К категории может быть подключен электронный почтовый ящик. Новые письма, приходящие на этот ящик, будут автоматически преобразовываться в задачи категории, созданные от имени отправителя письма. Пользователи из поля Кому становятся исполнителями задачи, из поля Копия — просто подписчиками, если эти пользователи есть в системе. Из текста письма не вырезаются ответы и цитаты из пересылки. При этом все комментарии, написанные в задаче, будут отправляться на почтовый ящик отправителя.
На данной вкладке отображается перечень электронных почтовых ящиков, подключенных к категории.
Почтовые ящики
|
|---|
Для подключения нового почтового ящика нажмите кнопку Создать. В открывшемся окне заполните поля.
Добавление почтового ящика
Настройка |
Описание |
|---|---|
Email* |
Почтовый адрес |
Логин* |
Имя почтового ящика, которое будет отображаться в отправленных письмах |
Пароль* |
Пароль от почтового ящика |
Сервер* |
Адрес сервера входящей/исходящей почты (например, imap.gmail.com) |
Порт* |
Номер порта, через который происходит соединение с почтовым сервером Протокол POP3: •Стандартный порт — 110/tcp POP3 •Порт с предварительной установкой SSL/TLS соединения — 995/tcp POP3S Протокол IMAP: •Стандартный порт — 143/tcp IMAP •Порт с предварительной установкой SSL/TLS соединения — 993/tcp IMAPS |
SSL |
Опциональное включение шифрования соединения. Рекомендуется использовать для повышения безопасности |
Протокол |
Протокол для приема сообщений электронной почты. Доступные значения: •IMAP •POP3 |
IMAP папка |
Указание конкретной папки на почтовом сервере, откуда будут загружаться письма (например, INBOX). |
Процедура при завершении обработки (SQL) |
Хранимая процедура, которая будет выполняться после завершения обработки всех писем |
Количество писем для загрузки |
Ограничение количества писем, которые будут загружены за одну сессию. По умолчанию 100 |
Дублировать тело письма в текст задачи |
Если парметр включен, то текст письма будет вставлен и в комментарий, и в текст задачи |
Создавать новых пользователей |
Если парметр включен, то адресаты из поля "Кому", не обнаруженные в списке пользователей системы, будут добавлены в нее |
Обрабатывать авто-ответы |
Если парметр включен, то ответы на первоначальное письмо будут добавляться как комментарии в уже созданную задачу, а не создаваться как новые отдельные задачи |
Вкладывать оригинал письма |
Если парметр включен, то при создании задачи в нее будет вкладываться исходное письмо |
Звездочкой* отмечены обязательные поля.
Чтобы отредактировать настройки одного из подключенных почтовых ящиков, кликните мышью на нужной строке таблицы.
Настройки почтовых ящиков в системных категориях
В категориях Почта и Уведомления о прочтении (в разделе "Системный") на данной вкладке настраиваются почтовые ящики, указанные в общих настройках приложения в полях Почтовый ящик для ответов и Почтовый ящик для уведомлений соответственно.
Настройка этих ящиков необходима, если пользователи будут пользоваться в почтовом клиенте функцией "Ответить". Текст ответного письма будет регистрироваться в системе как комментарий к задаче, которая была создана на основании первого письма из этой переписки, а прочтение входящего письма — как прочитанный комментарий.
Важно иметь ввиду, что все ящики, указанные в любой из категорий, обрабатываются "Первой Формой" одинаково, т.е. для одного ящика можно настроить несколько функций (например, на один ящик могут приходить и уведомления о прочтении, и ответы).
Шаги настройки почтового ящика для ответов:
1. В разделе "Системный" создайте новую категорию под названием "Почта". Специальная настройка маршрута и параметров для этой категории не потребуется.
2. Отключите обязательную установку срока в настройках созданной категории (Основные настройки — Настройки задачи — Срок).
3. Перейдите в настройки почтовых ящиков (Дополнительные настройки — Почта — Почтовые ящики) и подключите email-адрес внутреннего почтового ящика. Этот ящик будет автоматически получать ответы пользователей по электронной почте. Вы можете выделить для этих целей отдельный почтовый адрес или воспользоваться Почтовым ящиком для системных писем, указанным в общих настройках приложения.
4. Включите опцию Обрабатывать авто-ответы в настройках почтового ящика категории.
5. В общих настройках приложения укажите выбранный вами почтовый ящик в качестве Почтового ящика для ответов. Если в вашей организации сотрудники используют разные типы почтовых ящиков: внутренние (доступные только во внутренней сети) и внешние (без доступа к внутренней сети), укажите почтовый ящик в опции Внешний почтовый ящик для ответов.
Формат заголовка сообщения
В примерах ниже вместо [1f] нужно подставить значение параметра "Краткое имя приложения" из раздела "Настройки приложения" :
•для постановки задачи заголовок должен быть пустой
•написать в существующую заявку — [1f][taskid]
•ответить на комментарий — [1f]c[commentid]
Заполнение ДП из письма
Почтовые ящики можно также использовать при заполнении значений ДП в заявке.
Формат сообщения в этом случае должен содержать следующие теги:
<extparams><extparam id="ID параметра">Значение ДП, которое необходимо подставить</extparam></extparams>
|
|---|
Таким образом, в системе "Первая Форма" можно централизованно вести переписку с контрагентами без необходимости создания им отдельных учетных записей. Поддерживаются протоколы POP3 и IMAP.
Полезные ссылки
