Управление проектами на основе регулярной оценки рисков – методика, позволяющая в максимально сжатом и наглядном виде отобразить ход выполнения и текущее состояние проекта, так чтобы мгновенно выделить "слабые места".
Суть методики заключается в том, что для проекта и всех его подзадач выделяются ключевые показатели (риски) – ими могут быть срок выполнения, процент выполнения, степень достижения поставленных целей и т.п. На основе этих показателей рассчитывается сводный статус риска, который в общем случае имеет три значения – зеленый, желтый и красный (зеленый означает нормальный ход выполнения, а красный – наличие критических отклонений). Статус риска сначала определяется для каждой конечной точки в иерархии проекта и затем "поднимается" вверх по иерархии так, что статус риска родительской точки рассчитывается на основе статусов дочерних. Статусы риска регулярно актуализируются.
Для оперативного контроля хода проекта используется "одностраничное" представление с цветовыми индикаторами статуса риска, отражающими исторический ход проекта и его текущее состояние. По умолчанию представление настроено на определенную глубину, т.е. отображает данные по точкам верхних уровней. Но для любой точки иерархия может быть полностью раскрыта вниз.
Для масштабных и/или длительных проектов иерархия рисков включает не все задачи проекта, а лишь те, которые уже выполняются или стартуют в ближайшее время — например, в течение ближайших двух месяцев. Этот промежуток времени называется "окном мониторинга".
Идея иерархии рисков – дать руководителю проекта инструмент контроля, с помощью которого он не пропустит проблему в самом ее зарождении, и при этом ему не придется проверять большие объемы в детальных данных, чтобы выделить важное. Увидев на одном из верхних уровней иерархии рисков красный или желтый индикатор, руководитель проекта сразу обратит внимание на проблемную точку, раскроет нужную ветвь иерархии чтобы дойти до первопричины проблемы, и вовремя примет меры.
Иерархия рисков
Для представления OPPM в "Первой Форме" используется иерархия задач со статическими колонками, отображающими проекты, подпроекты и проектные задачи (при желании также руководителей проектов, исполнителей задач, подразделения и другие реквизиты), а также динамическими колонками, отображающими статусы риска по периодам (на скриншоте ниже — по неделям). Для иерархии может быть настроен фильтр для отбора данных по проектам, исполнителям, периодам и пр.
Иерархия рисков
Статус-отчеты
Для актуализации статусов риска используются статус-отчеты — регулярно заполняемые документы, в которых ответственные исполнители дают комментарии о ходе выполнения своих задач, оценивают текущие статусы риска и уточняют прогнозы. Для динамичных проектов статус-отчеты заполняются раз в неделю, для более медленных — раз в месяц или даже в квартал.
Статус-отчеты создаются автоматически, с заданной периодичностью, для каждого ответственного исполнителя, участвующего в проекте. Для каждой задачи исполнителя, которая находится в "окне мониторинга", в статус-отчете выделяется своя линия статус-отчета. Таким образом, с помощью линии статус-отчета можно оценить ход выполнения отдельной задачи, а с помощью статус-отчета — общее состояние дел данного исполнителя.
Для удобства исполнителя в карточке статус-отчета отображается иерархия линий статус-отчета.
В линии статус-отчета для каждой задачи заполняются показатели:
•статус риска — оценка, даваемая исполнителем вручную. Если задача выполняется без затруднений, исполнитель назначает зеленый уровень, если есть небольшие затруднения — желтый уровень, а если исполнитель видит или предполагает критические затруднения, он повышает статус риска до красного уровня. Если задача просрочена или бюджет превышен, статус риска не может быть зеленым, он автоматически повышается до желтого уровня;
•прогнозная дата — дата, к которой задача может быть фактически завершена, также корректируется исполнителем вручную;
•утилизация по сроку — рассчитывается автоматически как процент времени, прошедшего от даты начала выполнения задачи до наступления срока;
•утилизация по бюджету — рассчитывается автоматически как процент фактической себестоимости от плановой (данные по себестоимости подтягиваются из соответствующих задач и категорий);
•асинхронность работ по проекту — рассчитывается как разница между утилизацией по сроку и по бюджету, характеризует равномерность распределения бюджета по всему сроку выполнения проекта.
Карточка линии статус-отчета
Когда исполнитель заполняет и завершает линии статус-отчета дочерних задач, автоматически обновляются статусы риска родительских. Обычно статусы риска транслируются из дочерних задач в родительские методом "худшего сценария": родительская задача получает наивысший статус риска из всех ее дочерних задач. Такая методика позволяет руководителю при анализе верхнего уровня "дерева" проекта не пропустить критические "ветви".
Исполнителю выделяется определенный срок на заполнение статус-отчета и линий статус-отчета. Если исполнитель не актуализирует информацию в этот срок, статус-отчеты завершатся автоматически без обновления данных. Невысокая активность исполнителя в части заполнения статус-отчетов (т.е. большой процент статус-отчетов, завершенных автоматически) может использоваться для расчета мотивации исполнителя в проекте — поскольку своевременная актуализация данных необходима для руководства проектом, за невысокую активность на сотрудника может быть наложен штраф или снижен бонусный процент.
