Show/Hide Toolbars

Руководство пользователя

Документы и файлы

Ссылки Назад Вверх Вперед

Есть два способа сохранить документ в "Первой Форме":

вложить файл в специальное поле, предназначенное для хранения файлов.

вложить файл непосредственно в задачу.

В задачи можно вкладывать файлы любых типов, разрешенных в системе (типы определяются по расширениям файлов, и допустимые расширения указываются в настройках системы). На размер файла также могут накладываться ограничения. Если размер файла превышает разрешенный лимит, система выдаст сообщение об ошибке.

В полях задачи могут настраиваться дополнительные ограничения на типы файлов: например, в какое-то поле разрешается вкладывать только pdf, в другое — только doc/docx, в третье — только изображения, и т.п. Эти настройки зависят от конкретной категории задач.

В "Первой Форме" есть собственное встроенное хранилище файлов. Файлы можно вкладывать как с диска, так и из встроенного хранилища.

Поле Файл

Как вложить файл в поле

Чтобы вложить файл в поле нажмите иконку vh-attachmentи выберите нужный файл.

Чтобы вложить изображение из буфера обмена скопируйте нужный файл и нажмите на иконку file_clipboard — скопированное изображение будет вложено в поле.

add_file

Поле с типом "Файл"

Если в поле уже вложен файл по кнопке его можно заменить другим файлов, а по кнопке file_clipboard — заменить другим изображением из буфера обмена.

doc_in_dp

Поле с вложенным файлом

warning_icon Вставка изображений из буфера обмена предназначена только для скриншотов и скопированных изображений в браузере.

screen_clipboard

Вложение скриншота в поле из буфера обмена

Чтобы добавить файл, вы также можете просто перетащить его в поле с вашего рабочего стола. Если в поле уже есть значение, оно будет заменено на новый файл.

drag_n_drop_file

Вложение файла в поле с помощью перетаскивания

Действия с файлами

В зависимости от настроек системы и конкретного поля для работы с файлом могут быть доступны следующие действия:

vh-eye

Просмотр

vh-download2

Скачать

vh-hamburger-menu

Просмотр версий

vh-copy

Скопировать ссылку

В "Первой Форме" есть также собственная утилита сканирования, и если она подключена, то рядом с некоторыми полями может отображаться ссылка Сканировать.

Как вложить файл в задачу

Файл в блок "Вложения"

Чтобы вложить файл с диска, нажмите иконкуupload_file_spaи выберите нужный файл.

Чтобы вложить файл из встроенного хранилища, нажмите иконкуfh_file_spa.

file_field_spa_

Блок "Вложения"

Файл в комментарии

Чаще всего файлы вкладываются в задачу при отправке комментария. Не забывайте указывать адресатов комментария. Если вы не укажете их, комментарий будет отправлен всем подписчикам задачи.

Вы можете прикрепить изображение к задаче двумя способами: с компрессией (сжатием) по кнопке vh-image-24 и без нее — по кнопкеvh-attachment

Во втором случае файлы без сжатия сохранят свое качество.

files_pic

Вложение изображения с компрессией в комментарий и без нее

После добавления файла в поле написания комментария в нем автоматически появится фокус ввода — вы можете сразу начать вводить текст комментария с клавиатуры.

Если файл вложен в комментарий, то при нажатии на него правой кнопой мыши будет открыто контекстное меню со следующими пунктами:

vh-edit-text

Изменить

vh-eye

Просмотр

vh-download2

Скачать

vh-hamburger-menu

Просмотр версий

vh-file-actual-version

Открыть актуальную версию

vh-copy

Скопировать ссылку

Неактуальные версии файлов в ленте комментариев отображаются перечеркнутым шрифтом

 

Если вы пытаетесь добавить в задачу файл, название которого сопадает с названием уже существующего в этой задаче файла, система не позволит вам это сделать — вы увидите название файла красным цветом, а кнопка оправки сообщения будет неактивна. Вы можете перезаписать файл — для этого нажмите на загружаемый файл и подтвердите действие в модальном окне.

overwrite_file

Перезапись файла

Документы

Еще один способ вложить файл в задачу — на панели инструментов карточки задачи нажмите Документы и затем Вложить файл.

