Подписи и резолюции
Согласование документов в системе "Первая Форма" реализуется с помощью запроса подписей. Каждая подпись имеет:
•причину запроса (например, "Согласовать платёж", "Подтвердить выполнение заявки"),
•одного или нескольких акцептантов (пользователей, у которых запрашивается подпись и которые должны вынести решение),
•срок обработки (это необязательная, но полезная характеристика подписи, которая защищает от пробуксовки процесса),
•резолюции — набор возможных решений (например, "Согласовать", "Отклонить", "Согласовать с замечаниями" и т.п.).
Резолюции отображаются в виде кнопок — акцептант нажимает кнопку, и вынесенная резолюция фиксируется в системе.
Статические и динамические подписи
Подписи могут быть статическими и динамическими.
Статические подписи запрашиваются на переходе из одного статуса в другой, и запрос подписи определяется при настройке перехода в режиме администрирования. Таким образом, статические подписи всегда запрашиваются в одной и той же точке маршрута и являются частью автоматизации процессов.
Динамические подписи запрашиваются самими пользователями из карточки задачи в любой момент времени, в любом статусе задачи (кроме терминальных). Они используются для оперативного согласования действий и разрешения вопросов, возникающих в процессе выполнения задач.
Одна и та же подпись, настроенная в системе в режиме администрирования, может использоваться и как статическая, и как динамическая (если это разрешено в настройках конкретной подписи):
Параметр, определяющий возможность использования подписи как динамической.
Должностные и личные подписи
Подписи могут настраиваться как на определенного пользователя (личные подписи), так и на абстрактного сотрудника, занимающего определенную должность или принадлежащего к определенной группе или орг.единице (должностные подписи). Это различие особенно ярко видно в пользовательском режиме при запросе динамических подписей — личные и должностные подписи запрашиваются на разных вкладках:
Запрос должностных и личных подписей в пользовательском интерфейсе.
•В качестве личной подписи запрашивается подпись, указанная в Общих настройках приложения в параметре Подпись пользователя. В настройках этой подписи должен быть включен флажок Может быть динамической.
•Для должностных подписей конкретные акцептанты определяются в момент запроса подписи (для статических подписей — в процессе прохождения маршрута). Правила определения акцептанта задаются в настройках подписи в блоке Акцептанты.
Маршрут согласования
Часто для согласования нужно запросить несколько подписей, по определенным условиям и в определенной последовательности. Например, для согласования договора сначала запрашивается подпись руководителя отдела, затем подпись финансового директора, а если сумма договора превышает 1 млн рублей, то в конце запрашивается еще и подпись генерального директора. Последовательность и условия запроса подписей называется маршрутом согласования.
Если порядок запроса подписей неважен, они запрашиваются одновременно, т.е. на одном этапе маршрута согласования. Такие подписи еще называются параллельными. Если порядок запроса подписей важен, они разносятся по нескольким последовательным этапам. На скриншоте ниже на первом этапе параллельно запрашиваются две подписи (неважно, какая из них будет обработана раньше), а затем последовательно запрашиваются еще две подписи (в этом случае их порядок важен).
Пример маршрута согласования.
Кроме порядка запроса подписей важно продумать:
a)всегда ли нужно запрашивать все подписи, или для запроса есть определенные условия (например, большая сумма договора и т.п.);
b)что будет, если подпись отклоняется. В этом случае можно вернуть задачу на предыдущий этап для доработки, а можно совсем отклонить задачу;
c)если одна из подписей отклоняется, надо ли ожидать решений остальных участников, или процесс согласования нужно сразу же прервать ("право вето");
d)если задача отправлялась на доработку, весь процесс согласования нужно начинать заново и снова получать все подписи, или при повторном согласовании нужно запрашивать только те подписи, которые еще не были получены на предыдущих итерациях.
Настройка маршрута согласования
Маршрут согласования настраивается для каждого перехода отдельно, на вкладке "Подписи на переходе". Маршрут согласования также может быть статическим, т.е. прописанным заранее, в процессе настройки бизнес-процесса (категории), или динамическим, т.е. формируемым уже в процессе выполнения задачи в зависимости от набора условий.
Для автоматизации действий с подписями в процессе работы с задачей и выполнения бизнес-процесса используются пакеты смарт-действий, привязанные к смарт-событиям из раздела "Подписи".
Полезные ссылки
