1. Для каждого совещания, которое проводится в организации, создается новая задача в категории "Совещания". В этой задаче указываются:
•дата и время проведения совещания,
•место проведения (необязательно),
•тип совещания (планерка, собрание, совещание, рабочая группа и т.п.),
•общая тема совещания (указывается в поле "Текст"),
•стенографист — сотрудник, отвечающий за ведение протокола,
•участники совещания.
Создание нового совещания.
2. В ходе совещания стенографист фиксирует все обсуждаемые вопросы и принятые решения в поле "Выводы":
Проведение совещания. Заполнение обсуждаемых вопросов и принятых решений.
3. По окончании совещания стенографист анализирует принятые решения и на их основе создает поручения с указанием сроков и исполнителей. Эти поручения создаются как подзадачи для текущей задачи с протоколом совещания и отображаются в блоке "Поручения".
Проведение совещания. Постановка поручений.
Сотрудники, указанные в поле "Исполнитель", становятся исполнителями поручения, а сотрудник, указанный в поле "Контроль" — заказчиком поручения. Для каждого поручения отображается его текущий статус, что позволяет легко контролировать ход их выполнения.
Для завершенных поручений в поле "Результат" в таблице поручений отображается информация из поля "Работа по задаче", которое заполняется исполнителем в самом поручении и в которое заносятся основные результаты проделанной работы.
4. После того, как вся информация по совещанию внесена в задачу и все поручения созданы, стенографист публикует протокол (кнопка Опубликовать). Участники совещания автоматически назначаются подписчиками задачи, чтобы они могли, при необходимости, проверить принятые решения и следить за выполнением поручений.
5. В завершение работы с протоколом совещания стенографист формирует текстовый документ с "бумажной" версией протокола (кнопка Связать задачи и сформировать протокол). Протокол совещания создается по заранее подготовленному шаблону и вкладывается в задачу.
Протокол вкладывается в карточку совещания.
6. Для удобства контроля поручений в системе поддерживается их сквозной контроль: в момент формирования бумажной версии протокола в задаче создаются связи (ссылки) на все невыполненные поручения из предыдущей задачи в той же категории.
В разделе "Поручения" в протоколе перечисляются не только поручения, поставленные на этом совещании, но также и невыполненные поручения из предыдущих совещаний.
Протокол совещания.
7. Когда все поручения, поставленные на совещании, будут завершены, задачу можно перевести в статус "В архиве".
