Реализация любого бизнес-процесса требует выполнения определенной последовательности действий, которые обычно имеют вид задач (поручений). В реальной жизни задачи ставятся конкретным людям, определяются сроки выполнения, а также оговаривается, что конкретно нужно сделать, или описывается ситуация, которую нужно разрешить. Точно так же при работе с "Первой Формой" задачи создаются для конкретных исполнителей, указываются сроки и дается описание самой задачи:
Карточка создания новой задачи.
Архитектура и внутренняя логика "Первой Формы" построены так, что большая часть объектов системы - это разного рода задачи. Поручение сотруднику подготовить отчет - это задача, поставленная ему руководителем. Входящий документ, который получен по почте - это задача, поставленная от лица сотрудника секретариата (того, кто зарегистрировал документ) тому сотруднику, который обязан этот документ обработать. Запись календаря о встрече на следующей неделе - задача, поставленная инициатором встречи для самого себя. И даже запись о компании-клиенте, с которой работает менеджер - тоже задача, только не имеющая установленного исполнителя и срока.
Ключевой особенностью "Первой Формы" является способность эффективно управлять задачами компании, избавляя сотрудников и руководителей от необходимости "держать в голове" рутинную информацию, такую как:
•когда должен завершиться этот проект?
•кому поручили провести встречу с партнерами?
•кто отвечает за согласование оптовых скидок по контракту?
"Первая Форма" избавляет сотрудников от необходимости тратить рабочее время на поиск в системе нужной им информации. Если данные занесены в систему, вся работа по упорядочиванию информации, предоставлению эффективных инструментов контроля и формированию удобных визуальных представлений (сводных или детальных) будет выполняться автоматически. Таким образом, сотрудники получают возможность работать максимально продуктивно для бизнеса.
В контексте "Первой Формы" задача - это минимальный, неделимый, осмысленный объем работы, которая выполняется ответственным сотрудником в интересах компании и результат которой может быть проконтролирован. Именно задача является основной сущностью системы "Первая Форма". С помощью задач в системе накапливается информация, фиксируются распоряжения и решения руководителей, инициируются и контролируются работы исполнителей.
