Show/Hide Toolbars

Руководство администратора

Орг. структура (Прежний интерфейс)

Ссылки Назад Вверх Вперед

Первым шагом настройки "Первой Формы" обычно становится создание орг. структуры и списка пользователей.

Орг.структура используется:

для понимания и удобного визуального представления организационной иерархии компании;

для определения руководителя пользователя. Это необходимо, в частности, при эскалировании задач и подписей, а также при управлении доступом руководителей к задачам своих подчиненных. Поэтому при описании орг.структуры важно правильно отразить реальную иерархию подразделений и должностей.

В "Первой Форме" орг.структуру и учетные записи пользователей можно создавать следующими способами:

1 способ: Путем загрузки из Active Directory. Обычно данные из AD используются для первоначальной загрузки списка пользователей, а в дальнейшем настраивается синхронизация учетных записей пользователей.

2 способ: Путем загрузки из приложений "1С:Предприятие". Этот способ удобен, если учет в 1С ведется давно и приложения содержат актуальные, хорошо структурированные данные. В дальнейшем также настраивается синхронизация — односторонний или двусторонний обмен данными между "Первой Формой" и 1С.

3 способ: Путем импорта данных из внешнего источника — например, из другого бизнес-приложения. Импорт может выполняться вручную время от времени или автоматически по расписанию.

4 способ: Вручную, в интерфейсе администратора (или путем загрузки из файла Excel). Этот способ применяется, если в организации не используются AD или приложения 1С, или если данные в них не соответствуют тем, какие должны быть в "Первой Форме" (например, если с 1С работают, в основном, другие пользователи или если в "Первой Форме" надо отобразить другую оргструктуру — не штатное расписание, а функциональную структуру). Инструменты по созданию и настройке учетных записей пользователей описаны в Руководстве администратора.

Преимущества первых трех способов заключаются в том, что актуальность данных обеспечивается автоматически, администраторам не приходится дублировать операции по добавлению\удалению пользователей и подразделений. Таким образом, сокращаются трудозатраты и уменьшается вероятность ошибок.

Преимущество четвертого способа — в том, что можно создать и поддерживать орг.структуру, оптимальную для автоматизации бизнес-процессов в "Первой Форме".

Для перехода к настройкам организационной структуры компании нажмите кнопку Орг.структура.

org_structure_menu

Переход к редактированию орг. структуры

Интерфейс управления орг.структурой позволяет:

добавлять новые элементы;

редактировать элементы орг.структуры;

обновлять группы, связанные с элементами орг.структуры.

org_structure_main

Просмотр и редактирование орг. структуры.

При включенном флажке "Отображать неактуальные орг. единицы" в орг.структуре отображаются также подразделения и должности, в которых в настоящее время нет работающих сотрудников. Такие подразделения и должности отображаются серым цветом.

warning_icon   Перед настройкой орг.структуры необходимо сначала настроить типы орг.структуры, на основании которых формируется сама орг.структура.

Организационная и функциональная структура

В "Первой Форме" можно отображать как организационную, так и функциональную структуру. Организационная структура обычно соответствует официально утвержденному штатному расписанию, тогда как функциональная формируется исходя из функций подразделений и обязанностей сотрудников. Именно функциональная орг.структура обычно лучше подходит для автоматизации бизнес-процессов, в частности, для контроля ответственности и прав доступа.

Пример: в распределенном холдинге в каждом филиале есть свой менеджер по работе с клиентами. По территориальному признаку менеджер подчиняется руководителю своего филиала. Но функционально все менеджеры подчиняются коммерческому директору холдинга, и именно он привлекается при эскалировании подписей или задач. Чтобы реализовать в "Первой Форме" подобное подчинение, нужна функциональная орг.структура, а не организационная.

orgstructure_schema

Взаимосвязь организационных и функциональных единиц

Связь между организационными и функциональными единицами настраивается в блоке "Должности" (он отображается только для конечных элементов организационной структуры и для всех элементов функциональной структуры). Для организационных единиц в блоке "Должности" указывается только одна должность (в соответствии со штатным расписанием). Функциональные единицы отличаются тем, что могут объединять (включать в себя) несколько организационных единиц — различных по наименованию, но близких по функциональным обязанностям. Поэтому для функциональных единиц в блоке "Должности" могут быть указаны несколько должностей.

Для описанного выше примера настройки будут выглядеть так:

Для элемента организационной структуры

Кликните мышью для просмотра изображения в полном размере

Настройка организационной единицы

Для элемента функциональной структуры

Кликните мышью для просмотра изображения в полном размере

Настройка функциональной единицы

При изменении штатного расписания и, соответственно, организационной структуры эти изменения могут быть легко отображены в функциональной структуре.

Функциональными могут быть не только конечные элементы (соответствующие должностям), но и элементы любого уровня (например, соответствующие подразделениям, департаментам, филиалам и т.п.). Так, в примере выше организационные единицы "Филиал1", "Филиал2" и "Филиал 3" могут быть объединены (привязаны) к общей функциональный единице "Территориальные филиалы".

Добавление элемента орг.структуры

Чтобы добавить новый элемент в орг. структуру, введите название этого элемента в поле "Имя", выберите родительский элемент в пункте "Входит в" и назначьте "Тип" орг. единицы (типы задаются здесь), а затем нажмите кнопку Добавить.

org_structure_item_add

Добавление орг. единицы

Редактирование орг. единицы

Для редактирования какого-либо из элементов орг. структуры щелкните по нему левой кнопкой мыши. Откроется окно редактирования единицы орг. структуры. После внесения изменений нажмите кнопку Сохранить .

org_structure_item_edit

Просмотр и редактирование орг. единицы

Редактирование орг. единицы с типом "Должность"

Редактирование элемента орг. структуры с типом "Должность" производится аналогичным образом, при этом также имеется возможность указать руководителя и настроить функциональные орг. единицы в блоке "Должности", расположенном справа.

position_edit

Просмотр и редактирование орг. единицы с типом "Должность"

Поле

Описание

Название

Наименование единицы орг. структуры

Примечание

Текст, который будет выведен в пользовательском интерфейсе. Максимально текст отображается в 3 строки.

