Show/Hide Toolbars

Методические рекомендации по настройке системы "Первая Форма"



Файлы, с которыми ведется работа в системе, хранятся либо в файловом хранилище, либо в таблицах БД. Файловое хранилище состоит из трех разделов: в разделе "Мои задачи" хранятся личные файлы пользователя, в разделе "Общие файлы" хранятся файлы, предназначенные для совместного использования, а в разделе "Файлы в задачах" - файлы, вложенные в задачи "через скрепку" или через комментарий.

В разделах "Мои задачи" и "Общие задачи" структура вложенных папок свободная - пользователи могут создавать, переименовывать, перемещать и удалять папки, если у них есть на это соответствующие права.

В разделе "Файлы в задачах" структура папок строго соответствует дереву категорий и не может быть изменена или дополнена.

Файлы, вложенные напрямую в задачу, всегда автоматически попадают в файловое хранилище в раздел "Файлы в задачах", в соответствующую папку (категорию) и задачу.

Кликните мышью для просмотра изображения в полном размере

Файл, вложенный в задачу, помещается в файловое хранилище.

Файлы, вложенные в ДП "Файл" или в колонку ДП "Таблица", автоматически не попадают в раздел "Файлы в задачах".  

Привязка папки файлового хранилища к задаче

Для некоторых бизнес-задач удобно иметь единое место хранения файлов, вложенных в задачу и ДП - например, все документы, предоставленные кандидатом на вакансию, просто вкладываются в задачу, а обязательные документы, такие как CV или скан-копия диплома, вкладываются в предназначенные для них ДП. Для создания такого единого места хранения всех файлов задачи необходимо "привязать" к задаче определенную папку из файлового хранилища. Это делается с помощью смарт-действия "Связать файловую папку с задачей", которое может вызываться, например, сразу после создания задачи.

!warning "Привязанные" папки всегда создаются в разделе "Общие файлы".

Кликните мышью для просмотра изображения в полном размере

Привязка задачи к папке файлового хранилища.

Путь к папке (относительно раздела "Общие файлы") может либо задаваться как фиксированное значение, либо формироваться смарт-выражением (например, как на скриншоте ниже).

Кликните мышью для просмотра изображения в полном размере

Путь к папке файлового хранилища в смарт-выражении.

После отработки такого пакета действий все файлы, вложенные в задачу или в ДП, будут попадать в "привязанную" папку.

Возможен и альтернативный вариант использования "привязанной" папки: сначала все нужные файлы вкладываются в эту папку или в одну из вложенных в нее папок, а затем, по мере необходимости, загружаются оттуда в соответствующие ДП. Для этого в ДП "Файл" необходимо разрешить загрузку из хранилища. Чтобы файлы можно было вкладывать только из "привязанной" папки, в настройках ДП надо также отключить возможность загрузки файлов из файловой системы.  

dp_file

Настройка возможности загрузки ДП из файлового хранилища и файловой системы.

Права пользователей в связанных папках файлового хранилища

При создании связи задачи с папкой в файловом хранилище пользователям предоставляются такие же права доступа к папке, какие у них есть в задаче. Эти права формируются на основе:

прав доступа для групп на категорию,

прав доступа согласно тегам или смарт-доступу,

прав согласно роли пользователя в задаче (подписчик получает права, при удалении из подписчиков пользователь теряет эти права).

Таким образом, пользователь получает право на просмотр и редактирование папки в файловом хранилище если хоть по какому-то праву пользователь видит связанную с папкой задачу. Если все задачи, связанные с папкой, завершены, то редактирование папки запрещено.

Полезные ссылки