Задача
Задача – это основной объект приложения. Наполнение системы информацией выполняется именно через задачи. Задачи могут соответствовать поручениям, процессам, проектам, записям справочников, встречам и прочим видам информации и активностей.
Задачи создаются либо пользователем, либо системой автоматически при наступлении определенных событий. Доступ к задачам определяется правами пользователей.
Ход выполнения задачи определяется маршрутом задачи: последовательностью переходов из одного состояния задачи в другое. Состояния задачи на маршруте называются статусами, а переходы из одного статуса в другой — переходами на маршруте.
Категория и Раздел
Однотипные задачи хранятся в категориях. Такие задачи имеют схожий дизайн, который формируется на основе общего шаблона, и выполняются по одинаковым правилам. В зависимости от информации, содержащейся в задачах, категории могут относиться к одному из следующих типов:
Иконка |
Тип |
Что содержит |
|---|---|---|
|
обычные |
Стандартные задачи (поручения, бизнес-процессы, проекты, события) |
|
справочники |
Структурированную информацию, реестры (контрагенты, виды документов и т.д.) |
|
портальные категории |
Задачи, предназначенные для публикации |
|
объявления |
Аналог доски объявлений |
Для удобства навигации по системе категории могут объединяться в разделы (папки). Разделы могут соответствовать подразделениям компании (Бухгалтерия, ИТ-служба, Отдел продаж и т.д.) или направлениям деятельности (CRM, Проекты, Работа с договорами и т.д). Разделы могут содержать подразделы, т.е. выстраиваться в иерархию неограниченной вложенности. Полная иерархия всех категорий и разделов системы называется деревом категорий. Подробнее о задачах, разделах и категориях можно прочитать в Методическом руководстве пользователя.
Дерево категорий.
Создавать новые разделы и категории, а также настраивать существующие может только системный администратор!
Пользователь, группа, орг. структура
Пользователь — это конкретное лицо, которое использует систему для выполнения своих рабочих функций. Каждому пользователю для входа в систему присваиваются индивидуальные учетные данные.
Для удобства администрирования пользователи объединяются в группы. Права доступа к объектам и инструментам системы определяются для групп пользователей. Пользователь может относиться как к одной, так и к нескольким группам пользователей, в зависимости от выполняемых им функций или принадлежности к подразделению.
В ходе выполнения многих бизнес-процессов на одних этапах ответственность ограничивается рамками подразделения, а на других — передается от одного подразделения к другому. Для управления такими процессами в системе используется организационная структура компании. Она состоит из организационных единиц разного уровня (департамент, отдел, должность и др.) и отображает иерархию подразделений.
Подпись, резолюция, акцептант
Подпись используется для того, чтобы зафиксировать в системе согласие или несогласие пользователя с определенным решением. Например, подпись может удостоверять, что документ утвержден руководителем. Решение, принятое по подписи, называется резолюцией. В системе настраивается набор доступных резолюций, таких как "Подписать", "Отклонить", "Подписать с замечаниями" и т.п. Каждой резолюции соответствует кнопка, нажатие выбранной кнопки соответствует вынесению резолюции. Пользователь, который обрабатывает подпись и выносит по ней резолюцию, называется акцептантом. Акцептантом может назначаться как конкретный пользователь, так и группа пользователей (в этом случае подпись от имени группы ставит любой ее представитель).
Подписи часто запрашиваются при переходе задачи из одного статуса в другой. Для таких переходов назначаются свои постоянные списки подписей (маршруты согласования). Задача получает новый статус в том случае, если получены все подписи. Подписи, запрашиваемые на переходах из статуса в статус, называются статическими.
В процессе работы с задачей могут возникать ситуации, требующие принятия отдельного решения. В этом случае пользователи могут по своему выбору запрашивать у руководителей или коллег произвольные подписи, которые подтверждают принимаемое решение. Такие подписи называются динамическими.
В базовой поставке системы "Первая Форма" используется простая неквалифицированная электронная подпись, т.е. подпись, не обладающая юридической силой.
Отчет
Отчеты позволяют получать сводную и детальную аналитику по различным объектам системы. В базовую поставку "Первой Формы" входит набор основных отчетов, позволяющих проанализировать активность пользователей и эффективность процессов.
