В "Первой Форме" есть несколько способов проинформировать сотрудников о новостях компании, наиболее удобные - публикация объявлений, приказов и корпоративных новостей.
Объявления
Объявление – это информация, которую нужно донести до сотрудников, но при этом от них не требуется формального подтверждения ознакомления с этой информацией. Например, это может быть приглашение на корпоративный праздник, сообщение о новом режиме работы столовой и т.п.
Для объявлений в системе выделяется и специальным образом настраивается отдельная категория (настройки можно посмотреть в Методическом руководстве администратора).
Для публикации очередного объявления создайте новую задачу в этой категории. Текст объявления разместите в поле "Текст", при необходимости вложите файлы (например, схему проезда, подробные инструкции, пригласительные билеты и т.п.). В поле "Копия" укажите список сотрудников, которых надо ознакомить с объявлением (или поставьте группу "Все сотрудники" или аналогичную в вашей компании). В момент публикации задачи все указанные сотрудники получат уведомления, смогут перейти в данную задачу и ознакомиться с ней.
Периодически неактуальные объявления отправляйте в архив, при этом все сотрудники получат дополнительное оповещение об этом факте.
Для удобства на стартовой странице может быть настроен портальный блок с текстами объявлений.
Объявления.
Приказы
Приказы – это объявления, требующие более формального подхода к ознакомлению сотрудников с текстом. Например, это может быть приказ о вводе в действие нового регламента.
Для приказов в системе также выделяется и специальным образом настраивается отдельная категория (настройки можно посмотреть в Методическом руководстве администратора).
Для публикации приказа создайте новую задачу в этой категории. Суть приказа обозначьте в тексте задачи, при необходимости приложите файлы с полным текстом приказа. В поле "Кому" укажите группу "Все сотрудники" или задайте список сотрудников, которых надо ознакомить с документом. ОБЯЗАТЕЛЬНО укажите срок задачи (т.е. срок ознакомления с приказом) и включите параметр "Каждому исполнителю – отдельную копию".
В момент публикации приказа каждому сотруднику из указанного списка в рабочий календарь будет поставлена персональная задача на ознакомление - завершение этой задачи является формальным подтверждением того, что сотрудник ознакомился с приказом (аналог росписи в листе ознакомления). Сотрудник, ответственный за публикацию объявлений, сможет отслеживать статусы этих задач. При необходимости может быть настроено автоматическое формирование печатной копии листа ознакомления.
Периодически неактуальные приказы отправляйте в архив, при этом все сотрудники получат дополнительное оповещение об этом факте (например, приказ о вводе в действие нового регламента необходимо отправить в архив, когда этот регламент устареет).
Новости
Новости - это объявления, которые публикуются на портале в заранее настроенном дизайне. Обычно каждая новость сопровождается иллюстрацией или видео. Новости могут выводиться списком или плитками.
 Новости списком. |
 Новости плитками. |
Для новостей можно включить отображение автора объявления, а также числа просмотров, лайков и комментариев.
Информация о новости.
Всплывающие новости
Всплывающие новости - это новости, обязательные к прочтению. Они отображаются не на портале, а в отдельном окне поверх основного интерфейса системы. Окно с новостью открывается пользователю в момент его входа в систему "Первая Форма" и не может быть свернуто или отодвинуто. Закрытие окна пользователем считается подтверждением того, что тот ознакомился с предложенной информацией, и в следующий раз эта новость ему отображаться не будет.
Если в категории опубликовано несколько новостей, то они будут отображаться пользователю по очереди, по одной новости при каждом следующем открытии "Первой Формы".
