Для ускорения работы с большими потоками бумажных документов можно использовать штрих-коды.
Для генерации штрих-кодов на документах, создаваемых в системе "Первая Форма", можно использовать дизайнер отчетов FastReport или собственный шаблонизатор печатных документов. В этом случае документ будет сразу создаваться со своим уникальным штрих-кодом.
Для генерации штрих-кодов для документов, которые приходят от контрагентов и вносятся в "Первую Форму", используйте генератор штрих-кодов из дизайнера отчетов FastReport. Такой штрих-код нужно будет наложить на электронный документ или на скан-копию бумажного документа.
В дальнейшем чтобы вызвать нужный документ в системе, достаточно отсканировать штрих-код с бумажного документа.
Ускорить процесс подготовки документов можно также используя готовые изображения печатей. Сохраните изображение печати в отдельном файле на прозрачном фоне, а затем с помощью смарт-автоматизации накладывайте это изображение поверх согласованных документов. Также вы можете использовать изображение печати при генерации шаблона печатного документа.
Наложение штрих-кода или печати на документ
Смарт-автоматизация (вызов смарт-пакета) для наложения штрих-кода или печати может быть реализована как на переходе по маршруту, так и по нажатию смарт-кнопки.
Подготовка
В категории должны быть настроены:
•ДП (возможно, скрытый), в который будет записываться файл с изображением (штрих-кодом или печатью). В примере ниже он называется Штамп;
•ДП, в котором хранится файл с документом, на который накладывается изображение. В примере ниже он называется Файл документа.
Для генерации штрих-кода можно использовать отчет FastReport, который будет содержать только изображение на прозрачном фоне. В FastReport для этого есть специальный объект BarcodeObject:
Отчет FastReport с изображением на прозрачном фоне
|
|---|
Наложение печати
Смарт-пакет для наложения печати включает два смарт-действия:
1. Наложить изображение на документ
Наложение штрих-кода
Поскольку штрих-код нужно сначала сгенерировать, а потом уже накладывать на документ, смарт-пакет включает дополнительные смарт-действия:
3. Наложить изображение на документ
Распознавание документа по штрих-коду
Для автоматизации работы со штрих-кодами с помощью смартов необходим файл CRM.dll, который нужно получить в службе техподдержки и скопировать в папку приложения "Первая Форма". После этого в списке смарт-действий появится действие Связывание файла с задачей по штрих-коду.
Для сканирования можно использовать собственная утилита сканирования.
Примерные сценарии использования:
•Распознавание одного документа
•Поточное распознавание документов
Распознавание одного документа
В системе есть задача с договором, который необходимо согласовать с внешним контрагентом. В этой задаче по преднастроенному шаблону создается файл с текстом договора и штрих-кодом, который генерируется на основе ID задачи или номера договора. Этот файл распечатывается и в бумажном виде отправляется контрагенту на подпись. Подписанный договор возвращается в канцелярию, где его сканируют и вкладывают в файловое хранилище (не занимаясь "ручным" поиском задачи по номеру). Штрих-код распознается системой, и файл автоматически вкладывается в соответствующую задачу.
При большом документообороте подобная автоматизация позволит значительно ускорить работу канцелярии, сократить рутинную работу и избежать потери документов, которые поступили но были вложены в неправильную задачу.
Механизм распознавания штрих-кодов поддерживается для файлов jpg, gif, png, tiff, pdf.
Порядок настройки
1. В категории привяжите к событию Вложение файла пакет действий со смарт-действием Связывание файла с задаче по штрих-коду.
Привязка пакета к событию
2. Отредактируйте смарт-действие — настройте параметр Вложенный файл с помощью смарт-выражения.
Настройка параметра
Пример шаблона FastReport для генерации документа со штрих-кодом. Тип штрих-кода может быть и другим.
Шаблон для генерации документа со штрих-кодом
Поточное распознавание документов
Исполнителю поступает на разбор пачка бумажных документов. Для каждого документа исполнитель создает задачу. После создания задачи автоматически формируется уникальный штрих-код и вкладывается в ДП. Исполнитель распечатывает этот штрих-код на первом листе документа.
Таким образом обрабатываются все документы и снова складываются в пачку: началом очередного документа служит лист со штрих-кодом на титульном листе, остальные страницы этого документа не содержат штрих-кодов.
Обработанная пачка документов вкладывается в поточный сканер. Отсканированные листы распределяются по файлам и на основе штрих-кодов вкладываются в соответствующие задачи (это можно автоматизировать с помощью смарт-действия Связывание файла с задаче по штрих-коду с включенным флажком Разбить файл на части, ориентируясь на штрихкоды).
