Руководство пользователя

Существующие задачи, имеющие типы Для проектов и Для проектных задач, по умолчанию отображаются в интерфейсе "Первой Формы" как обычные задачи. Чтобы перейти к интерфейсу проектного управления, в любой задаче, относящейся к проекту, нажмите кнопку Проект.

Кнопка перехода в проектный интерфейс

В проектном интерфейсе задачи отображаются в виде полос на временной шкале. В левой части отображается список задач с колонками:

В правой части проектного интерфейса отображается диаграмма Ганта: начало полосы соответствует дате постановки задачи; конец — сроку выполнения.

Рабочие дни и часы на диаграмме отображаются белым цветом, а выходные, праздничные дни и нерабочие часы в соответствии с производственным календарем — серым цветом.

Проектный интерфейс

Управлять задачами можно как из табличной части интерфейса, так и с диаграммы Ганта. Например, объединить задачи в группу можно перетаскиванием строк, а задать сроки — растягиванием соответствующей полосы на таймлайне. Гант по умолчанию открывается по масштабу проекта и масштабируется от часов до лет.

При изменении сроков на Ганте данные в табличной части обновляются в онлайн-режиме

Для создания связи на диаграмме Ганта кликните на первую задачу, затем зажмите и потяните от маленького квадратика в середине ее правого или левого края (в зависимости от типа связи) ко второй задаче. Появится линия связи.

В Ганте можно задать четыре вида связей:

•Окончание-Начало — Самый распространенный. Следующая задача не может начаться, пока не закончится предыдущая.

•Начало-Начало — Вторая задача не может начаться, пока не начнется первая. Они могут выполняться параллельно с небольшим отрывом.

•Окончание-Окончание — Вторая задача не может закончиться, пока не закончится первая. Часто это задачи, идущие параллельно и завершающиеся одновременно для начала следующего этапа.

•Начало-Окончание — Редко используется. Вторая задача не может закончиться, пока не начнется первая. Чаще относится к ресурсам (например, старый оператор дежурит, пока не придет новый).

Также можно установить зависимость одной задачи от нескольких: например, производство нового продукта не запустится, пока не будут выбраны поставщики сырья и разработана маркетинговая кампания.

Связи между задачами влияют на автоматическое планирование: если начать перемещать по таймлайну одну задачу, все зависимые также будут двигаться. Также есть отдельное свойство "Старт проекта" — в нём можно установить дату начала, и первые задачи подвинутся к ней.

В зависимости от того, какую связь вы установили, Гант автоматически переместит полосу задачи по таймлайну. Например, к концу зависимой задачи, как на картинке

При работе в конкретном проекте система запоминает установленный пользователем порядок, видимость и ширину колонок табличной части, а также выбранный масштаб графика и положение разделителя между графиком и таблицей.

Создание нового проекта

Для создания нового проекта создайте новую задачу в категории с типом Для проектов. После перехода в проектный интерфейс откроется визуализация иерархии подзадач в виде диаграммы Ганта, с возможностью удобного управления всей массой задач в едином интерфейсе. Ширину левой и правой областей (списка задач и диаграммы Ганта) можно регулировать, перемещая мышкой разделяющую их полосу.

Панель инструментов

Элементы панели инструментов:

Контекстное меню колонки

Нажатием правой кнопкой мыши на название колонки вызывается контекстное меню для управления составом колонок в табличной части.

Контекстное меню колонки

Контекстное меню задачи

Нажатием правой кнопкой мыши на задачу в списке вызывается контекстное меню с базовыми действиями.

Контекстное меню задачи

Подсказка

Клик по временной шкале на диаграмме Ганта отображает подсказку со следующей информацией:

•Название

•Дата начала

•Дата окончания

•Длительность в днях

•Процент выполнения

Отображение подсказки

Цветовое обозначение

Черным цветом в табличной части проектного интерфейса отображаются задачи в активном статусе, а серым цветом — завершенные задачи, включая отклоненные.

Цвет задачи на диаграмме Ганта соответствует ее текущему статусу:

Двусторонняя передача данных между проектными задачами и реальными задачами в системе

Информация между проектными задачами и задачами в "Первой Форме" не обновляется автоматически.

Чтобы перенести все внесенные изменения из проектного интерфейса в связанные с ним реальные задачи, используйте кнопку и выберите действие Отправить изменения из плана в задачи. Все данные автоматически обновятся в полях соответствующей задачи (#Задача).

Если вы внесли изменения непосредственно в реальные задачи, для переноса всех правок в проектный интерфейс нажмите кнопку и выберите действие Импортировать с нужным вариантом. Это действие приведет к полному обновлению проектного интерфейса согласно актуальным данным.

Список действий

Обновляются следующие поля: наименование (текст задачи), дата начала работ, срок, исполнители и заказчик. Выбор ресурсов и заполнение ресурсов плановым временем происходит только при заполнении из планировщика в "План" в задачи. Обратного отображения из задач в план на данный момент не предусмотрено.