Пример настройки:

orgstructure_notes_admin

Отображение в пользовательском интерфейсе:

orgstructure_notes

Комментарий

Служебный текст, отображается только в интерфейсе администрирования

Входит в

Принадлежность редактируемой единицы орг. структуры к дереву орг. структуры (к родительской организационной единице)

Тип

Тип организационной единицы

Связанная группа

Для управления правами пользователей удобно каждой орг. единице сопоставлять пользовательскую группу.

Если для орг. единицы еще не создана связанная группа, то  рядом с полем будут отображаться кнопки Связать с группой и Создать группы для всей ветки.

group_not_linked

По нажатию на кнопку Связать с группой будет автоматически создана группа с названием в соответствии с иерархией данной орг. единицы.

По нажатию на кнопку Создать группы для всей ветки такие группы будут созданы сразу для данной орг. единицы и всех дочерних орг. единиц.

Если для орг. единицы уже есть связанная группа, то будет отображаться название этой группы и кнопка Разорвать связь.

По нажатию на кнопку Разорвать связь будет предложено не только разорвать связь, но и удалить связанную группу.

Связанные группы не могут редактироваться в разделе "Группы". Состав участников групп, связанных с орг. единицей, автоматически синхронизируется с составом участников орг. единиц: при добавлении\удалении пользователя в орг. единицу он автоматически добавляется\удаляется в группу.

В связанную с орг. единицей группу включаются:

пользователи, которые непосредственно входят в эту орг. единицу;

связанные группы дочерних орг. единиц.

warning_icon   Если орг. структура существенно менялась,  в т.ч. менялась структурная принадлежность и подчиненность орг. единиц, то можно обновить и группы, связанные с орг. единицами. Для этого нажмите кнопку Обновить вложенность связанных групп. Вы можете обновить вложенность групп как для всей орг.структуры, так и для выбранной ветки – для этого выберите орг.единицу в выпадающем списке рядом с кнопкой Обновить вложенность связанных групп. При обновлении вложенности синхронизируется состав участников.

GUID из 1С

Актуален при синхронизации пользователей с 1С.

Актуальный

Если флажок включен, то данный элемент на текущий момент времени является актуальным для отображения в пользовательском интерфейсе и активен для выбора в профиле пользователя (данная настройка проставляется автоматически при создании орг. структуры).

Не показывать в орг. структуре

Не отображать элемент в орг. структуре в пользовательском интерфейсе.

Руководитель

Отображается только для должностей. Если флажок включен, то должность считается руководящей для родительской орг. единицы.

Функциональная единица

В системе предусмотрены два способа организации включения должностей в организационную структуру компании (два вида орг.единиц):

1. Организационная. Одна должность может назначаться нескольким сотрудникам из разных подразделений. Например, есть два различных филиала, в каждом из них есть должность "Бухгалтер".

2. Функциональная. Несколько должностей могут быть объединены в функциональную единицу по определенному признаку. Например, все бухгалтеры из различных филиалов составляют функциональную единицу "Объединенная бухгалтерия".

Для изменения вида организационной единицы с организационной на функциональную необходимо поставить флажокfunctional_item , после чего к функциональной единице необходимо добавить должности в блоке "Должности", расположенном справа.

Не показывать информацию о пользователе

Если данный флажок включен, то информация о пользователе, принадлежащем данной орг. единице, не будет отображаться

Является коммерческой информацией

Если данный флажок включен, то информация об орг. единице будет доступна только тем группам пользователей, которые обладают правом видеть коммерческую информацию

Блок "Должности"

В блоке "Должности" настраивается связь между организационными и функциональными единицами.

Для организационных единиц в блоке "Должность" может быть указана только одна должность. Например, для бухгалтера из Филиала1 и для бухгалтера из Филиала2 должна быть указана должность "Бухгалтер"; для главных бухгалтеров из Филиала1 и Филиала2 — должность "Главный бухгалтер".

Для функциональных единиц в блоке "Должность" могут быть указаны несколько должностей. Например, для функционального подразделения "Сводная бухгалтерия" должны быть указаны должности "Бухгалтер" и "Главный бухгалтер". Таким образом, это функциональное подразделение объединит всех бухгалтеров и главных бухгалтеров из всех филиалов.

Блок "Состав"

Таблица в блоке "Состав" содержит список пользователей, входящих в  данную орг. единицу. Чтобы отредактировать запись, щелкните по ней левой кнопки мыши. Откроется форма редактирования информации о пользователе.

Чтобы добавить в таблицу еще одного или нескольких пользователей, занимающих эту должность, укажите их в поле "Добавить пользователей" и нажмите кнопку Добавить.

Справочник сотрудников и орг.структура организации

В пользовательском интерфейсе доступны для просмотра справочник сотрудников и орг. структура компании:

users_orgchart

Справочник сотрудников и орг.структура компании

В качестве источников данных для них используются хранимые процедуры tc_workersdictionary и OrgChart.sql.

Для справочника сотрудников можно использовать другой источник данных — собственную хранимую процедуру. Ее нужно указать в пользовательских настройках в ключе customWorkersDictionarySP. Если ключ не указан, то будет использоваться стандартный источник данных.

Полезные ссылки