Работа состоит из решения разнообразных задач. В реальной жизни задачи ставятся конкретным людям, определяются сроки выполнения, а также оговаривается, что конкретно нужно сделать, или описывается проблема, которую нужно разрешить. Точно так же при работе с "Первой Формой", в общем случае — заказчик ставит задачу конкретному исполнителю, указывает срок и дает описание самой задачи.
Карточка создания новой задачи
В системе "Первая Форма" большая часть объектов — это разного рода задачи. Например:
•поручение сотруднику подготовить отчет — это задача, поставленная руководителем;
•входящее обращение, которое получено по почте и зарегистрировано в системе — это задача, поставленная сотруднику секретариата автоматически (в "Первой Форме" роль автоматического заказчика играет специальный пользователь Робот 1Ф);
•запись в календаре о встрече на следующей неделе — задача, поставленная сотрудником для самого себя;
•запись в справочнике компаний-клиентов — тоже задача, только не имеющая установленного исполнителя и срока (отсутствие исполнителей и сроков допускается системой).
"Первая Форма" помогает эффективно управлять задачами, избавляя сотрудников и руководителей от необходимости держать в голове рутинную информацию, такую как:
•когда должен завершиться этот проект?
•кому поручили провести встречу с партнерами?
•кто отвечает за согласование оптовых скидок по контракту?
Бизнес-процесс и его маршрут
Если какие-то задачи появляются в компании регулярно и решаются примерно схожими способами — можно говорить о бизнес-процессе. Бизнес-процессом мы считаем определенную последовательность действий и правила, по которым эти действия выполняются. Примеры бизнес-процессов: согласование договоров, обработка входящих обращений, подготовка квартальных отчетов, ознакомление с приказами.
Последовательность действий мы называем маршрутом процесса. Маршрут состоит из статусов (на скриншотах ниже это прямоугольники) и переходов между ними (это стрелки).
 Пример простого маршрута |
 Пример сложного маршрута |
Задача всегда находится в каком-то статусе. Чтобы выполнить переход в следующий статус, нужно нажать кнопку перехода. Часто из одного статуса можно выполнить несколько переходов (см. выше скриншот сложного маршрута) и нужно выбрать один из них, подходящий под текущие обстоятельства. Иногда переходы выполняются автоматически.
Статусы и переходы в задаче
Категории
Задачи, соответствующие одному и тому же бизнес-процессу, хранятся в категориях. В "Первой Форме" категория и бизнес-процесс — это синонимы.
Категории, в свою очередь, могут группироваться в разделы. Например, категории, связанные с коммерческой деятельностью, могут объединяться в раздел "CRM", а категории, в которых ставятся задачи по управлению внутренней деятельностью компании, — в раздел "Операционная деятельность".
 Связь межу задачей, категорией и разделом |
Категория подобна папке-скоросшивателю, в которой хранятся только однотипные документы, распечатанные на одинаковых бланках. Чтобы создать документ, пользователь открывает папку, достает чистый бланк и начинает заполнять его. Заполненный документ снова вкладывается в папку. При этом документ не просто хранится в ней, а "живет своей жизнью": его можно просматривать, изменять и дополнять, назначать исполнителя, ставить подпись, и т.д. Но все это время документ остается в папке, поэтому в любой момент его легко найти. Раздел можно сравнить с подшивкой, в которой объединены вместе несколько папок. При этом в каждой папке по-прежнему хранятся только однотипные документы, но появилась возможность просматривать всю подшивку целиком. Например, можно найти все документы, относящиеся к одному контрагенту или созданные определенным сотрудником. При этом не надо заглядывать отдельно в каждую папку — поиск ведется по всей подшивке сразу. Таким образом, разделы позволяют рассматривать в совокупности несколько бизнес-процессов, имеющих между собой какие-то "точки соприкосновения" (например, одних и тех же клиентов). Поэтому удобнее и эффективнее группировать категории в разделы исходя из общности, связанности бизнес-процессов (а не по подразделениям, например). |
|---|
|
|---|
Создавать новые разделы и категории, а также настраивать существующие может только системный администратор!Роли
В различных бизнес-процессах один и тот же сотрудник может выполнять разные роли: в одном — роль заказчика (инициатора задачи), в другом — роль исполнителя, в третьем — роль подписчика (наблюдателя, который получает уведомления о ходе выполнения задачи), а в четвертом — роль согласующего (сотрудника, утверждающего или отклоняющего определенные решения). Кроме того, права пользователя определяются занимаемой им должностью — положением в организационной структуре компании. Например, руководитель подразделения может контролировать действия своих подчиненных.
|
|---|
В ходе выполнения задачи роли могут изменяться. Например, исполнитель может делегировать задачу другому сотруднику. Заказчик задачи может уволиться или перейти на другую должность, передав все свои прежние задачи на контроль заменившему его сотруднику. Коллега из смежного подразделения может заинтересоваться задачей и стать ее подписчиком, чтобы следить за ходом выполнения.
