Задачи подчиненных
Для руководителей на вкладке Мои задачи в боковой панели отображаются папки Задачи подчиненных и Согласования подчиненных. Просматривая эти списки, вы можете контролировать работу своих сотрудников — их задачи, которые выполняются, просрочены или были завершены, а также подписи, которые были согласованы, отклонены или ожидают вынесения резолюции.
Задачи подчиненных
Заместители
Чтобы работа не останавливалась во время вашего отсутствия, при уходе в отпуск или на больничный назначьте временного заместителя. Если вы не можете самостоятельно сделать это, попросите кого-то из ваших коллег. На указанный период заместитель получает права на доступ к вашим задачам, комментариям и подписям.
Переход к разделу "Заместители"
Подробнее см. в разделе Заместители.
Уведомления
Чтобы вас не отвлекали лишние комментарии и уведомления, настройте их — отметьте только те типы событий, которые важны для вас.
Переход к разделу "Уведомления"
Например, уведомления об отправленных лично вам сообщениях лучше включить.
Если у вас большой поток запрашиваемых подписей, можно отключить уведомления о каждой подписи. Если же подписи запрашиваются нечасто, уведомления можно оставить включенными, чтобы процессы двигались быстро и не ожидали подолгу вашей резолюции.
Уведомления об изменении отдельных полей задач можно выключить — скорее всего, это слишком незначительные события, чтобы отслеживать их.
|
|---|
Подробнее см. в разделе Уведомления.
Информирование
В "Первой Форме" есть несколько способов проинформировать сотрудников о новостях компании, наиболее удобные — публикация объявлений, приказов и корпоративных новостей.
Объявления
Объявление – это информация, которую нужно донести до сотрудников, но при этом от них не требуется формального подтверждения ознакомления с этой информацией. Например, это может быть приглашение на корпоративный праздник, сообщение о новом режиме работы столовой и т.п.
Для объявлений в системе выделяется и специальным образом настраивается отдельная категория.
Для публикации очередного объявления создайте новую задачу в этой категории. Заполните Текст объявления, при необходимости вложите файлы (например, схему проезда, подробные инструкции, пригласительные билеты и т.п.). Укажите список сотрудников, которых надо ознакомить с объявлением.
Периодически неактуальные объявления отправляйте в архив, при этом все сотрудники получат дополнительное оповещение об этом факте.
Для удобства на стартовой странице может быть настроен виджет с текстами объявлений.
Пример виджета объявлений
Приказы
Приказы – это объявления, требующие более формального подхода к ознакомлению сотрудников с текстом. Например, это может быть приказ о вводе в действие нового регламента.
Для приказов в системе также выделяется и специальным образом настраивается отдельная категория.
Для публикации приказа создайте новую задачу в этой категории. Суть приказа обозначьте в тексте задачи, при необходимости приложите файлы с полным текстом приказа. В поле "Кому" укажите группу "Все сотрудники" или задайте список сотрудников, которых надо ознакомить с документом. Обязательно укажите срок задачи (т.е. срок ознакомления с приказом) и включите параметр Каждому исполнителю – отдельную копию.
В момент публикации приказа каждому сотруднику из указанного списка в рабочий календарь будет поставлена персональная задача на ознакомление — завершение этой задачи является формальным подтверждением того, что сотрудник ознакомился с приказом (аналог росписи в листе ознакомления). Сотрудник, ответственный за публикацию объявлений, сможет отслеживать статусы этих задач. При необходимости может быть настроено автоматическое формирование печатной копии листа ознакомления.
Периодически неактуальные приказы отправляйте в архив, при этом все сотрудники получат дополнительное оповещение об этом факте (например, приказ о вводе в действие нового регламента необходимо отправить в архив, когда этот регламент устареет).
Новости
Новости — это объявления, которые публикуются на портале в заранее настроенном дизайне. Обычно каждая новость сопровождается иллюстрацией или видео. Новости могут выводиться списком или плитками.
Пример виджета новостей
Всплывающие новости
Всплывающие новости — это новости, обязательные к прочтению. Они отображаются не на портале, а в отдельном окне поверх основного интерфейса системы. Окно с новостью открывается пользователю в момент его входа в систему "Первая Форма" и не может быть свернуто или отодвинуто. Закрытие окна пользователем считается подтверждением того, что тот ознакомился с предложенной информацией, и в следующий раз эта новость ему отображаться не будет.
Если в категории опубликовано несколько новостей, то они будут отображаться пользователю по очереди, по одной новости при каждом следующем открытии "Первой Формы".
Полезные ссылки для администраторов
