Система "Первая Форма" может быть интегрирована с различными почтовыми серверами, что позволяет создавать автоматические почтовые рассылки и уведомления для пользователей.
Список почтовых серверов
Для редактирования сервера нажмите на соответствующую строку в списке.
Чтобы исключить почтовый сервер из списка поддерживаемых системой, нажмите кнопку Удалить на форме или выберите пункт Удалить в контекстном меню строки.
По клику на ссылку Почтовые ящики в конце строки откроется список почтовых ящиков, размещенных на данном сервере.
В данном списке по клику на строку открывается окно настройки ящика, а по клику на кнопку Удалить в конце строки ящик удаляется.
Список почтовых ящиков на сервере
Почтовые уведомления
Для получения почтовых уведомлений предварительно необходимо:
1. Адрес SMTP, порт SMTP.
2. Адрес IMAP, порт IMAP.
3. Почтовый сервер должен быть доступен с веб-серверов.
4. Наличие системного почтового ящика, который будет отправлять сообщения.
Очередь на отправку
По кнопке Очередь на отправку на главной странице почты открывается отчет, предназначенный для мониторинга статуса отправки электронных писем.
Отчет содержит уникальный идентификатор записи очереди, идентификатор конкретного письма, дату постановки письма в очередь на отправку, число неуспешных попыток отправить письмо и информацию о возникшей ошибке при попытке отправки. Эта страница позволяет оперативно отслеживать состояние почтовых отправлений и своевременно устранять возможные проблемы, возникающие в процессе доставки электронной корреспонденции.
Администратор имеет возможность воспользоваться функцией очистки очереди путем нажатия кнопки Очистить очередь. Это действие удаляет все существующие записи из очереди.
Очередь на отправку
В пользовательском интерфейсе
"Первая Форма" может обеспечить функциональные возможности клиентского приложения, подобного Outlook и др, и может работать не только с серверами "Первой Формы", но также с mail.ru, yandex.ru, gmail.com. Данные почтового сервера "Первой Формы" указываются в Общих настройках приложения (блок Система).
Чтобы значок Почта появился на навигационной панели пользователя, необходимо настроить ему доступ в почту (подробнее настройки описаны в Руководстве администратора).
Добавление внешних почтовых ящиков выполняется в интерфейсе пользователя во вкладке Почта на панели навигации при нажатии на кнопку Создать.
Добавление первого почтового ящика
Если во вкладке уже есть почтовые ящики, добавить новый можно по кнопке + (1), либо с помощью контекстного меню (2).
Добавление почтового ящика из контекстного меню
При работе со встроенным почтовым клиентом пользователь может:
•создать задачу из письма;
•связать письмо с уже существующей задачей;
•написать письмо из задачи.
Письма, получаемые и отправляемые через встроенный почтовый клиент, хранятся в базе данных "Первой Формы".
Создание задачи на основе входящего письма
В "Первой Форме" есть два способа автоматизации процесса создания новой задачи из электронного письма:
•Привязка почтового ящика к категории. Этот способ описан здесь. В этом случае по каждому письму, полученному на данный почтовый ящик, всегда создается задача в связанной категории.
•Настройка почтовой смарт-автоматизации. В этом случае полученные письма анализируются, и если выполнены необходимые условия, тогда создается задача или выполняются какие-то другие действия. Этот способ более гибкий и не требует выделения отдельного почтового ящика для каждой категории. Например, можно создать один почтовый ящик для входящих обращений и затем сортировать поступающую почту исходя из темы письма, его содержания, адреса отправителя и др., и выполнять различные действия — создавать задачи в разных категориях, направлять уведомления нужным пользователям, актуализировать ДП в категориях и т.п.