Если вы хотите вложить файл из встроенного хранилища, на панели инструментов карточки задачи нажмите Документы и затем Файловое хранилище. Интерфейс файлового хранилища описан здесь. Выберите нужный файл и нажмите иконку icon_attach на панели инструментов файлового хранилища.

Вложения

Файлы, вложенные в задачу, отображаются на карточке в блоке Вложения. Если навести указатель мыши на блок, справа всплывают иконки, с помощью которых можно скачать все вложенные файлы одним архивом, вложить файл с диска и из файлового хранилища.

Если в задачу вложено много файлов, то в блоке Вложения отображаются только последние вложенные файлы. Остальные можно посмотреть при нажатии на кнопкуvh-expand, либо при переходе в меню Документы -> Все вложения. Рядом с кнопкой Документы на индикаторе отображается общее число файлов, вложенных в задачу.

all_documents_spa

 

Меню Документы и индикатор с числом вложенных файлов

В окне Все вложения на панели инструментов доступны следующие кнопки:

Кнопка

Описание

vh-download-all

Скачать все

vh-upload

Вложить файл

vh-File-box

Файл из хранилища

vh-clear-deleted

Очистить удаленные файлы

vh-trash

Показывать удаленные

В соответствии с типом файлов вложения в окне группируются на вкладки:

Вкладка

Описание

Все

Все файлы без фильтрации. На индикаторе отображается общее число файлов, вложенных в задачу.

Документы

Вложенные в задачу документы. Доступные форматы:

MS Office: doc, docx, xls, xlsx, ptt, pttx, pptx

OpenOffice: odt, ods, odp

pdf

На индикаторе отображается общее число документов, вложенных в задачу.

Изображения

Вложенные в задачу изображения. Доступные форматы: jpg, jpeg, png, gif, svg, webp.

На индикаторе отображается общее число изображений, вложенных в задачу.

Видео

Вложенные в задачу видео файлы. Доступные форматы: avi, mp4, mpg, webm, mov.

На индикаторе отображается общее число видео файлов, вложенных в задачу.

Аудио

Вложенные в задачу аудио файлы. Доступные форматы: mp3, wav, ogg.

На индикаторе отображается общее число аудио файлов, вложенных в задачу.

Внутри каждой вкладки вложения группируются по месяцу добавления.

files_date_spa_n

Отображение вложений с учетом месяца добавления

Просмотр и редактирование документов

Вложенные документы Microsoft Office можно просматривать и редактировать с помощью приложений Web Apps и протокола для совместной работы WebDav непосредственно в окне интернет-браузера, без сохранения файла на локальном диске пользователя.

Как именно вы будете открывать и редактировать файлы — можно выбрать в персональных настройках в разделе Прочие настройки.

Версии файлов

Один и тот же документ можно вкладывать в поле или в задачу несколько раз, внося в него правки. Как правило, в "Первой Форме" хранятся все версии файлов. Когда у файла несколько версий, становится доступна иконка История версий. Нажатие на нее раскрывает окно просмотра версий, в котором указана версия, вложившие файл пользователи, дата вложения и размер файла. Последняя версия файла выделена цветом и расположена в верхней строке таблицы.

file_version_n

Переход к истории версий

После редактирования текстового файла в блоке “Комментарии" автоматически будет отправлено сообщение о вложении новой версии файла. Название старой версии файла будет отображаться с зачеркнутым шрифтом.

new_version_file

Добавление новой версии файла

Печать и экспорт

Вы можете сформировать печатную форму и выгрузить ее в файл Word. Для этого в меню Документы выберите Печать и экспорт.

doc_print_new

Формирование печатной формы

 

Перед печатью можно задать прямой или обратный порядок сортировки комментариев по дате.

Отправить отчет на печать можно кнопкой Печать.

При необходимости данные можно сохранить в Word документе с помощью кнопки Экспорт в Word.

Если в категории настроены один или несколько шаблонов для выгрузки, то при нажатии кнопки Сгенерировать по шаблону откроется окно для выбора одного из готовых шаблонов.