Информация, необходимая для выполнения задачи, вносится в дополнительные параметры (ДП). В качестве ДП могут выступать строки, числа, денежные суммы, списки, ссылки на элементы справочников и другие задачи, и т.д. Подробнее о типах ДП.
Рекомендации по настройке ДП
При настройке ДП в категории учитывайте следующие принципы:
a)ДП должны быть сгруппированы в тематические блоки.
Например, на карточке проекта можно выделить блоки ДП, относящихся к бюджету проекта, к проектной команде, к срокам выполнения, к проектной документации и т.п.
Блоки ДП можно сворачивать и разворачивать (вручную и с помощью автоматизаций), а значит, можно концентрировать внимание пользователя только на той информации, с которой он в данный момент работает, и лишнюю информацию убирать с экрана.
b)ДП должны быть расположены в нужном порядке — так, как они заполняются в ходе выполнения задачи. Если пользователю на определенном шаге нужно заполнить несколько ДП, скорее всего, их лучше расположить рядом, чтобы пользователю не приходилось тратить время и разыскивать нужные ДП на карточке задачи.
c)Названия ДП должны быть понятны и лаконичны.
Например, на карточке договора ДП могут называться Проект и Скан оригинала. Если ДП назвать Проект договора и Скан оригинала договора, то слово "договор" в этих названиях будет лишним и будет нарушать принцип лаконичности. Если же ДП будут называться Файл (docx) и Файл (pdf), то такие названия не будут понятны пользователю.
d)для дополнительного пояснения не забывайте использовать подсказки (tooltip) для ДП;
e)Видимость ДП должна быть настроены в соответствии с правами пользователей и в соответствии с логикой выполнения задачи.
Пользователь не должен видеть "лишних" ДП, которые не нужны ему в работе.
Например, если на данном этапе пользователь формирует список товаров, входящих в заказ, он не должен видеть ДП, в которые будут вноситься реквизиты для оплаты — эти ДП должны отобразиться ему только на одном из следующих статусов.
f)Обязательность ДП. Выполнение задачи не должно быть для пользователя пустой формальностью, у пользователя не должно быть возможности просто переводить задачу из одного статуса в другой, не выполняя никаких действий и не внося никакой информации. Поэтому мы рекомендуем проектировать БП так, чтобы на каждом переходе по маршруту проверялось заполнение хотя бы одного обязательного ДП — в этот ДП должны вноситься результаты очередного выполненного этапа. Это может быть вложенный файл с проектом документа, текстовое поле с описанием выполненных работ, рассчитанное значение какого-то показателя или хотя бы флажок, который пользователь должен отметить, чтобы подтвердить выполнение.
Исключение — задачи, создаваемые специально для ознакомления пользователей с регламентами и приказами. Обычно такие задачи имеют только один переход Ознакомлен, нажатие кнопки перехода является подтверждением.
ДП при создании задачи
Не стоит требовать от заказчика заполнять большое количество параметров непосредственно в момент создания задачи — достаточно заполнить только те параметры, которые позволят однозначно идентифицировать задачу, чтобы сохранить ее и вернуться к ней позднее.
Если для запуска процесса нужно внести много информации и заполнить большое количество ДП, рекомендуется добавить в начале процесса статус Подготовка (или аналогичный по смыслу) и настроить автопереход в этот статус сразу после создания новой задачи (подробнее об автопереходе можно прочитать здесь).
На переходе в статус, предназначенный для начального заполнения ДП, нужно назначить заказчика исполнителем и зафиксировать срок, чтобы задача оставалась в поле внимания пользователя. В этом статусе пользователь сможет постепенно заполнять ДП и сохранять внесённые данные. Кроме того, он сможет обсудить задачу с коллегами, отправив им сообщения или задав вопросы в карточке задачи.
Фактически бизнес-процесс будет запускаться после перехода из этого статуса.
Пример бизнес-процесса с шагом для начального внесения данных.
Многократное использование ДП
В "Первой Форме" один и тот же ДП можно использовать в разных категориях. Для удобства пользователя в каждой категории можно давать такому ДП свое название. Например, ДП с типом "Большой текст" можно использовать и в категории "Договоры" для ввода пояснений к договору и назвать его Пояснения, и в категории "Поручения" для внесения результата выполнения поручения и назвать его Результат, и т.п. Многократное использование ДП позволяет сократить общее количество ДП в системе.
Однако если в разных категориях на ДП накладываются разные ограничения, то необходимо создавать отдельные ДП. Например, в категории "Договоры" при выборе контрагента можно указывать только проверенных контрагентов, которые находятся в статусе Действующий. В категории "Звонки и встречи" можно выбрать любого контрагента — даже такого, который еще не прошел проверку службой безопасности и находится в статусе На проверке. Поэтому в этих двух категориях нельзя использовать один и тот же ДП Контрагент, нужно создать два разных ДП.
Типы ДП, с которыми работает "Первая Форма", перечислены здесь. Особенности настройки разных типов ДП описаны в этом разделе.
Если вам нужно добавить ДП в категорию, вы можете добавить один из существующих ДП подходящего типа, а можете создать новый ДП.
