Show/Hide Toolbars

Руководство пользователя

Создание и изменение календарного события

Календарное событие - особый вид задач, которые хранятся в служебной категории "Календарь" раздела "Системный".

Создать календарное событие можно тремя способами:

1. Откройте свой календарь из профиля пользователя или по клику на соответствующий индикатор. Нажмите на кнопку Создать встречу:

calendar_create_new

Создание календарного события из календаря пользователя.

2. Нажмите на кнопку +Создать в панели навигации, раскрывшемся выпажающем меню выберите пункт Встречу:

calendar_create_new_2

Создание календарного события по кнопке Создать в панели навигации.

3. Нажмите прямо на свободную ячейку в календаре - в открывшейся карточке создания встречи автоматически подтянется выбранные дата и время начала и окончания с интервалом в 30 мминут. Если нужно поставить встречу на несколько часов - нажмите на ячейку и, не отпуская мышь, рястяните курсор на нужный интервал.

calendar_create_3

Создание календарного события нажатием на свободную ячейку в календаре.

4. Если вам необходимо создать календарное событие прямо из задачи - перейдите в карточку нужной задачи и наведите курсор на иконку vh-video-call в шапке и выберите в выпадающем меню пункт Запланировать:

calendar_create_new_3_

Создание календарного события из карточки задачи.

После создания встречи одним из приведённых способов будет открыта карточка создания нового календарного события:

calendar_meet_form_new

Карточка создания календарного события.

Поле

Описание

Название*

Название календарного события. Поле является обязательным к заполнению.

Участники

Пользователи системы, участвующие в событии.
Вы можете так же добавить ко встрече и внешних сотрудников - для этого введите в поле адрес их электронной почты.

Проверить занятость коллег и подобрать время, когда все могут присутствовать на встрече, можно через Планировщик - он откроется нажатием на кнопку Помощник по планированию.

calendar_plan

Под таблицей находится небольшая видеоинструкция по работе с Планировщиком.

Дата и время

При включении флажка Весь день для даты начала и окончания указывается время 00:00.

При включении флажка Повторять вы можете указать настройки повторений

 

Место встречи

Поле для указания места встречи: здесь может быть как фактический адрес, если встреча очная, так и ссылка на конференцию, в которой будет проходить онлайн-встреча. Нажатие на кнопку Ссылка на встречу автоматически вставляет в поле ссылку на вашу личную конференцию

Показывать как

В выпадающем списке выберите тип отсутствия:

Отпуск

Встреча

Удаленная работа

Прочее

Возможные типы отсутствия настраиваются системным администратором. Тип отсутствия определяет, каким цветом будет отображаться имя пользователя в системе во время календарного события.

Связано с

Если встреча связана с определённой задачей, вы можете добавить сюда её номер - в созданной форме календарного события будет отображена кликабельная ссылка на задачу с её названием.

Описание

Описание календарного события

Файлы

Вы можете вложить в задачу файлы (например, схему проезда или документы для обсуждения).

!warning При создании отсутствия в поле Участники указывается сотрудник, для которого регистрируется отсутствие (при наличии прав вы можете регистрировать отсутствия не только для себя, но и для других пользователей - например, если вы сотрудник отдела кадров, а у заболевшего сотрудника временно нет доступа к системе).

!warning При создании отсутствия из Профиля пользователя в поле Уведомить автоматически добавляется непосредственный руководитель сотрудника и его прямые подчиненные (если они есть).

Видеоинструкция по работе с Планировщиком:

Помощник по планироваиню (00:45 мин.)

В поле Организатор автоматически становится создавший событие пользователь.

calendar_meet_created

Созданное календарное событие.

Для организатора и участников создаются календарные события, которые они могут Принять, Отклонить или отметить своё участие Под вопросом. Организатор получает уведомления об изменения статуса каждого из участников.

calendar_meet_message_user_cancel

Организатор получает уведомления об изменении статуса участников.

Изменение календарного события

Список участников может быть изменен только в задаче организатора.

В календарях организатора и каждого из участников создаются отдельные календарные события. Изменения, которые вносит в свою задачу организатор, отображаются в задачах остальных участников. Но изменения, которые вносит один из участников, действуют только в его задаче.

Например, если изменилось время проведения совещания, организатор изменит в своей задаче параметр "Дата и время" - эти данные обновятся в задачах всех участников. Но если один из участников заранее знает, что не успеет к началу совещания, он может перенести время начала в своей задаче - организатор совещания получит уведомление об этом, но время начала для остальных участников встречи не изменится.

Вложения в карточке встречи

Файлы, вложенные во встречу, отображаются на карточке в блоке Вложения. Если навести указатель мыши на блок, справа всплывают значки, с помощью которых можно скачать все вложенные файлы одним архивом и вложить файл.

Нажатие правой кнопкой мыши на файл откроет контекстное меню с доступными действиями над файлом: скачать, скопировать ссылку, удалить.

download_file_gif

Скачивание файла из контекстного меню.

Учет трудозатрат по календарным событиям

Если в вашей компании ведется учет трудозатрат, то при назначении встречи для участников автоматически фиксируются плановые трудозатраты, которые рассчитываются исходя из времени встречи. По окончании встречи также автоматически фиксируются фактические трудозатраты сотрудников, подтвердивших свое участие в событии (т.е. принявших его).