Есть два способа сохранить документ в "Первой Форме":
•вложить файл в специальное поле, предназначенное для хранения файлов.
•вложить файл непосредственно в задачу.
В задачи можно вкладывать файлы любых типов, разрешенных в системе (типы определяются по расширениям файлов, и допустимые расширения указываются в настройках системы). На размер файла также могут накладываться ограничения. Если размер файла превышает разрешенный лимит, система выдаст сообщение об ошибке.
В полях задачи могут настраиваться дополнительные ограничения на типы файлов: например, в какое-то поле разрешается вкладывать только pdf, в другое - только doc/docx, в третье - только изображения, и т.п. Эти настройки зависят от конкретной категории задач.
В "Первой Форме" есть собственное встроенное хранилище файлов. Файлы можно вкладывать как с диска, так и из встроенного хранилища.
Поле Файл
Как вложить файл в поле
Чтобы вложить файл с диска, нажмите значок
и выберите нужный файл.
Чтобы вложить файл из встроенного хранилища, нажмите значок
.
Блок "Вложения".
Действия с файлами
В зависимости от настроек системы и конкретного поля для работы с файлом могут быть доступны следующие действия:
|
Просмотр |
|---|---|
|
Скачать |
|
Просмотр версий |
|
Скопировать ссылку |
В "Первой Форме" есть также собственная утилита сканирования, и если она подключена, то рядом с некоторыми полями может отображаться ссылка Сканировать.
Как вложить файл в задачу
Файл в комментарии
Чаще всего файлы вкладываются в задачу при отправке комментария. Не забывайте указывать адресатов комментария. Если вы не укажете их, комментарий будет отправлен всем подписчикам задачи.
Вы можете прикрепить изображение к задаче двумя способами: с компрессией (сжатием) по кнопке 
и без неё - по кнопке 
Во втором случае файлы без сжатия сохранят своё качество.
Вложение изображения с компрессией в комментарий и без неё.
Если файл вложен в комментарий, то при нажатии на него правой кнопой мыши будет открыто контекстное меню со следующими пунктами:
|
Изменить |
|---|---|
|
Просмотр |
|
Скачать |
|
Просмотр версий |
|
Открыть актуальную версию |
|
Скопировать ссылку |
Неактуальные версии файлов в ленте комментариев отображаются перечеркнутым шрифтом.
Если вы пытаетесь добавить в задачу файл, название которого сопадает с названием уже существующего в этой задаче файла, система не позволит вам это сделать - вы увидите название файла красным цветом, а кнопка оправки сообщения будет неактивна. Вы можете перезаписать файл - для этого нажмите на загружаемый файл и подтвердите действие в модальном окне:
Перезапись файла.
Документы
Еще один способ вложить файл в задачу — на панели инструментов карточки задачи нажмите Документы и затем Вложить файл.
Если вы хотите вложить файл из встроенного хранилища, на панели инструментов карточки задачи нажмите Документы и затем Файловое хранилище. Интерфейс файлового хранилища описан здесь. Выберите нужный файл и нажмите значок 
на панели инструментов файлового хранилища.
Вложения
Файлы, вложенные в задачу, отображаются на карточке в блоке Вложения. Если навести указатель мыши на блок, справа всплывают значки, с помощью которых можно скачать все вложенные файлы одним архивом, вложить файл с диска и из файлового хранилища.
Если в задачу вложено много файлов, то в блоке Вложения отображаются только последние вложенные файлы. Остальные можно посмотреть при нажатии на кнопку
, либо при переходе в меню Документы -> Все вложения. Рядом с кнопкой Документы на индикаторе отображается общее число файлов, вложенных в задачу:
Меню Документы и индикатор с числом вложенных файлов.
В окне Все вложения на панели инструментов доступны следующие кнопки:
Кнопка |
Описание |
|
Скачать всё |
|
Вложить файл |
|
Файл из хранилища |
|
Очистить удалённые файлы |
|
Показывать удалённые |
В соответствие с типом файлов вложения в окне группируются на вкладки:
Вкладка |
Описание |
Все |
Все файлы без фильтрации. На индикаторе отображается общее число файлов, вложенных в задачу. |
Документы |
Вложенные в задачу документы. Доступные форматы: •MS Office: doc, docx, xls, xlsx, ptt, pttx, pptx •OpenOffice: odt, ods, odp На индикаторе отображается общее число документов, вложенных в задачу. |
Изображения |
Вложенные в задачу изображения. Доступные форматы: jpg, jpeg, png, gif, svg, webp. На индикаторе отображается общее число изображений, вложенных в задачу. |
Видео |
Вложенные в задачу видео файлы. Доступные форматы: avi, mp4, mpg, webm, mov. На индикаторе отображается общее число видео файлов, вложенных в задачу. |
Аудио |
Вложенные в задачу аудио файлы. Доступные форматы: mp3, wav, ogg. На индикаторе отображается общее число аудио файлов, вложенных в задачу. |
Внутри каждой вкладки вложения группируются по месяцу добавления.
Отображение вложений с учётом месяца добавления.
Просмотр и редактирование документов
Вложенные документы Microsoft Office можно просматривать и редактировать с помощью приложений Web Apps и протокола для совместной работы WebDav непосредственно в окне интернет-браузера, без сохранения файла на локальном диске пользователя.
Как именно вы будете открывать и редактировать файлы — можно выбрать в персональных настройках в разделе Прочие настройки.
Версии файлов
Один и тот же документ можно вкладывать в поле или в задачу несколько раз, внося в него правки. Как правило, в "Первой Форме" хранятся все версии файлов. Когда у файла несколько версий, становится доступна иконка История версий. Нажатие на иконку раскрывает окно просмотра версий, в котором указаны пользователи, вложившие файл, дату вложения и размер файла. Нажимая на иконку, вы раскрываете окно просмотра версий, где указаны дата, размер файлов и пользователи, которые их загрузили.
После редактирования текстового файла в блоке “Комментарии" автоматически будет отправлено сообщение о вложении новой версии файла. Название старой версии файла будет отображаться с зачеркнутым шрифтом.
Добавление новой версии файла
Вы можете сформировать печатную форму и выгрузить ее в файл Word. Для этого в меню Документы выберите Печать и экспорт.
Формирование печатной формы.
Перед печатью можно задать прямой или обратный порядок сортировки комментариев по дате.
Отправить отчет на печать можно кнопкой Печать.
При необходимости данные можно сохранить в Word документе с помощью кнопки Экспорт в Word.
Если в категории настроены один или несколько шаблонов для выгрузки, то при нажатии кнопки Сгенерировать по шаблону откроется окно для выбора одного из готовых шаблонов.
