В категории Договоры будут регистрироваться действующие договоры и вестись процесс согласования.
Согласование договоров обычно становится одним из самых сложных автоматизируемых бизнес-процессов, который учитывает множество факторов:
•виды договоров, с которыми работает компания,
•организационную структуру компании,
•систему предоставляемых скидок,
•регламентные сроки согласования, и пр.
В этом разделе мы рассмотрим упрощенный процесс согласования договора:
Договор создает сотрудник отдела продаж. Он назначает исполнителя (сотрудника того же отдела) или сам занимается подготовкой и согласованием договора.
После создания задачи выполняются проверки:
•если регистрируется действующий договор, т.е. сразу при создании задачи были заполнены все поля и вложена скан-копия договора, то в этом случае договор сразу переводится в статус Действующий;
•если не все поля заполнены, задача переводится в статус Подготовка договора, и запускается процесс подготовки и согласования.
Шаблон договора выбирается в зависимости от вида договора. На основе шаблона составляется проект договора. После этого задача оправляется на внутреннее согласование.
Проект договора согласуется внутри компании. На первом этапе свою подпись ставит руководитель отдела продаж. Затем одновременно запрашиваются подписи руководителя юридического отдела и главного бухгалтера, и на последнем этапе, если сумма договора большая (например, больше 10 млн рублей), запрашивается подпись генерального директора. Каждый из согласующих может отправить проект договора на доработку (задача вернется в статус Подготовка договора) или отклонить его совсем (статус Отклонена). После доработки договор повторно согласуется со всеми. Когда все подписи согласованы, договор получает статус Согласовано внутри организации.
После внутреннего согласования проект договора направляется на согласование контрагенту (статус Согласование с клиентом). Контрагент также может отклонить договор или отправить на доработку. После доработки договор вновь проходит полный цикл согласования. Цикл согласования повторяется до тех пор, пока не будет получен документ, который удовлетворяет обе стороны. После этого задача получает статус Ожидание подписания документов.
Согласованный текст договора заверяется подписями и печатями обеих сторон, его скан-копия вкладывается в задачу. За это отвечает сотрудник договорного отдела. В конце процесса договор получает статус Действующий.
На любом этапе процесса согласования до вступления договора в силу проект договора может быть отозван по инициативе организации или контрагента. В этом случае процесс согласования прекращается.
После истечения срока действия договора он переводится в статус Архив. При этом может инициироваться задача на продление или перезаключение договора.
