Для пользователей и групп можно настроить генерацию автоматических уведомлений о действиях с задачами в категории. На странице Уведомления в таблице отображается список адресатов, для которых настроены такие уведомления.
Настройки уведомлений и автоматизации при событиях в задаче
Для добавления адресатов используйте поле "Кому": выберите в нем пользователей или группы пользователей, которые должны получать уведомления, и нажмите кнопку Добавить.
Добавление адресата
Возможность выбора пользователя из ДП отображается, если в категории есть ДП "Выпадающий список". ДП должно содержать ID пользователя.
Указанные пользователи будут добавлены в таблицу Настройки уведомлений и автоматизации при событиях в задаче.
Для редактирования настроек уведомлений для адресата нажмите на нужную строку в списке, внесите изменения и нажмите кнопку Сохранить.
Редактирование настроек уведомлений
Типы уведомлений
Уведомление |
Описание |
|---|---|
Добавить в исполнители |
При постановке задачи пользователь будет добавлен в исполнители. Выбор возможен только из тех пользователей, у кого есть право "Исполнять" в данной категории |
Назначить ответственным |
При постановке задачи пользователь будет не только добавлен в исполнители, но и назначен ответственным исполнителем. Уведомление также генерируется, когда пользователь назначается ответственным исполнителем в задаче |
Автоматически подписать на задачу |
При постановке задачи пользователь будет добавлен в подписчики |
Новая задача в этой категории |
Пользователь получит уведомление о создании новой задачи в категории |
Смена срока в задаче, на которые вы подписаны |
Пользователь получит уведомление об изменении срока выполнения задачи |
Отклонение задачи |
Пользователь получит уведомление об отклонении задачи |
В системе настроены два задания, отвечающие за информирование пользователей о просроченных задачах:
•задание, генерирующее комментарии в просроченных задачах (OverdueCommentsNotificationJob),
•задание, отвечающее за почтовую рассылку по просроченным задачам (OverdueNotificationJob).
Оба задания запускаются по таймеру (по умолчанию — ежедневно в 17 часов).
Формат отчета и формат письма, в которое вкладывается отчет, жестко зашиты в коде (в стандартном отчете "Информация по просроченным задачам") и не редактируются.
Комментарий пишется в задачу если соблюдены два условия:
•В настройках категории выбрана опция: Напоминание ... о приближении срока выполнения задачи;
•В общих настройках приложения включен параметр Разрешена работа с почтой.
На генерацию комментариев и писем о просроченных задачах в категории совместно влияют два параметра:
•Опция Исключить из отчета о просроченных сроках на странице Основные настройки определяет, исключена ли категория из процедуры формирования уведомлений.
•Параметр В отчет о просроченных задачах включать задачи со статусами на странице Уведомления определяет, включена ли категория в процедуру формирования уведомлений.
В отчет будут попадать задачи, которые находятся в статусах, указанных в данном блоке. Чтобы добавить статус, выберите его в выпадающем списке и нажмите кнопку Добавить.
Параметр В отчет о просроченных задачах включать задачи со статусами имеет больший вес:
•Если для задач в определенных статусах должны генерироваться уведомления, то они будут генерироваться даже при включенном параметре Исключить из отчета о просроченных сроках.
•Если для задач в определенных статусах могут не генерироваться уведомления, то они не будут генерироваться даже при выключенном параметре Исключить из отчета о просроченных сроках.
Порядок выполнения
|
|---|
Например, если смарт-выражением для задачи назначается ответственный исполнитель Пользователь А, а настройками по умолчанию — ответственный исполнитель Пользователь Б, то в итоге в задаче будет ответственный исполнитель Пользователь Б.
Смарт-действие, настроенное в категории
Уведомления, настроенные в категории
Рекомендации
Заказчик, исполнители и иногда подписчики должны получать уведомления о важных событиях, связанных с задачами. В "Первой Форме" есть встроенная система уведомлений, которые генерируются автоматически при наступлении определенных событий. Но на автоматические уведомления полагаться не стоит, т.к. пользователь может выборочно отключить для себя получение уведомлений. Мы рекомендуем настроить смарт-автоматизацию для отправки обязательных уведомлений по всем важным событиям в ходе бизнес-процесса.
Необходимо соблюдать баланс при настройке уведомлений:
•Если пользователь не получит уведомление о важном событии, выполнение задачи может застопориться. Это грозит несоблюдением сроков и для данной задачи, и для связанных с ней задач, которые ждут ее завершения.
•Если пользователь будет получать слишком много уведомлений, он начнет расценивать их как спам и перестанет обращать на них внимание. При этом увеличивается риск пропустить действительно важные уведомления о событиях, требующих быстрой реакции.
Как настроить отправку уведомления
Уведомления могут отправляться:
•Отдельным смарт-действием Отправить комментарий (реже — Отправить email). В этом случае можно указать конкретных адресатов уведомления.
•Различными смарт-действиями, в которых есть соответствующая опция. Например, если в смарт-действиях Добавить исполнителя или Изменить срок не включен параметр Не писать комментарий, то уведомление о соответствующем событии будет отправлено всем подписчикам задачи.