Если требуется изменить данные не для всех задач, вы можете отметить нужные строки с помощью галочек в табличной части проектного управления. В этом случае при нажатии кнопки Отправить изменения из плана в задачи изменения из плана будут перенесены только в отмеченные реальные задачи. А при выборе варианта из пункта Импортировать обновятся исключительно выбранные строки. При отметке проектной задачи на верхнем уровне автоматически выделяется все дерево нижестоящих элементов

Выбор задач в табличной части

Если вы внесли изменения в проектный интерфейс, но еще не отправили их в реальные задачи, последующая операция копирования данных из реальных задач может привести к перезаписи ваших изменений, сделанных в проектном интерфейсе, и наоборот. Рекомендуем сначала отправлять актуальные данные перед выполнением обратного копирования.

При возникновении ошибок во время синхронизации данных между проектными задачами и задачами системы, а также при их создании, отображается окно с детальным описанием возникшей проблемы и номером соответствующей задачи в виде активной ссылки.

Пример ошибки

В проектных задачах при переносе из реальных задач в план проекта автоматически проставляются типы связей: “начало-конец”, “начало-начало”, “конец-конец” или “конец-начало”. Связь типа “просто связь” не создается. Связи отображаются только для тех задач, которые были загружены в проект. Если у задачи есть проектные связи, но она не является родительской или подзадачей и не добавлена в план, то такие связи не переносятся и не отображаются.

При отправке задач из плана проекта обратно в реальные задачи связи сохраняются только для выбранных задач. Если выбрана задача А, связанная с задачей Б, но задача Б не выбрана, то задача Б не отправляется, и связь между ними также не передается.

Если задача создается впервые, она сначала добавляется, а затем для нее устанавливаются связи.

Связи задач в проекте

Вы можете устанавливать зависимости между задачами на Диаграмме Ганта с помощью создания связей. При наведении мышью на временную шкалу задачи-предшественника рядом с ней как справа, так и слева становится доступна иконка в виде шара - для создания связи необходимо нажать на нее мышью и удерживая довести до временной шкалы задачи-последователя — в результате между задачами появится стрелка. Стрелки-связи не зависят о вложенности задач.

Устанавливать и очищать связи между задачами на Диаграмме Ганта также возможно из табличной части. Для этого используются колонки "Предшествующие" и "Последующие". После указания в таблице предшественника или последователя на Диаграмме Ганта между задачами отображается связь в виде стрелок, при удалении значения в колонке — связь удаляется.

 

Базовый план

В выпадающем меню Базовый план панели инструментов доступен выбор доступных планов для сравнения с текущим. Задачи выбранного плана будут отображаться на диаграмме Ганта вместе с задачами текущего плана. В режиме сравнения активным является только текущий план, сравниваемый план неактивен и недоступен для редактирования, на диаграмме Ганта его задачи отображаются серым цветом. Даты базового плана заполнятся автоматически по текущим датам основного.

Пункт Базовый план из связанных задач отображает базовый план из фактических связанных в системе задач, что позволяет сравнить виртуальный план с реальными задачами.

Базовый план

Временные рамки проекта

Временные рамки проекта визуально обозначаются вертикальными чертами синего цвета в правой части проектного интерфейса. Эти границы уникальны для каждой версии проекта. Временные рамки проекта устанавливаются в Настройках проекта, которые доступны по кнопке в панели навигации.

По умолчанию всем задачам назначается календарь Полные дни и праздники с расчетом 24 часа в сутки, который устанавливается при создании проекта, но его можно переключить на производственный календарь (8-часовой рабочий день) с автоматическим пересчетом дат — поэтому выбор календаря лучше делать сразу при создании проекта. При этом для каждой задачи в отдельности можно изменить календарь расчета в колонке Календарь.

В табличной части проекта поле Длительность отображает количество рабочих часов/дней согласно выбранному календарю, но вводится в днях, а отображается в часах. Колонка Календарных дней показывает общую продолжительность задачи в сутках (24 часа = 1 день). При смене режима проекта (например, с 24-часового на производственный календарь) даты задач пересчитываются, но при повторном обновлении из физических задач они возвращаются к исходным значениям, изменяя лишь калькуляцию. Важно учитывать, что бронирование ресурсов зависит от календаря: в 24-часовом режиме сотрудник будет занят полные сутки, а в 8-часовом — только рабочие часы без учета выходных. При необходимости можно добавить календарь Полные дни и праздники для расчета продолжительности подряд без учета выходных, что повлияет на все связанные вычисления и бронирования.

Настройки проекта

Логика установки временных рамок:

•При импорте реальных задач в проектный интерфейс дата начала проекта берется непосредственно из системного параметра задачи Дата начала. Если данное поле отсутствует или пустое, автоматически подставляется дата создания задачи. Дата окончания проекта заполняется значением из поля Срок в задаче. Если срок в задаче отсутствует, в качестве даты окончания проекта устанавливается следующий за датой начала день.

