Если задача должна содержать (или обычно содержит) файл с определенным содержимым, то для его хранения лучше использовать ДП типа "Файл". Например, в задачу в категории "Анкеты соискателей" обычно вкладывается скан-копия заполненной стандартной анкеты. Для этого в задаче создан специальный ДП:
ДП типа "Файл" на карточке задачи.
Если в задачу вкладывается заранее не определенное число файлов произвольного содержания (например, если соискатель вместе с анкетой предоставил рекомендации, копии дипломов, портфолио и т.п.), то они вкладываются не в ДП, а непосредственно в задачу.
 |
 |
Файлы, вложенные в задачу. |
|
Действия с файлом
При наведении курсора мыши на название файла рядом с ним "всплывают" кнопки для выполнения различных действий с файлом:
Всплывающие иконки для работы с файлом.
Вложение файла
Удобнее всего вкладывать файлы с помощью комментариев - так можно проинформировать о вложенном файле только нужных пользователей.
Файл, вложенный в комментарий.
Менее удобный способ - вложить файл через панель инструментов ("скрепкой"). В этом случае комментарий о вложении отправляется всем подписчикам задачи, что может быть расценено ими как спам.
Вложить файл в задачу.
Просмотр и редактирование
Для просмотра и редактирования вложенных файлов есть несколько возможностей:
1.Просмотреть или отредактировать документы Word (doc, docx), электронные таблицы (xls, xlsx), презентации (ppt, pptx) или изображения (jpg, png, gif) можно непосредственно в браузере (для этого используется технология WebApps. Данная технология работает на любых устройствах, обеспечивающих доступ к "Первой Форме", включая планшеты и телефоны на платформах iOS и Android).
Просмотр и редактирование документа в браузере.
2. Один и тот же документа могут одновременно редактировать несколько пользователей (для этого используется технология WebDAV). В этом случае документ, хранящийся в "Первой Форме", может быть открыт в обычном офисном приложении, без необходимости скачивания файла на диск компьютера. После внесения изменений пользователь сохраняет файл, и документ автоматически загружается в "Первую Форму" без промежуточного сохранения на диск.
Просмотр и редактирование с помощью WebDAV.
3. Файл можно сохранить на диск и работать с ним в обычном режиме, а затем загрузить снова в задачу или в ДП.
Возможность редактирования документа в браузере (технология WebApps), возможность совместного редактирования документа (технология WebDAV), а также способ редактирования по умолчанию (т.е. по клику на название файла) определяются в настройках приложения. Эти настройки может изменять только технический специалист.
Версии файла
При редактировании файлов сохраняется версионность: каждое сохранение фиксируется как новая версия файла, к которой можно вернуться при необходимости.
Если вы несколько раз вложите в задачу файл с одинаковым названием, это также будет расценено как несколько версий одного и того же файла.
Поиск файлов в системе
Для поиска файла, вложенного в "Первую Форму", используйте возможности поиска вложений.
Удаление файла
Если вы хотите удалить файл из задачи без возможности восстановления, откройте все вложения и нажмите кнопку 
в конце нужной строки:
Удаление файла, вложенного в задачу.
Хранение файлов
Если вы хотите хранить файлы без привязки к конкретной задаче, используйте возможности файлового хранилища.
