Руководство администратора

Файлы, с которыми ведется работа в системе, хранятся либо в файловом хранилище, либо в таблицах БД. Файловое хранилище состоит из трех разделов: в разделе Мои задачи хранятся личные файлы пользователя, в разделе Общие файлы хранятся файлы, предназначенные для совместного использования, а в разделе Файлы в задачах — файлы, вложенные в задачи "через скрепку" или через комментарий.

В разделах Мои задачи и Общие задачи структура вложенных папок свободная — пользователи могут создавать, переименовывать, перемещать и удалять папки, если у них есть на это соответствующие права.

В разделе Файлы в задачах структура папок строго соответствует дереву категорий и не может быть изменена или дополнена.

Файлы, вложенные напрямую в задачу, всегда автоматически попадают в файловое хранилище в раздел Файлы в задачах, в соответствующую папку (категорию) и задачу.

Файл, вложенный в задачу, помещается в файловое хранилище.

Файлы, вложенные в ДП "Файл" или в колонку ДП "Таблица", автоматически не попадают в раздел "Файлы в задачах".

Привязка папки файлового хранилища к задаче

Для некоторых бизнес-задач удобно иметь единое место хранения файлов, вложенных в задачу и ДП — например, все документы, предоставленные кандидатом на вакансию, просто вкладываются в задачу, а обязательные документы, такие как CV или скан-копия диплома, вкладываются в предназначенные для них ДП. Для создания такого единого места хранения всех файлов задачи необходимо "привязать" к задаче определенную папку из файлового хранилища. Это делается с помощью смарт-действия Связать файловую папку с задачей, которое может вызываться, например, сразу после создания задачи.

Привязка задачи к папке файлового хранилища.

Путь к папке (относительно раздела Общие файлы) может либо задаваться как фиксированное значение, либо формироваться смарт-выражением.

После отработки такого пакета действий все файлы, вложенные в задачу или в ДП, будут попадать в "привязанную" папку.

Возможен и альтернативный вариант использования "привязанной" папки: сначала все нужные файлы вкладываются в эту папку или в одну из вложенных в нее папок, а затем, по мере необходимости, загружаются оттуда в соответствующие ДП. Для этого в ДП "Файл" необходимо разрешить загрузку из хранилища. Чтобы файлы можно было вкладывать только из "привязанной" папки, в настройках ДП надо также отключить возможность загрузки файлов из файловой системы.

Настройка возможности загрузки ДП из файлового хранилища и файловой системы.

Права пользователей в связанных папках файлового хранилища

При создании связи задачи с папкой в файловом хранилище пользователям предоставляются такие же права доступа к папке, какие у них есть в задаче. Эти права формируются на основе:

•прав доступа для групп на категорию,

•прав доступа согласно тегам или смарт-доступу,

•прав согласно роли пользователя в задаче (подписчик получает права, при удалении из подписчиков пользователь теряет эти права).

Таким образом, пользователь получает право на просмотр и редактирование папки в файловом хранилище если хоть по какому-то праву пользователь видит связанную с папкой задачу. Если все задачи, связанные с папкой, завершены, то редактирование папки запрещено.