Когда количество задач возрастает, вместе с этим возрастает сложность поиска нужной задачи. Кроме того, часто возникает необходимость выполнения действий с несколькими задачами сразу - сбор статистики, получение отчетов и т.п. Для того, чтобы упорядочить множество задач, их группируют по определенным функциональным признакам в категории. Каждая категория имеет свой уникальный набор настроек, которые определяют состав данных в задаче, правила доступа к этим данным и маршрут движения задачи. Настройка категорий требует определенных навыков, поэтому категории создают и настраивают только технические специалисты.
Распределение документов по категориям основано на принципе "однотипности", т.е. схожести функций и свойств. Например, в категории "Счета" будут сгруппированы задачи по регистрации и согласованию счетов; в категории "Коммерческие предложения" - задачи по работе с коммерческими предложениями, и т.п. Группировка по категориям позволяет упростить не только поиск, но и анализ задач. Например, руководителю подразделения удобно контролировать общее количество задач, число активных, решенных, просроченных задач, выделять наиболее важные (приоритетные) задачи.
Категории, в свою очередь, могут группироваться в разделы. Например, категории, связанные с коммерческой деятельностью, могут объединяться в раздел "CRM", а категории, в которых ставятся задачи по управлению внутренней деятельностью компании, - в раздел "Операционная деятельность".
 Связь межу задачей, категорией и разделом. |
Категория подобна папке-скоросшивателю, в которой хранятся только однотипные документы, распечатанные на одинаковых бланках. Чтобы создать документ, пользователь открывает папку, достает чистый бланк и начинает заполнять его. Заполненный документ снова вкладывается в папку. При этом документ не просто хранится в ней, а "живет своей жизнью": его можно просматривать, изменять и дополнять, назначать исполнителя, ставить подпись, и т.д. Но все это время документ остается в папке, поэтому в любой момент его легко найти. Раздел можно сравнить с подшивкой, в которой объединены вместе несколько папок. При этом в каждой папке по-прежнему хранятся только однотипные документы, но появилась возможность просматривать всю подшивку целиком. Например, можно найти все документы, относящиеся к одному контрагенту или созданные определенным сотрудником. При этом не надо заглядывать отдельно в каждую папку - поиск ведется по всей подшивке сразу. Таким образом, разделы позволяют рассматривать в совокупности несколько бизнес-процессов, имеющих между собой какие-то "точки соприкосновения" (например, одних и тех же клиентов). Поэтому удобнее и эффективнее группировать категории в разделы исходя из общности, связанности бизнес-процессов (а не по подразделениям, например). |
В "Первой Форме" могут быть настроены категории различных типов. Чаще всего используются обычная категория для задач и поручений (обозначается иконкой 
) и категория-справочник (иконка 
). Справочники обычно содержат сведения, которые используются при обработке других задач. Например, справочник контрагентов содержит сведения о компаниях-контрагентов, которые используются при оформлении договоров, счетов, актов и т.п. Иерархия всех категорий и разделов образует дерево категорий.
Пример дерева категорий.
