Show/Hide Toolbars

Полное руководство администратора

Системный календарь и календарные категории

Ссылки Назад Вверх Вперед

Для работы с календарными событиями в "Первой Форме" используется системная категория "Календарь" в разделе "Системный". Но часто в системе реализуются бизнес-процессы, которые напрямую привязаны к календарным событиям:

встречи и звонки клиентам в модуле CRM,

планирование совещаний, и т.п.

Категории, в которых ставятся такие задачи, можно объявить календарными. Задачи из таких категорий также будут отображаются в календарях пользователей и синхронизироваться с Exchange. При этом сохранятся все особенности настроенных бизнес-процессов, такие как уникальный маршрут, запросы подписей, контроль прав, назначение исполнителей, контроль обязательных полей и пр.

Чтобы объявить категорию календарной, включите флажок "Является календарем" на вкладке "Основные настройки":

cats_calendar

Объявление категории календарем.

!warning При включении флажка "Является календарем" в категорию будут добавлены ДП, необходимые для работы с календарными событиями, а также добавлен статус "Отклонена" в маршрут задачи (если он отсутствовал). Все повторения, настроенные в задачах, будут удалены. Возможность добавлять новые повторения будет отключена. Если в приложении включена синхронизация с Exchange, новые задачи (события) будут участвовать в синхронизации, а созданные ранее - нет.
При отключении флажка ДП и маршрут категории не изменятся. Новые задачи не будут синхронизироваться с Exchange, для созданных ранее задач синхронизация сохранится. Все задачи из данной категории перестанут отображаться в календаре. Возможность настройки повторений будет включена.

При включении признака "Является календарем" в категорию добавляются следующие ДП:

ДП

Обязательное поле

Рекомендуется делать скрытым

Тип

Описание

С

да

 

Дата и время

Дата и время начала встречи. Автоматически синхронизируется с основным параметром "Дата начала работы"

По

да

 

Дата и время

Дата и время окончания встречи. Автоматически синхронизируется с основным параметром "Срок"

Вид

да

 

Выпадающий список

Выбор из настроенных в системе типов отсутствий

Вне офиса

 

 

Флажок

Признак, проходит ли встреча в офисе или вне его

Место

 

 

Текст

Название места встречи или адрес

Категории

 

да

Текст

Название категории Outlook, к которой отнесится данное календарное событие

UniqueID

 

да

Текст

Служебный параметр

Занятость

да

 

Выпадающий список

Выбор из настроенных в системе статусов отсутствий

Описание встречи

 

 

Большой текст с форматированием

Описание встречи

Участники встречи

 

 

Адресаты Email

Список участников встречи

Исключить из синхронизации с Exchange

 

 

Число

Признак, должна ли задача синхронизироваться с календарем Exchange,  если такая синхронизация в системе включена (флажок "Синхронизировать календарь с Exchange" в Общих настройках приложения)

Частная встреча

 

 

Флажок

Если флажок включен, для пользователей, которые не являются участниками встречи, описание встречи в календарях будет скрыто, вместо него будет отображаться только тип занятости

Есть встреча организатора

 

да

Флажок

Признак, является ли данная задача задачей организатора

Целый день

 

 

Флажок

Если флажок включен, то время начала встречи указывается как 00 часов 00 минут в день начала встречи, а время окончания - 00 часов 00 минут в день, следующий за днем окончания встречи

Тема события

 

 

Текст

Тема события синхронизируется с Exchange.

В календаре отображается не тема, а текст задачи

Организатор

 

да

Выбор пользователей

Организатор встречи

Встреча организатора

 

да

Lookup

Ссылка на задачу в одной из календарных категорий, которая является задачей организатора

ExchangeUniqueID

 

да

Текст

Служебный параметр

CalendarEPCleanGlobalObjectId

 

да

Текст

Служебный параметр

Настройка календарной категории

1.Рекомендуется включить флажок "Не помечать задачи просроченными" в Основных настройках категории, в блоке "Основное". Если его не включить, прошедшие календарные события будут считаться просроченными и будут увеличивать счетчик индикатора просроченных задач.

2.Рекомендуется отключить флажок "Параметр "срок" обязателен" в Основных настройках категории, в блоке "Сроки". Если его не отключить, то при постановке задачи срок окончания события придется вводить дважды - в поле "Срок" и в ДП "По".  

3.Проанализируйте маршрут календарной категории. Обратите особое внимание на переходы, где настроены параметры "Срок перехода", "Срок берется из ДП", "Действие с датой начала работы", "Сбросить срок"; на статусы, где настроен параметр "Заполняется дата завершения", а также на другие настройки, затрагивающие дату начала работы или срок,: в календарных категориях они автоматически синхронизируются с ДП "С" и "По", от которых зависит отображение задачи в календаре.
Кроме того, на переходах в терминальные статусы в параметре "Действие с датой начала работы" рекомендуется установить значение "не менять". Тогда если пользователь отменил или завершил календарную задачу заранее, она будет корректно отображаться в календаре.

Настройка контекстного меню календаря

В календарном представлении по клику правой кнопкой мыши вызывается контекстное меню для быстрой постановки задач. По умолчанию в этом меню отображаются пункты "Событие в календаре" (1) для постановки события в системном календаре, затем список всех календарных категорий (с включенной настройкой "Является календарем"), если такие категории есть (2), и затем пункт "Задача в категории" (3) (здесь можно выбрать категорию для постановки задачи).

calendar_context_menu1

Стандартное контекстное меню календарного представления.

Вы можете изменить контекстное меню и задать в нем свой список категорий. Для этого в пользовательских настройках приложения добавьте ключ CalendarPopupMenuSubcats и перечислите в нем ID категорий, которые должны отображаться в контекстном меню (в виде массива - в квадратных скобках, через запятую).

calendar_context_menu2

Измененное контекстное меню календарного представления.

Особенность работы с календарными событиями

Особенность работы с календарными событиями заключается в том, что для каждого события создаются несколько задач - по числу участников события:

задача, которая создается организатором (инициатором) события, называется "задача организатора". Она является основной для последующего управления календарным событием - переноса сроков, изменения списка участников и пр. Задача организатора может создаваться как в системной календарной категории, так и в любой из дополнительных календарных категорий.

для каждого участника события (помимо организатора) создается отдельная задача. Такие задачи называются "задачи участников", они всегда создаются в системной категории "Календарь".

!warning В календарных категориях создаются только задачи организатора. При этом задачи участников автоматически создаются в системной категории "Календарь".
При изменении даты/времени события эти изменения вносятся (вручную или с помощью автоматизаций) только в задачу организатора. В задачи участников изменения синхронизируются автоматически.

Задачи из календарных категорий могут отображаться в календаре даже в терминальном статусе (т.е. завершенные или отклоненные), это определяется настройкой категории "Отображать задачи в терминальном статусе в календарном представлении" на вкладке "Внешний вид и шаблоны". Задачи из НЕкалендарных категорий в календаре видны только в активных статусах.

Подробнее о работе с календарными событиями (внесении изменений и просмотре статусов участников) см. в Руководстве пользователя.

Особенности работы со временем календарных событий

!warning В календарных категориях ДП "С" (дата и время начала события) автоматически синхронизируется с параметром задачи "Дата начала работы", а ДП "По" (дата и время окончания события) - с параметром задачи "Срок". Синхронизация действует в обе стороны.

Синхронизация с календарем Exchange

Календарные события могут синхронизироваться с календарем Exchange. Для этого необходимо, чтобы в Общих настройках приложения был включен флажок "Синхронизировать календарь с Exchange".

Полезные ссылки