Доступность отдельных задач и категорий для разных пользователей определяется настройками конкретного приложения "Первая Форма". Эти настройки могут варьироваться в очень широких пределах. Однако общие принципы таковы:
•доступ может предоставляться на уровне категорий (настраивается техническим специалистом). В этом случае все выданные пользователю права распространяются на все задачи данной категории. Например, таким образом обычно предоставляется доступ к системным справочникам, таким как классификатор расходов, перечень регионов. Права на просмотр этих справочников предоставляются всем пользователям;
•доступ может предоставляться на уровне задач. В этом случае права, которые получает пользователь, зависят от роли пользователя в конкретной задаче (заказчик, исполнитель, подписчик, акцептант, руководитель, администратор). Например, в категории заявок в службу техподдержки пользователю предоставляется право на просмотр только тех заявок, для которых он является заказчиком или подписчиком;
•доступ может предоставляться на уровне параметров задачи. Например, пользователь может редактировать только определенные ДП;
•доступ может предоставляться на уровне задач в зависимости от значений определенных параметров. Например, в справочнике контрагентов менеджер имеет доступ только к тем записям, которые относятся к определенному региону. Такой доступ настраивается с помощью механизма тегов.
Пользователю могут предоставляться следующие права:
•просмотр задач,
•комментирование,
•внесение изменений в текст задачи или в значения ДП,
•выполнение,
•запрос подписи,
•подпись (акцепт),
•перенос срока,
•изменение исполнителя,
•изменение заказчика.
Большинство настроек, относящихся к правам доступа, выполняется техническими специалистами. Сами пользователи могут управлять правами доступа для других пользователей только путем изменения их роли в конкретной задаче. Например, сотрудник может назначить для своей задачи еще одного исполнителя или подписчика или же запросить динамическую подпись, и тогда "приглашенный" сотрудник получит право работать с этой задачей или просматривать ее.
Система контролирует соблюдение прав постоянно, независимо от действий, выполняемых пользователем в данный момент. Например, если пользователь просматривает общий список задач в категории, ему будут показаны только те задачи, на которые ему предоставлено право просмотра. Остальные задачи будут от него автоматически скрыты.
Шифрование
Информация может быть скрыта от пользователя не только потому, что у него нет прав на просмотр, но и потому, что эта информация зашифрована (по соображениям безопасности или коммерческой тайны). Режим шифрования может быть настроен на уровне категории (полное шифрование, включается техническим специалистом) и на уровне отдельных задач (выборочное шифрование, включается пользователями). Зашифрованные задачи помечаются иконкой 
. Текст зашифрованных задач и комментариев в них не отображается для пользователей, не имеющих прав просмотра зашифрованных задач.
Шифрование на уровне задачи включается через меню "Прочие инструменты" (пункт "Зашифровать" отображается только в тех категориях, где включен режим выборочного шифрования).
Включение режима шифрования задачи.
В зашифрованных задачах рядом с номером отображается иконка:
Зашифрованная задача.
Зашифрованные задачи дешифровать обратно невозможно.
Поиск по тексту зашифрованных задач не работает!
Конфиденциальность
Режим конфиденциальности ограничивает подписку новых пользователей к задаче - подключить к задаче нового пользователя любым из способов (добавление подписчика, назначение исполнителя, запрос подписи и т.п.) может только заказчик задачи. Поэтому выполнение некоторых действий в конфиденциальных задачах имеет особенности: подписчикам задачи (кроме заказчика) запрещена отправка комментариев другим пользователям, которые не являются подписчиками; подписчикам запрещен запрос динамических подписей у пользователей, которые не являются подписчиками, и т.п. При этом статические подписи, настроенные для категории, не блокируются. При попытке выполнить одно из запрещенных действий пользователю выдается предупреждение "В задаче установлен режим конфиденциальности. Действие доступно только заказчику задачи".
Режим конфиденциальности может быть установлен на уровне категории (полная конфиденциальность, включается техническим специалистом) и на уровне отдельных задач (выборочная конфиденциальность, включается пользователями).
Включение режима конфиденциальности в задаче.
В задачах, где включен режим конфиденциальности, в пункте меню оранжевая иконка меняется на зеленую 
.
