручения в "1С:Предприятие" до тех пор, пока это платежное поручение не будет акцептовано руководителем или фин. директором в "Первой Форме".
Реакции на события настраиваются индивидуально для каждого синхронизируемого объекта (документа) системы.
Возможна настройка произвольных, сколь угодно сложных сценариев совместной работы систем, включающих в себя несколько логически связанных документов разных типов, с использованием SMART-выражений "Первой Формы".
Кадровая информация
Создание учетных записей пользователей в "Первой Форме" на основе содержимого справочника "Сотрудники" в "1С:Предприятие".
Импорт данных о сотрудниках из "1С:Предприятие" в "Первую Форму", например ФИО, должность, подразделение, день рождения и т.д., с последующей синхронизацией (только из "1С:Предприятие" в "Первую Форму").
Импорт и синхронизация данных об организационной структуре компании из справочника "Подразделения" в "1С:Предприятие" в орг.структуру "Первой Формы".
Необходимая подготовка
Перед тем, как приступать к настройке обмена данными в интерфейсе администратора "Первой Формы", рекомендуется провести некоторые подготовительные действия со стороны "1С:Предприятие" для того, чтобы работы по настройке выполнялись максимально эффективно и безошибочно.
1. В первую очередь, необходимо определиться, с какими базами данных "1С:Предприятие" будет производиться обмен. Одна БД "Первой Формы" может одновременно взаимодействовать с несколькими БД "1С:Предприятие" по схеме "звезда". Следует учитывать, что один объект (категория) "Первой Формы" может быть связан с документом или справочником только одной БД "1С:Предприятие".
Например, допустимым сценарием является такой, когда Контрагенты и Договоры поступают в "Первую Форму" из "1С:Управление Торговлей", а кадровые приказы – из "1С:Зарплата и Управление Персоналом". С другой стороны, недопустим, например, такой сценарий: в организации используется несколько БД "1С:Бухгалтерия Предприятия" (по числу юр. лиц компании), в каждой есть свой справочник контрагентов, и возникла идея объединить эти справочники в одну категорию "Первой Формы", в единый справочник контрагентов.
2. Далее необходимо составить перечень объектов (справочников и документов "1С:Предприятие"), подлежащих обмену. Рекомендуется начинать эту работу с перечисления тех сущностей, которые являются целевыми для бизнес-заказчика. Чаще всего это некоторые "документы" в терминологии "1С:Предприятие". Далее следует проанализировать состав реквизитов этих документов в конфигураторе "1С:Предприятие", отмечая те из них, которые будут являться предметом обмена данными. Не стоит забывать о том, что совершенно не обязательно передавать между системами все реквизиты без исключения. Наоборот, рекомендуется по возможности сокращать этот перечень, оставляя в списке только реквизиты, действительно необходимые для работы пользователей.
Особое внимание следует уделить реквизитам типа "ссылка на другой документ или справочник" (доп. параметр типа Lookup в терминологии "Первой Формы"). Для каждого из таких полей следует принять решение о том, как оно будет обрабатываться:
•Поле не нужно в "Первой Форме" – никаких дополнительных действий не требуется;
•Поле необходимо в "Первой Форме" только в режиме просмотра (например, полный почтовый адрес в справочнике Контрагентов) – пометить, что данное поле должно быть передано в "Первую Форму" в виде текста;
•Необходимо редактировать данное поле в "Первой Форме" (например, поля "Контрагент" или "Организация" в справочнике Договоры контрагентов) – самый сложный случай. В этом случае, необходимо будет экспортировать в "Первую Форму" тот справочник или документ, на который ссылается это поле. Объект добавляется в список сущностей, подлежащих обмену, и для него так же проводится анализ всех реквизитов.
Для каждой из сущностей, подлежащих обмену, необходимо определить на уровне бизнес-требований следующие параметры:
•Точка ввода информации (одна из систем либо обе) и направление обмена данными (односторонний, двусторонний). В зависимости от этого впоследствии будет настраиваться "обработка событий обмена";
•Необходимость видеть в системе-приемнике данных все записи из системы-источника, или только их часть. На основании этих данных будут настраиваться "фильтры".
Обратите внимание
При синхронизации учетных записей пользователей и орг.структуры важно также учитывать следующие моменты:
1. Учетные записи пользователей в "Первой Форме" могут синхронизироваться и с "1С:Предприятие", и с Active Directory. Чтобы можно было одновременно поддерживать обе синхронизации необходимо разделить синхронизируемые реквизиты на два непересекающихся списка: например, номера рабочих и мобильных телефонов, а также данные о должностях и подразделениях пользователей синхронизируются с приложениями "1С:Предприятие", а данные о физическом местоположении (например, номер комнаты в офисном здании) и адреса электронной почты — с Active Directory.
2. "Первая Форма" может обмениваться данными с различными конфигурациями "1С:Предприятие": "Бухгалтерия", "Управление персоналом", "Управление производственным предприятием" и др. Поскольку синхронизация пользователей осуществляется на основе их логинов, важно, чтобы логины пользователей в разных конфигурациях "1С:Предприятие" совпадали. Только тогда можно будет отслеживать, например, какой именно пользователь совершил операцию или изменил данные в документе. Также важно, чтобы учетные записи пользователей и орг.структура синхронизировались с одной и той же конфигурацией "1С:Предприятие".
3. Чтобы синхронизация орг.структуры выполнялась корректно и полученные данные могли быть использованы для автоматизации бизнес-процессов, необходимо, чтобы данные в "1С:Предприятие" четко отражали реальную структуру организации (организационную или функциональную, в зависимости от потребностей конкретного заказчика) и поддерживались в актуальном состоянии. Если же орг.структура в "1С:Предприятие" отличается от той орг.структуры, которую необходимо перенести и поддерживать в "Первой Форме", то для связи, возможно, потребуется создание дополнительного, промежуточного справочника, который будет отображать взаимное соответствие этих двух орг.структур.
4. За синхронизацию учетных записей пользователей и орг.структуры в "Первой Форме" отвечают два разных задания — Sync1СUsersJob и SyncOrgStructure1СJob соответственно. Они выполняются с разной периодичностью. Поэтому изредка возможны ситуации, когда учетная запись нового пользователя появилась в "Первой Форме" с незаполненным параметром "Орг.единица". Чтобы устранить такую ошибку, достаточно запустить задание по синхронизации орг.структуры в ручном режиме.
После подготовки всех необходимых данных можно приступать к настройке обмена.
|
|---|
|
|---|
Рекомендации
Перед началом настройки синхронизации для ускорения работы рекомендуем выполнить следующие действия:
1. Отключите в категории автогенерацию текста задач.
2. Если в категории используется ДП "Таблица", убедитесь, что в расширенных настройках включена опция "Использовать новую таблицу", а названия колонок таблицы в категории полностью идентичны названиям колонок соответствующей таблицы в 1С.
3. Добавьте в категорию индекс по GUID.
4. Отключите комментарии в настройках категории.
Полезные ссылки
