Информация, необходимая для выполнения задачи, вносится в дополнительные параметры (ДП). В качестве ДП могут выступать строки, числа, денежные суммы, списки, ссылки на элементы справочников и другие задачи, и т.д. Подробнее о типах ДП.
Карточки задачи
В каждой категории настраиваются две карточки:
•карточка создания новой задачи (ее называют также NTF, New Task Form),
•карточка для работы с уже созданной задачей (ее называют также MTF, Main Task Form).
Карточка создания новой задачи открывается только для начального заполнения данных. На ней расположены поля для заполнения и две кнопки: Создать задачу (или аналогичная по смыслу) и Отмена. После создания задачи всегда будет открываться карточка для работы с задачей.
 Пример карточки создания новой задачи. |
 Пример карточки для работы с задачей. |
ДП при создании задачи
Не стоит требовать от заказчика заполнять большое количество параметров непосредственно в момент создания задачи — достаточно заполнить только те параметры, которые позволят однозначно идентифицировать задачу, чтобы сохранить ее и вернуться к ней позднее.
Если для запуска процесса нужно внести много информации и заполнить большое количество ДП, рекомендуется добавить в начале процесса статус Подготовка (или аналогичный по смыслу) и настроить автопереход в этот статус сразу после создания новой задачи (подробнее об автопереходе можно прочитать здесь).
На переходе в статус, предназначенный для начального заполнения ДП, нужно назначить заказчика исполнителем и зафиксировать срок, чтобы задача оставалась в поле внимания пользователя. В этом статусе пользователь сможет постепенно заполнять ДП и сохранять внесённые данные. Кроме того, он сможет обсудить задачу с коллегами, отправив им сообщения или задав вопросы в карточке задачи.
Фактически бизнес-процесс будет запускаться после перехода из этого статуса.
Пример бизнес-процесса с шагом для начального внесения данных.
ДП в уже созданной задаче
При настройке ДП в категории учитывайте следующие принципы:
a)ДП должны быть сгруппированы в тематические блоки.
Например, на карточке проекта можно выделить блоки ДП, относящихся к бюджету проекта, к проектной команде, к срокам выполнения, к проектной документации и т.п.
Блоки ДП можно сворачивать и разворачивать (вручную и с помощью автоматизаций), а значит, можно концентрировать внимание пользователя только на той информации, с которой он в данный момент работает, и лишнюю информацию убирать с экрана.
b)ДП должны быть расположены в нужном порядке — так, как они заполняются в ходе выполнения задачи. Если пользователю на определенном шаге нужно заполнить несколько ДП, скорее всего, их лучше расположить рядом, чтобы пользователю не приходилось тратить время и разыскивать нужные ДП на карточке задачи.
c)Названия ДП должны быть понятны и лаконичны.
Например, на карточке договора ДП могут называться Проект и Скан оригинала. Если ДП назвать Проект договора и Скан оригинала договора, то слово "договор" в этих названиях будет лишним и будет нарушать принцип лаконичности. Если же ДП будут называться Файл (docx) и Файл (pdf), то такие названия не будут понятны пользователю.
d)для дополнительного пояснения не забывайте использовать подсказки (tooltip) для ДП;
e)Видимость ДП должна быть настроены в соответствии с правами пользователей и в соответствии с логикой выполнения задачи.
Пользователь не должен видеть "лишних" ДП, которые не нужны ему в работе.
Например, если на данном этапе пользователь формирует список товаров, входящих в заказ, он не должен видеть ДП, в которые будут вноситься реквизиты для оплаты — эти ДП должны отобразиться ему только на одном из следующих статусов.
f)Обязательность ДП. Выполнение задачи не должно быть для пользователя пустой формальностью, у пользователя не должно быть возможности просто переводить задачу из одного статуса в другой, не выполняя никаких действий и не внося никакой информации. Поэтому мы рекомендуем проектировать БП так, чтобы на каждом переходе по маршруту проверялось заполнение хотя бы одного обязательного ДП — в этот ДП должны вноситься результаты очередного выполненного этапа. Это может быть вложенный файл с проектом документа, текстовое поле с описанием выполненных работ, рассчитанное значение какого-то показателя или хотя бы флажок, который пользователь должен отметить, чтобы подтвердить выполнение.
Исключение — задачи, создаваемые специально для ознакомления пользователей с регламентами и приказами. Обычно такие задачи имеют только один переход Ознакомлен, нажатие кнопки перехода является подтверждением.
Особенности настройки ДП — обязательность, видимость, порядок следования, права на чтение и редактирование, синхронизация между родительскими и дочерними задачами — описаны здесь.
Многократное использование ДП
В "Первой Форме" один и тот же ДП можно использовать в разных категориях. Для удобства пользователя в каждой категории можно давать такому ДП свое название. Например, ДП с типом "Большой текст" можно использовать и в категории "Договоры" для ввода пояснений к договору и назвать его Пояснения, и в категории "Поручения" для внесения результата выполнения поручения и назвать его Результат, и т.п. Многократное использование ДП позволяет сократить общее количество ДП в системе.
Однако если в разных категориях на ДП накладываются разные ограничения, то необходимо создавать отдельные ДП. Например, в категории "Договоры" при выборе контрагента можно указывать только проверенных контрагентов, которые находятся в статусе Действующий. В категории "Звонки и встречи" можно выбрать любого контрагента — даже такого, который еще не прошел проверку службой безопасности и находится в статусе На проверке. Поэтому в этих двух категориях нельзя использовать один и тот же ДП Контрагент, нужно создать два разных ДП.
Полезные ссылки
