|
|---|
Создать календарное событие можно тремя способами:
1. Откройте свой календарь из профиля пользователя или по клику на соответствующий индикатор. Нажмите на кнопку Создать встречу.
Создание календарного события из календаря пользователя
2. Нажмите на кнопку +Создать в панели навигации, раскрывшемся выпажающем меню выберите пункт Встречу.
Создание календарного события по кнопке Создать в панели навигации
3. Нажмите прямо на свободную ячейку в календаре — в открывшейся карточке создания встречи автоматически подтянется выбранные дата и время начала и окончания с интервалом в 30 минут. Если нужно поставить встречу на несколько часов — нажмите на ячейку и, не отпуская мышь, рястяните курсор на нужный интервал.
Создание календарного события нажатием на свободную ячейку в календаре
4. Если вам необходимо создать календарное событие прямо из задачи — перейдите в карточку нужной задачи и наведите курсор на иконку 
в шапке и выберите в выпадающем меню пункт Запланировать.
Создание календарного события из карточки задачи
В участники встречи автоматически подтягиваются подписчики задачи.
После создания встречи одним из приведенных способов будет открыта карточка создания нового календарного события.
Карточка создания календарного события
Нажатие на кнопку Ссылка на встречу рядом с полем “Место встречи” автоматически добавит ссылку на ВКС в поле "Место встречи" и текст с кликабельной ссылкой на встречу в поле “Описание".
Добавление ссылки на встречу в описание
Поле |
Описание |
|---|---|
Название* |
Название календарного события. Поле является обязательным к заполнению. |
Участники |
Пользователи системы, участвующие в событии. Проверить занятость коллег и подобрать время, когда все могут присутствовать на встрече, можно через Планировщик — он откроется нажатием на кнопку Помощник по планированию. |
Дата и время |
При включении флажка Весь день для даты начала и окончания указывается время 00:00. При включении флажка Повторять вы можете указать настройки повторений |
Место встречи |
Поле для указания места встречи: здесь может быть как фактический адрес, если встреча очная, так и ссылка на конференцию, в которой будет проходить онлайн-встреча. Нажатие на кнопку Ссылка на встречу автоматически вставляет в поле ссылку на вашу личную конференцию и добавляет подпись в конец текста в поле "Описание". |
Показывать как |
В выпадающем списке выберите тип отсутствия: •Отпуск •Встреча •Удаленная работа •Прочее Возможные типы отсутствия настраиваются системным администратором. Тип отсутствия определяет, каким цветом будет отображаться имя пользователя в системе во время календарного события. |
Связано с |
Если встреча связана с определенной задачей, вы можете добавить сюда ее номер — в созданной форме календарного события будет отображена кликабельная ссылка на задачу с ее названием. |
Описание |
Описание календарного события |
Файлы |
Вы можете вложить в задачу файлы (например, схему проезда или документы для обсуждения). |
|
|---|
При создании |
|---|
В поле Организатор автоматически становится создавший событие пользователь.
Созданное календарное событие
Для организатора и участников создаются календарные события, которые они могут Принять, Отклонить или отметить свое участие Под вопросом. Организатор получает уведомления об изменения статуса каждого из участников.
Организатор получает уведомления об изменении статуса участников
Поиск участников по email
Вы можете добавить в качестве участников встречи email-адреса, независимо от того, зарегистрированы пользователи в системе или нет.
Поиск по email — пользователь зарегистрирован в системе
Поиск по email — пользователь не зарегистрирован в системе
Изменение календарного события
Список участников может быть изменен только в задаче организатора.
В календарях организатора и каждого из участников создаются отдельные календарные события. Изменения, которые вносит в свою задачу организатор, отображаются в задачах остальных участников. Но изменения, которые вносит один из участников, действуют только в его задаче.
Например, если изменилось время проведения совещания, организатор изменит в своей задаче параметр "Дата и время" — эти данные обновятся в задачах всех участников. Но если один из участников заранее знает, что не успеет к началу совещания, он может перенести время начала в своей задаче — организатор совещания получит уведомление об этом, но время начала для остальных участников встречи не изменится.
Кнопка Ссылка на встречу отображается в карточке календарного события, если у вас есть права на его редактирование и поле “Место встречи” не заполнено. По ее нажатию в поле “Место встречи” добавляется ссылка ВКС и подпись в конец текста в поле “Описание”, аналогично карточке создания встречи.
Вложения в карточке встречи
Файлы, вложенные во встречу, отображаются на карточке в блоке Вложения. Если навести указатель мыши на блок, справа всплывают иконки, с помощью которых можно скачать все вложенные файлы одним архивом и вложить файл.
Нажатие правой кнопкой мыши на файл откроет контекстное меню с доступными действиями над файлом: скачать, скопировать ссылку, удалить.
Скачивание файла из контекстного меню
Учет трудозатрат по календарным событиям
Если в вашей компании ведется учет трудозатрат, то при назначении встречи для участников автоматически фиксируются плановые трудозатраты, которые рассчитываются исходя из времени встречи. По окончании встречи также автоматически фиксируются фактические трудозатраты сотрудников, подтвердивших свое участие в событии (т.е. принявших его).
