Файлы, с которыми ведется работа в системе, хранятся либо на Диске, либо в таблицах БД.
Интерфейс диска
Диск состоит из следующих разделов:
Мои файлы — Личные файлы пользователя. У каждого пользователя свой раздел "Мои файлы". Другие пользователи, кроме прямых руководителей, не могут просматривать файлы в этом разделе. По умолчанию объем памяти, который могут занимать файлы одного пользователя в личной папке, равен 5 Гб (5368709120 байт) и задается в общей настройке приложения Квота личной папки пользователя в файловом хранилище. Раздел Мои файлы может быть скрыт для всех пользователей, если настройка не задана или равна 0.
Общие файлы — Файлы, предназначенные для совместного использования, доступны всем сотрудникам. Любой сотрудник компании (признак регулируется в настройках профиля режима администрирования) может создавать папки, вкладывать в них файлы, редактировать и удалять их. В том числе вложенные файлы другими пользователями. Для пользователей, которые не входят в число сотрудников компании, раздел не отображается. Доступ к определенным папкам и файлам определеяются согласно настроенным для них правам. Подпапки по умолчанию наследуют права родительской папки.
Файлы автоматизации — Папки, привязанные к задачам через смарт-автоматизацию. Отображается только для пользователей, являющихся сотрудниками компании (признак регулируется в настройках профиля режима администрирования) и пользователей с правами администратора.
Файлы замещаемых — В разделе находится содержимое "Моих файлов" замещаемых сотрудников, разделенное на отдельные подпапки. Фамилия и имя владельца папки указаны в скобках ее названия. Отображается, если у сотрудника в системе настроено замещение.
Файлы подчиненных — В разделе находится содержимое "Моих файлов" подчиненных сотрудников, разделенное на отдельные подпапки. Фамилия и имя владельца папки указаны в скобках ее названия. Отображается, если сотрудник является руководителем.
В разделах Мои задачи и Общие задачи структура вложенных папок свободная — пользователи могут создавать, переименовывать, перемещать и удалять папки, если у них есть на это соответствующие права.
Привязка папки Диска к задаче
Для некоторых бизнес-задач удобно иметь единое место хранения файлов, вложенных в задачу и ДП — например, все документы, предоставленные кандидатом на вакансию, просто вкладываются в задачу, а обязательные документы, такие как CV или скан-копия диплома, вкладываются в предназначенные для них ДП. Для создания такого единого места хранения всех файлов задачи необходимо "привязать" к задаче определенную папку из Диска. Это делается с помощью смарт-действия Связать файловую папку с задачей, которое может вызываться, например, сразу после создания задачи.
|
|---|
Привязка задачи к папке Диска
Путь к папке (относительно раздела Общие файлы) может либо задаваться как фиксированное значение, либо формироваться смарт-выражением.
После отработки такого пакета действий все файлы, вложенные в задачу или в ДП, будут попадать в "привязанную" папку.
Возможен и альтернативный вариант использования "привязанной" папки: сначала все нужные файлы вкладываются в эту папку или в одну из вложенных в нее папок, а затем, по мере необходимости, загружаются оттуда в соответствующие ДП. Для этого в ДП "Файл" необходимо разрешить загрузку из Диска. Чтобы файлы можно было вкладывать только из "привязанной" папки, в настройках ДП надо также отключить возможность загрузки файлов из файловой системы.
Настройка возможности загрузки ДП из Диска и файловой системы
Если настроена связь задачи с папкой Диска, в ДП "Файл" будет доступен пункт Вставить из диска — переход по нему откроет связанную с задачей папку на диске.
Пункт "Вставить из диска"
Права пользователей в связанных папках Диска
При создании связи задачи с папкой Диска пользователям предоставляются такие же права доступа к папке, какие у них есть в задаче. Эти права формируются на основе:
1. Прав доступа для групп на категорию: пользователь входит в группу (или в настоящий момент замещает того, кто входит в группу), которой выдано, как минимум, одно из следующих прав доступа:
•"Исполнять" + он является исполнителем текущей задачи,
•"Создавать задачи" + он является заказчиком текущей задачи
•"Просмотр всех задач"
2. Прав доступа согласно тегам или смарт-доступу.
3. Прав согласно роли пользователя в задаче: пользователь является подписчиком, заказчиком или исполнителем задачи, либо активным заместителем того, кто является подписчиком, заказчиком или исполнителем задачи
Обратите внимание: подписчик получает права, а при удалении из подписчиков пользователь теряет эти права.
Таким образом, пользователь получает право на просмотр и редактирование папки Диска если хоть по какому-то праву пользователь видит связанную с папкой задачу. Если все задачи, связанные с папкой, завершены, то редактирование папки запрещено.
Логирование
В журнале действий с диском фиксируется информация о работе пользователя с диском: загрузка файла, удаление файла, создание папки, удаление папки, изменение прав доступа, изменение название папки и т.д.
Полезные ссылки