Обязательность
Одной из важнейших настроек ДП в категории является обязательность заполнения. Правильность этих настроек заметно влияет на удобство работы пользователей, а также ускоряет настройку создания и завершения задачи. Обязательность заполнения ДП может проверяться:
•при создании задачи,
•в момент перехода в следующий статус,
•при завершении задачи.
При создании задачи
Определение обязательных параметров (режим "Обязателен") поможет заказчикам сразу же при постановке задачи указывать все сведения, необходимые для правильного выполнения процесса, а значит, в дальнейшем исполнителям не придется снова беспокоить заказчиков для получения недостающей информации. С другой стороны, возможность не указывать несущественные данные (режим "Не отображать") позволит создавать задачи быстро, без лишних трудозатрат, позволит избежать лишних ошибок и недовольства пользователей. Этим же целям служит настройка "Значение по умолчанию".
Настройки обязательности и значений по умолчанию для ДП при постановке задачи.
В момент перехода
Обязательность заполнения ДП при переходе в следующий статус настраивается в настройках перехода.
При завершении задачи
Также здесь можно задать обязательность заполнения ДП для завершения задачи.
Настройки обязательности ДП для завершения задачи.
Однократное заполнение
Значение ДП может иметь существенное значение для дальнейшей обработки задачи. Например, договоры суммой менее 1 млн руб. могут согласовываться по сокращенному маршруту, а договоры с большей суммой требуют более детального анализа и согласования. Если значение такого ДП изменить в ходе выполнения задачи, то это может нарушить корректность процессов. Для таких ДП имеет смысл включать опцию "Заполнять один раз", чтобы после создания задачи уже нельзя было изменить их значения.
Настройка "Заполняется один раз" для ДП в категории.
Видимость
Видимость ДП в карточке уже созданной задачи задается опцией Скрытый, с помощью этой настройки можно скрывать от пользователей различные технические поля, которые нужны для расчетов, для связи с внешними приложениями и т.п.:
Настройки видимости для ДП в категории.
Необходимость отображать или скрывать отдельные ДП на карточке задачи может зависеть от различных условий, которые определяются динамически. Например, если сумма договора превышает 1 млн руб., такой договор должен сопровождаться заключением аудиторов, которое вкладывается в ДП "Файл"; для остальных договоров этот параметр не отображается. Видимость ДП в зависимости от значений других ДП настраивается с помощью js-вставок.
Доступность
Некоторые ДП должны видеть или редактировать только сотрудники, входящие в определенные группы.
Например, таблица, содержащая размеры бонусов для участников проекта, должна быть доступна руководителю проекта, который вносит эти значения, и бухгалтеру, который рассчитывает итоговые выплаты. Остальные сотрудники не должны иметь доступ к этим данным.
Доступность ДП для пользователей определенной группы настраивается с помощью опции "Доступ" (подробнее об этом можно прочитать в Руководстве администратора):
Настройки доступа для ДП в категории.
Доступность ДП может зависеть и от статуса задачи.
Например, таблица бонусов может быть доступна руководителю проекта только при планировании проекта проекта, а бухгалтеру — только на завершающем этапе, для расчета вознаграждения.
Доступность ДП в зависимости от текущего статуса задачи настраивается с помощью опции Доступ зависит от статуса.
Настройки доступности для ДП в категории.
Для ДП "Таблица" доступность может настраиваться на уровне отдельных колонок:
Настройки доступности для колонок ДП "Таблица".
|
|---|
Если в категории доступность ДП зависит от статуса, при добавлении нового статуса не забывайте учитывать его в настройках доступности ДП! Желательно сначала полностью настроить маршрут, т.е. создать все статусы, а потом уже настраивать доступность ДП на статусах.Если дочерние подзадачи тесно связаны с родительской, то чтобы обеспечить единство данных, можно использовать настройки автоматической синхронизации ДП. Например, если настроена синхронизация из родительской задачи в дочернюю, то при изменении ДП в родительской задаче это же ДП автоматически изменится и в дочерней задаче.
Настройки синхронизации для ДП в категории
Наследование значений ДП из задачи-источника
При создании новой задачи из контекста другой задачи (кнопкой "Создать" из блока "Используется", кнопкой "Создать" из окна выбора значения lookup и multilookup, при создании связанных и подчиненных задач) значения ДП в новой задаче наследуют значения из совпадающих ДП в задаче-источнике (если эти ДП отображаются при постановке новой задачи).
Например, в карточке клиента есть ДП "Филиал". Из блока "Используется" в карточке клиента создается карточка контактного лица, и при создании на ней также отображается ДП "Филиал". По умолчанию в этот ДП будет подставлено значение из карточки клиента.
Если такое поведение в каких-то случаях вам не подходит, вы можете выборочно отключать наследование значений для отдельных ДП. Для этого в настройках ДП в категории откройте окно настройки значения по умолчанию и активируйте опцию Не копировать значения из задачи-источника.
Настройки наследования значений для ДП в категории
Полезные ссылки
Основные и дополнительные параметры
