Чтобы обеспечить соблюдение регламентов для различных бизнес-процессов, в "Первой Формы" есть ряд инструментов, которые настраиваются системным администратором (назначение исполнителей, сроки задач, сроки подписей, смарт-автоматизация и т.п.). В дополнение к этому может быть реализована система штрафных показателей, которой можно управлять в пользовательском режиме, без привлечения системного администратора.
Как правило, такой системой управляет руководитель подразделения – он вручную настраивает группу сотрудников, которым будет передаваться ответственность за выполнение задачи на определенном этапе, а также назначает штрафные показатели и суммы штрафов за нарушения.
Реализация
Нормативы по срокам и размеры штрафов хранятся в справочнике. Доступ к справочнику обычно предоставляется только руководителям подразделений.
Для каждого нарушения задаются следующие данные:
•категория, в которой выполняется проверка. Если категория не указана, то проверка ведется по задачам во всех категориях;
•статус задачи. Проверка нарушений будет выполняться только для задач, находящихся в указанном статусе;
•группа исполнителей, которые назначаются исполнителями при переходе задачи в указанный статус;
•тип нарушения – например, превышение срока выполнения, превышение количества переносов срока и т.п.;
•максимальная величина нарушения – максимальное время превышения срока, максимальное число переносов срока и т.п.;
•единица измерения (дни или часы для сроков, единицы для действий),
•сумма штрафа,
•возможность обжалования штрафа,
•признак активности, т.к. штраф за определенное нарушение может быть временно деактивирован.
Например, с помощью такого справочника можно контролировать следующие ситуации:
•при переходе договора в статус "Отправка контрагенту" ответственность за выполнение передается секретарю;
•если отправка договора контрагенту просрочена более чем на 1 рабочий день, секретарю назначается штраф 100 руб.;
•при переходе договора в статус "Получение скана от контрагента" ответственность за выполнение передается клиентскому менеджеру;
•если получение подписанного договора от контрагента просрочено более чем на 10 рабочих дней, клиентскому менеджеру назначается штраф в 400 руб.,
•если срок получения подписанного договора от контрагента переносится в третий и более раз, клиентскому менеджеру назначается штраф в 400 руб., и т.п.
Справочник нормативов и штрафов в пользовательском интерфейсе.
Раз в день выполняется автоматизация, которая выявляет все нарушения. За каждое нарушение в специально выделенной категории создается отдельная задача с указанием нарушителя, суммы штрафа и причины его начисления. Нарушителю отправляется уведомление, а сама задача передается на рассмотрение руководителю нарушителя.
Если для данного типа нарушений включена возможность обжалования, то нарушителю сообщаются сроки обжалования – в течение этого срока он может отправить своему руководителю комментарий с объяснением причины нарушения. Если руководитель сочтет эту причину уважительной, он может отклонить штраф. Если обжалование не произошло, задача со штрафом автоматически переходит в статус "Подтверждено". В конце месяца данные по подтвержденным штрафам передаются специалистам, отвечающим за расчет бонусов.
Задача на подтверждение или обжалование штрафа.
