Есть два способа сохранить документ в "Первой Форме":
•вложить файл в специальное поле, предназначенное для хранения файлов.
•вложить файл непосредственно в задачу.
В задачи можно вкладывать файлы любых типов, разрешенных в системе (типы определяются по расширениям файлов, и допустимые расширения указываются в настройках системы). На размер файла также могут накладываться ограничения. Если размер файла превышает разрешенный лимит, система выдаст сообщение об ошибке.
В полях задачи могут настраиваться дополнительные ограничения на типы файлов: например, в какое-то поле разрешается вкладывать только pdf, в другое — только doc/docx, в третье — только изображения, и т.п. Эти настройки зависят от конкретной категории задач.
В "Первой Форме" есть собственное встроенное хранилище файлов. Файлы можно вкладывать как с диска, так и из встроенного хранилища.
Поле Файл
Как вложить файл в поле
Чтобы вложить файл в поле нажмите иконку 
и выберите нужный файл.
Чтобы вложить изображение из буфера обмена скопируйте нужный файл и нажмите на иконку 
— скопированное изображение будет вложено в поле.
Поле с типом "Файл"
Если в поле уже вложен файл по кнопке его можно заменить другим файлов, а по кнопке — заменить другим изображением из буфера обмена.
Поле с вложенным файлом
|
|---|
Вложение скриншота в поле из буфера обмена
Чтобы добавить файл, вы также можете просто перетащить его в поле с вашего рабочего стола. Если в поле уже есть значение, оно будет заменено на новый файл.
Вложение файла в поле с помощью перетаскивания
Действия с файлами
В зависимости от настроек системы и конкретного поля для работы с файлом могут быть доступны следующие действия:
|
Просмотр |
|---|---|
|
Скачать |
|
Просмотр версий |
|
Скопировать ссылку |
В "Первой Форме" есть также собственная утилита сканирования, и если она подключена, то рядом с некоторыми полями может отображаться ссылка Сканировать.
Как вложить файл в задачу
Файл в блок "Вложения"
Чтобы вложить файл с диска, нажмите иконку
и выберите нужный файл.
Чтобы вложить файл из встроенного хранилища, нажмите иконку
.
Блок "Вложения"
Файл в комментарии
Чаще всего файлы вкладываются в задачу при отправке комментария. Не забывайте указывать адресатов комментария. Если вы не укажете их, комментарий будет отправлен всем подписчикам задачи.
Вы можете прикрепить изображение к задаче двумя способами: с компрессией (сжатием) по кнопке 
и без нее — по кнопке
Во втором случае файлы без сжатия сохранят свое качество.
Вложение изображения с компрессией в комментарий и без нее
После добавления файла в поле написания комментария в нем автоматически появится фокус ввода — вы можете сразу начать вводить текст комментария с клавиатуры.
Если файл вложен в комментарий, то при нажатии на него правой кнопой мыши будет открыто контекстное меню со следующими пунктами:
|
Изменить |
|---|---|
|
Просмотр |
|
Скачать |
|
Просмотр версий |
|
Открыть актуальную версию |
|
Скопировать ссылку |
Неактуальные версии файлов в ленте комментариев отображаются перечеркнутым шрифтом
Если вы пытаетесь добавить в задачу файл, название которого сопадает с названием уже существующего в этой задаче файла, система не позволит вам это сделать — вы увидите название файла красным цветом, а кнопка оправки сообщения будет неактивна. Вы можете перезаписать файл — для этого нажмите на загружаемый файл и подтвердите действие в модальном окне.
Перезапись файла
Документы
Еще один способ вложить файл в задачу — на панели инструментов карточки задачи нажмите Документы и затем Вложить файл.
Если вы хотите вложить файл из встроенного хранилища, на панели инструментов карточки задачи нажмите Документы и затем Файловое хранилище. Интерфейс файлового хранилища описан здесь. Выберите нужный файл и нажмите иконку 
на панели инструментов файлового хранилища.
Вложения
Файлы, вложенные в задачу, отображаются на карточке в блоке Вложения. Если навести указатель мыши на блок, справа всплывают иконки, с помощью которых можно скачать все вложенные файлы одним архивом, вложить файл с диска и из файлового хранилища.
Если в задачу вложено много файлов, то в блоке Вложения отображаются только последние вложенные файлы. Остальные можно посмотреть при нажатии на кнопку
, либо при переходе в меню Документы -> Все вложения. Рядом с кнопкой Документы на индикаторе отображается общее число файлов, вложенных в задачу.
Меню Документы и индикатор с числом вложенных файлов
В окне Все вложения на панели инструментов доступны следующие кнопки:
Кнопка |
Описание |
|---|---|
|
Скачать все |
|
Вложить файл |
|
Файл из хранилища |
|
Очистить удаленные файлы |
|
Показывать удаленные |
В соответствии с типом файлов вложения в окне группируются на вкладки:
Вкладка |
Описание |
|---|---|
Все |
Все файлы без фильтрации. На индикаторе отображается общее число файлов, вложенных в задачу. |
Документы |
Вложенные в задачу документы. Доступные форматы: •MS Office: doc, docx, xls, xlsx, ptt, pttx, pptx •OpenOffice: odt, ods, odp На индикаторе отображается общее число документов, вложенных в задачу. |
Изображения |
Вложенные в задачу изображения. Доступные форматы: jpg, jpeg, png, gif, svg, webp. На индикаторе отображается общее число изображений, вложенных в задачу. |
Видео |
Вложенные в задачу видео файлы. Доступные форматы: avi, mp4, mpg, webm, mov. На индикаторе отображается общее число видео файлов, вложенных в задачу. |
Аудио |
Вложенные в задачу аудио файлы. Доступные форматы: mp3, wav, ogg. На индикаторе отображается общее число аудио файлов, вложенных в задачу. |
Внутри каждой вкладки вложения группируются по месяцу добавления.
Отображение вложений с учетом месяца добавления
Просмотр и редактирование документов
Вложенные документы Microsoft Office можно просматривать и редактировать с помощью приложений Web Apps и протокола для совместной работы WebDav непосредственно в окне интернет-браузера, без сохранения файла на локальном диске пользователя.
Как именно вы будете открывать и редактировать файлы — можно выбрать в персональных настройках в разделе Прочие настройки.
Версии файлов
Один и тот же документ можно вкладывать в поле или в задачу несколько раз, внося в него правки. Как правило, в "Первой Форме" хранятся все версии файлов. Когда у файла несколько версий, становится доступна иконка История версий. Нажатие на нее раскрывает окно просмотра версий, в котором указана версия, вложившие файл пользователи, дата вложения и размер файла. Последняя версия файла выделена цветом и расположена в верхней строке таблицы.
Переход к истории версий
После редактирования текстового файла в блоке “Комментарии" автоматически будет отправлено сообщение о вложении новой версии файла. Название старой версии файла будет отображаться с зачеркнутым шрифтом.
Добавление новой версии файла
Вы можете сформировать печатную форму и выгрузить ее в файл Word. Для этого в меню Документы выберите Печать и экспорт.
Формирование печатной формы
Перед печатью можно задать прямой или обратный порядок сортировки комментариев по дате.
Отправить отчет на печать можно кнопкой Печать.
При необходимости данные можно сохранить в Word документе с помощью кнопки Экспорт в Word.
Если в категории настроены один или несколько шаблонов для выгрузки, то при нажатии кнопки Сгенерировать по шаблону откроется окно для выбора одного из готовых шаблонов.
