Работа в системе

Начало рабочего дня

Спланировать свой рабочий день

•На вкладке "Личные" перейти в раздел "Исполнитель" и проанализировать новые и ближайшие задачи, в которых я указан исполнителем.

•Если в компании используется учет ресурсов - в меню личных настроек открыть Табель трудозатрат, посмотреть задачи и объем работ, запланированных на сегодня.

•На вкладке "Календарь" посмотреть назначенные встречи; посмотреть общие календари коллег, чтобы выбрать время для проведения совместных мероприятий (встреч, совещаний), если они необходимы.

•Проверить индикатор просроченных задач. Выполнить необходимые действия по задачам, чтобы завершить их или передать выполнение другим исполнителям. Если это невозможно - перенести срок задачи, согласовав его с заказчиком и другими заинтересованными сотрудниками.  

Ответить на входящие запросы

•Проверить индикатор неотвеченных вопросов. Есть есть возможность - ответить на вопрос сразу. Если нет готового ответа - создать напоминание и\или запланировать время, чтобы рассмотреть вопрос детально и сформулировать ответ.  

•Проверить индикатор запрошенных подписей, перейти к списку запрошенных подписей. Принять решение (вынести резолюцию) по подписи. Если вопрос требует проработки, перейти в задачу, проанализировать ее содержание и вынести резолюцию.

Оценить состояние работ по моим бизнес-процессам

•Открыть портал или отчет с настроенной аналитикой (графики, таблицы, записи) и списками задач. Оценить состояние работ в количественном и качественном выражении.

Оперативная деятельность

Ответить на оперативные обращения коллег и подчиненных ко мне

•Проверить индикатор комментариев и перейти в Ленту комментариев, вкладки "Новые" или "Входящие".

•Прочитать комментарии, обращенные ко мне. Если комментарий носит уведомительный характер – "прочитать" его (кликнуть по нему).

•Если комментарий помечен как вопрос или требует ответа по смыслу — ответить на него непосредственно из списка (ленты), не заходя в карточку задачи.

•Если комментарий требует внимательного анализа ситуации, открыть задачу в рабочей области и выполнить необходимые работы.

Дать поручение подчиненным

•Выбрать одну из категорий системы, соответствующую смыслу поручения. Если поручение носит общий характер — выбрать категорию "Личные задачи".

•Создать новую задачу. В ней указать предмет работ, исполнителя и требуемый срок выполнения.

Проконтролировать, как выполняются мои поручения

•Перейти на вкладку "Личные" в раздел "Заказчик" и проанализировать задачи и поручения, инициированные мной. Использовать группировку/сортировку по полю "Статус", чтобы получить более точную информацию о состоянии определенных типов работ.

•Определить наличие просроченных поручений. Уточнить у исполнителя, какие проблемы возникли при выполнении поручения и в чем причина просрочки.

Обсудить решение сложного вопроса, организовать совместную работу над задачей

•Использовать комментарии в карточке задачи (вместо переписки по электронной почте), адресуя свои обращения соответствующим сотрудникам компании. При необходимости запросить подписи у сотрудников, принимающих решения.

•Создать чат с сотрудником для обсуждения в режиме онлайн.

•Запланировать совещание с помощью календаря.

Назначить встречу, совещание. Организовать свое рабочее время.

•Просмотреть свой календарь и общие календари коллег, чтобы выбрать необходимое время.

•Создать событие (встречу, совещание, презентацию), подключив к нему коллег по необходимости.

•Создать событие (болезнь, отпуск, командировка, встреча) для отражения собственной занятости.

Разделить сложную задачу на отдельные шаги/этапы

•Создать необходимое число подзадач, привлечь к их выполнению других сотрудников (назначив их исполнителями).

Проинформировать подчиненных и коллег

•Назначить коллег подписчиками на задачу, чтобы постоянно информировать их о ходе ее выполнения.

•Организовать групповой чат.

•Отправить комментарий группе сотрудников.

•Создать объявление в соответствующей категории.

Проанализировать задачи, поступившие на подразделение, и распределить их между исполнителями

•Перейти в категорию, соответствующую необходимому бизнес-процессу.

•Отфильтровать задачи со статусом "Новая" и без назначенных исполнителей.

•Открыть каждую задачу, проанализировать ее суть. Назначить исполнителя.

Принять решение по вопросу, обращенному ко мне

•Проверить индикатор запрошенных подписей, перейти к списку запрошенных подписей, вынести резолюции. При необходимости делегировать право подписи.

Передать ответственность за выполнение некоторой задачи другому сотруднику

•Делегировать исполнение задачи.

Анализ состояния бизнес-процессов и деятельности подразделения

Контролировать работу своих подчиненных

•На вкладке "Личные" перейти в раздел "Задачи подчиненных".

•В общем списке задач использовать фильтр, группировку или сортировку по статусам, исполнителям и сроку выполнения.

•Определить текущее состояние работ: какие задачи выполняются подчиненными, есть ли просроченные поручения, и т.д.

•Воспользоваться типовыми отчетами.

Оценить текущее состояние работ по определенному бизнес-процессу

•Перейти в категорию, соответствующую данному бизнес-процессу.

•Сгруппировав задачи по полю "Статус", оценить текущие работы.

•При необходимости воспользоваться дополнительными группировками, сортировками и фильтрами в таблице для получения наиболее наглядной картины.

Наблюдать за выполнением определенного бизнес-процесса

•Перейти в категорию, соответствующую данному бизнес-процессу.

•Выбрать представление "Лента". Оценить текущие комментарии и события в системе, по необходимости скорректировать ход работ (отправляя комментарии или создавая поручения).

Контролировать структуру коммуникаций и структуру деятельности своих подчиненных

•В Профиле сотрудника в меню "Подробно" выбрать дополнительные страницы для анализа:

o"Заказчик" - задачи, инициированные сотрудником;

o"Исполнитель" - задачи, над которыми работает сотрудник;

o"Активность" - структура занятости сотрудника (на какой тип работ уходит больше всего времени).

Завершение рабочего дня

Убедиться, что предоставлены ответы на все запросы от коллег

•Проверить индикатор неотвеченных вопросов. Перейти в Ленту комментариев и ответить на входящие вопросы.

•Проверить индикатор запрошенных подписей. Перейти к списку запрошенных подписей и вынести резолюции.

•Использовать типовой отчет "Итоги дня".

Проанализировать результаты работы

•Использовать типовые отчеты.

•Использовать порталы с аналитикой.