•При создании новых задач в системе из проектного управления дата начала устанавливается автоматически при создании новой задачи. Если поле скрыто, система пропускает это поле и создает задачу, оставляя его незаполненным. Срок задачи устанавливается в соответствии с датой окончания проектной задачи. Если данная категория задач не требует указания срока, соответствующее поле также остается пустым.

•При обновлении уже созданных задач, если "Дата начала" не скрыта и указана в задаче, система проверяет ее наличие и применяет соответствующую дату в проектное управление. Аналогично обрабатывается поле "Срок" — при наличии значения оно переносится в проектное управление. Если какое-либо из полей отсутствует, никаких изменений не производится.

Между датой начала и датой окончания проекта должен пройти минимум один день. Дата окончания не может быть установлена ранее, чем на день позже даты начала. Если в задаче проекта не установлен срок, дата окончания автоматически заполняется на следующий день после даты начала.

По умолчанию дата начала проекта представляет собой визуальное обозначение на графике, аналогично дате окончания в ручном режиме. Задачи смогут начинаться как до, так и после указанной даты.

Если опция Задачи не ранее начала проекта активна, дата начала проекта выступает как отправная точка — она управляет всеми задачами, сдвигая их таким образом, чтобы ни одна задача не начиналась раньше установленной даты. Импортированные задачи с более ранними сроками будут автоматически перенесены на начало проекта.

По умолчанию дата окончания заполняется автоматически. При ручном режиме установки срока доступна смена даты окончания из проектного интерфейса.

Измененные данные сохраняются в текущей версии плана и применяются к соответствующим полям в задаче. После установки рамок проекта задачи смогут перемещаться только внутри установленного диапазона дат.

 

Версия проекта

В панели инструментов доступно поле для выбора текущей версии проекта. Версия создается при создании проекта и выбирается в поле автоматически.

Выбор версии из выпадающего списка

Вы можете выбрать уже существующую версию проекта из доступных вариантов в выпадающем списке, либо создать новую версию по кнопке в панели инструментов.

При создании новой версии проекта, если имеется открытая версия проекта, по умолчанию предлагается режим Дублировать проект, позволяющий дублировать в новой версии текущий проект.

Режим "Дублировать проект" при создании версии

Вы можете создать как пустую версию, так и копировать в нее существующие данные при создании в режиме Новый проект.

Режим "Новый проект" при создании версии

•Создать новый проект — будет создана новая версия проекта без задач.

•Создать и импортировать все проектные задачи, без производственных — будет создана версия, в которой будут находиться все проектные задачи текущего проекта, исключая производственные.

•Создать и импортировать все задачи. Проектные и производственные — будет создана полная копия текущего проекта со всеми его данными.

По кнопке в списке доступных вариантов в выпадающем списке по кнопке вы можете отредактировать название созданной версии.

Окно редактирования версии

Отличие между базовым планом и версией в следующем:

•базовый план сохраняет даты, сроки и продолжительность, не меняя состав задач;

•версия сохраняет отдельный набор задач и базовые планы для них.

История изменений

Вы можете посмотреть историю изменений проекта по кнопке в панели инструментов.

История изменений

Нажатием правой кнопкой мыши на сохранение в списке вызывается контекстное меню с базовыми действиями:

Действия с сохранением

Большой набор ограничений и условий

Проектное управление на базе "Первой Формы" подходит для долгосрочных проектов с сотнями задач. Для гибкости вы можете настраивать дополнительные условия автопланирования. Например, зафиксировать:

•длительность в днях, и тогда трудозатраты на неё не повлияют;

•трудозатраты в часах, и тогда срок может быть любым;

•единицы в рублях, и тогда система подстроит срок и трудозатраты под бюджет и выбранные ресурсы.

Также можно установить дату, с которой начнет действовать ограничение задачи. Это позволяет гибче планировать проект и точнее фокусировать исполнителей

Вы можете задать запаздывание по дням между двумя связанными задачами, и тогда подвинуть зависимую задачу на более ранний срок не получится, и раннее начало и окончание, если вы планируете выполнить действие досрочно. Кроме того, в системе есть восемь видов ограничений:

•старт "как можно позже" и "как можно раньше" — гибкое расположение задачи в хронологии проекта.

•фиксированное начало и окончание — строгие дедлайны задач.

•старт "не позже" и "не раньше" — гибкое начало с пределом по сроку.

•окончание "не позже" и "не раньше" — гибкий дедлайн.

Если выставить ограничение "как можно позже", задача переместится в конец проекта

Здесь также действует автоматизация массовой работы — если вы решите что-то подвинуть, все связанные задачи тоже переместятся. Ограничения тоже учитываются — система подсвечивает конфликты планирования и выдаёт предупреждение.

Сейчас в системе можно настроить производственный календарь для всей компании. Он учитывается при распределении ресурсов и планировании сроков задач в проекте, а также при исполнении и в автоматизациях производственных задач.

Полезные ссылки для администраторов

Настройка проектов