Работа в системе

Начало рабочего дня

Проверить, нет ли у меня не выполненных в срок (т.е. сорванных) поручений

•Проверить индикатор просроченных задач, перейти к списку просроченных задач.

Определить, какие работы я должен выполнить сегодня, а также в ближайший срок

•На вкладке "Личные" перейти в раздел "Исполнитель", в общем списке использовать фильтры и сортировку по полю "Срок" (с учетом поля "Приоритет").

•Выделить задачи, срок выполнения которых близок, и заняться их выполнением.

•Выделить задачи, которые не удается выполнить к заданному сроку, и перенести срок, согласовав его с руководителем, заказчиком задачи или другими заинтересованными сотрудниками.

•На вкладке "Календарь" посмотреть назначенные встречи; посмотреть общие календари коллег, чтобы выбрать время для проведения совместных мероприятий (встреч, совещаний), если они необходимы.

•Если в компании используется учет ресурсов - в меню личных настроек открыть Табель трудозатрат, посмотреть задачи и объем работ, запланированных на сегодня.

Ответить на входящие запросы

•Проверить индикатор неотвеченных вопросов. Есть есть возможность - ответить на вопрос сразу. Если нет готового ответа - создать напоминание и\или запланировать время, чтобы рассмотреть вопрос детально и сформулировать ответ.  

•Проверить индикатор запрошенных подписей, перейти к списку запрошенных подписей. Принять решение (вынести резолюцию) по подписи. Если вопрос требует проработки, перейти в задачу, проанализировать ее содержание и вынести резолюцию.

Выполнение работ

Приступить к выполнению работы по задаче

•Перейти в соответствующую задачу, нажать кнопку перехода "Заняться" (или аналогичную по смыслу).

Проверить входящие обращения коллег ко мне

•Проверить индикатор комментариев и перейти в Ленту новых комментариев.

•Прочитать комментарии, обращенные ко мне. Если комментарий носит уведомительный характер – "прочитать" его (кликнуть по нему).

•Если комментарий помечен как вопрос или требует ответа по смыслу - ответить на него непосредственно из списка (ленты), не заходя в карточку задачи.

•Если комментарий требует внимательного анализа ситуации, открыть задачу в рабочей области и выполнить необходимые работы.

•Проверить индикатор запрошенных подписей, перейти к списку запрошенных подписей. Принять решение (вынести резолюцию) по подписи. Если вопрос требует проработки, перейти в задачу, проанализировать ее содержание и вынести резолюцию.

Контролировать поступившие мне на выполнение задачи и поручения

•Проверить индикатор комментариев и перейти в Ленту новых комментариев. Все задачи, поступающие мне на исполнения, отражаются в Ленте.

•На вкладке "Личные" перейти в раздел "Исполнитель", в общем списке использовать фильтры и сортировку по полю "Статус", чтобы отобрать новые задачи.

•Если задачу можно выполнить быстро, сразу взять ее в работу, выполнить необходимые действия и завершить.

•Если выполнение задачи требует времени, включить ее в план работ: установить соответствующее время начало работы над задачей или запланировать трудозатраты.

Обсудить решение задачи, организовать совместную работу над задачей

•Использовать комментарии в карточке задачи (вместо переписки по электронной почте), адресуя свои обращения соответствующим сотрудникам компании.

•Создать чат с сотрудником для обсуждения в режиме онлайн.

•Запланировать совещание с помощью календаря.

•При необходимости установить связи с другими задачами, которые каким-то образом "пересекаются" с выполнением данной задачи.

Назначить встречу, совещание

•Просмотреть свой календарь и общие календари коллег, чтобы выбрать удобное для всех время.

•Создать событие (встречу, совещание, презентацию), подключив к нему коллег по необходимости.

Разделить сложную задачу на отдельные шаги/этапы

•Создать необходимое число подзадач, при необходимости привлечь к их выполнению других сотрудников.

Проинформировать коллег

•Назначить коллег подписчиками на задачу, чтобы постоянно проинформировать их о ее результатах или о ходе выполнения.

•Организовать групповой чат.

•Отправить комментарий с нужной информацией группе сотрудников.

Зафиксировать факт выполнения задачи или поручения

•Перейти в соответствующую задачу, нажать кнопку перехода "Завершить" (или аналогичную по смыслу).

Вести учет своего рабочего времени

•Фиксировать фактические трудозатраты в карточке задачи в разделе “Ресурсы”

•Фиксировать в системе все виды отсутствий (болезни, отпуска, командировки, встречи, удаленную работу и т.п.) в виде событий календаря.

Фиксация ответственности за совершаемые действия

Запросить согласие ответственного сотрудника по сложному действию

•Запросить динамическую подпись из карточки задачи, описать суть вопроса – какое именно действие требует согласования (причину запроса подписи).

Принять решение по ответственному вопросу, обращенному ко мне

•Проверить индикатор запрошенных подписей, перейти к списку запрошенных подписей, принять решение по вопросам (дать или отклонить акцепт).

Передать задачу на следующую стадию исполнения

•Перейти в карточку задачи, и нажать по смыслу одну из кнопок перехода по маршруту, в соответствии с текущей ситуацией.

Передать ответственность за выполнение задачи другому сотруднику

•Делегировать задачу другому исполнителю.

Завершение рабочего дня

Убедиться, что все работы, запланированные на сегодня, выполнены

•На вкладке "Личные" перейти в раздел "Исполнитель", в списке использовать фильтры и сортировку по полю "Срок", чтобы отобрать задачи, которые должны были завершиться сегодня.

•Использовать типовой отчет "Итоги дня".

Убедиться, что предоставлены ответы на все вопросы от коллег

•Проверить индикатор неотвеченных вопросов. Ответить на них из Ленты комментариев.

Проанализировать результаты своей работы

•Использовать статистику в Профиле пользователя.

•Использовать типовые отчеты.