Show/Hide Toolbars

Руководство администратора

dev_icon Скоро эта страница будет выглядеть по-новому

Модуль проектного управления, интегрированный в "Первую Форму", реализует основные функции, связанные с управлением сроками и ресурсами проектов. Настройки, необходимые для управления проектной деятельностью, выполняются в интерфейсе администратора.

Методика использования модуля проектного управления описана в Руководстве пользователя.

Настройки проектной деятельности представляют собой постановку совокупности задач, связанных по типу "родительская-дочерняя". Постановка задач осуществляется в табличном виде с автоматическим заполнением срока и последующим отображением сроков проектных задач на диаграмме Ганта.

cats_prop_projects

Редактирование настроек категории. Вкладка "Проектная деятельность"

Категория с типом "(выбран по умолчанию)" не имеет отношения к проектной деятельности, это настройка указывается по умолчанию для обычных категорий.

Чтобы назначить категорию проектной, необходимо выбрать соответствующий тип категории.

Тип категории "Для проектов"

Для проектов – категория, в которую будут ставиться задачи проекта ("родительская" категория в рамках проектной деятельности).

Можно создать одну или несколько новых категорий либо использовать уже существующие в системе. Для таких категорий в настройках на вкладке "Проекты" необходимо указать тип категории "Для проектных задач".

Кроме того, потребуется настроить некоторые переходы в маршруте.

cats_projects

Настройки проектной категории

Параметр

Описание

Декомпозиция

Несколько декомпозиций

Если настройка активна, то в проекте поддерживаются несколько независимых друг от друга иерархических структур для проектных задач

Название

Название декомпозиции (дерева иерархии)

Разрешить задачи из иных категорий

Если настройка отключена, то в иерархию могут быть включены задачи только из категорий, указанных в колонке "Категория декомпозиции"

Категория декомпозиции

По нажатию на иконку !detailsInNewWindow открывается окно для выбора категорий, в которых содержатся задачи данной декомпозиции

Для проектов

Масштаб по умолчанию

Определяет отображаемые периоды длительности проекта:

project_time

Не отображать время у дат

Если настройка активна, то даты используются без времени (удобно для длительных проектов)

Создавать проектные задачи по умолчанию в категорию

Категория, в которую будут перенесены задачи при переводе проекта в реализацию.

warning_icon До перевода проекта в реализацию проектные задачи находятся в категории "Проектные задачи" в Системном разделе

Открывать форму создания новой задачи при создании нового проекта

Если настройка активна, то при создании нового проекта он будет открываться в виде карточки задачи, а если настройка отключена — в виде диаграммы Ганта

Блок финансов

Параметр для планируемой суммы

ДП для хранения планируемой суммы затрат по проекту

Параметр для фактической суммы

ДП для хранения фактической стоимости проекта

Валюта

Валюта, в которой буде вестись учет


В таблице ниже указываются категории, в которых хранятся финансовые данные по проекту

warning_icon Чтобы категорию можно было назначить проектной, в ней не должно быть ДП, обязательных к заполнению.

Тип категории "Для проектных задач"

Для проектных задач — категория, в которой будут учитываться работы по проекту ("дочерняя" категория в рамках проектной деятельности). В эту категорию будут поставлены подзадачи по клику “Создать подзадачу" из контекстного меню проектной задачи на Диаграмме Ганта в проектном интерфейсе.

cats_project_tasks

Настройки категории для проектных задач

Чтобы установить связь между проектом и его проектными задачами, надо в категории с типом "Для проектов" в настройках на вкладке "Проектная деятельность" по кнопке "Создавать проектные задачи по умолчанию в категорию" !points_button выбрать категорию, имеющую тип "Для проектных задач". В эту категорию будут по умолчанию попадать проектные задачи при передаче проекта в реализацию.

warning_icon Чтобы категорию можно было назначить проектной, в ней не должно быть доп.параметров, обязательных к заполнению. Если необходимы проверки заполнения ДП, их можно реализовать с помощью смартов. Кроме того, во всех категориях, имеющих отношение к проектной деятельности, на вкладке "Основные настройки" должен быть выключен флажок "Параметр "срок" — обязателен" и включен флажок "Разрешить движение по маршруту и назначение исполнителей в просроченной задаче, изменение срока в прошедшем времени".

Новый проектный интерфейс

Начиная с версии 2.261 Лира в "Первой Форме" используется новый проектный интерфейс.

cats_properties_projects_new

Пример проекта

Переход к новому проектному интерфейсу из карточки задачи осуществляется по кнопке "Проектный гант".

В отличие от кнопок "Старый Гант" и "Новый Гант", которые включаются в конфигурации тулбара, отображене кнопки перехода к проектному интерфейсу настраивается следующим образом:

1. В категории с типом "Проект" создать ДП "Таблица".

2. Добавить следующие колонки:

ProjectJSON — Большой текст без форматирования, режим колонки — "Невидимая".

Имя версии — Текст

Ссылка на гант — Блок кнопок.

В настройках блока кнопок необходимо создать новую ссылку с произвольным названием. В поле "JavaScript выражение" задать console.log(123), а в поле URL задать смарт выражение с расчетом ссылки на Гант для строки:

cats_properties_projects-new_gantt2

Смарт-выражение в поле URL

cats_properties_projects-new_gantt2_button

Свойства кнопки "Ссылка на гант"

Дата создания — Дата и время

Автор — Выбор пользователей

Дата изменения — Дата и время

cats_properties_projects_new_ep_table

Настройки ДП "Таблица"

3. В пользовательский ключ custom-app-settings добавить параметр ProjectTableJSONExtParamID и указать в его значении ID созданного ДП "Таблица". Пример: "ProjectTableJSONExtParamID": 86610

Обратите внимание: после добавления ID в значение ключа параметр будет автоматически скрыт из карточки задачи, независимо от его настроек видимости.

4. При необходимости выдать ограниченный доступ к кнопке (по умолчанию она отображается для всех). Доступ на возможность перехода к новому проектному интерфейсу (видимость кнопки) зависит от настроек доступа к ДП.

Настройка прав доступа

Для работы с категориями типа "Для проектов" и "Для проектных задач" необходимо настроить права доступа. Права предоставляются в соответствующих категориях на вкладке "Доступ":

general_rights

Настройка прав доступа

Для работы пользователям необходимо предоставить права на следующие действия:

Исполнять;

Переносить срок;

Редактировать исполнителей;

Создавать задачи.

Настройка маршрута

В категориях, предназначенных для хранения проектных задач, необходимо настроить два перехода в маршруте. Для этого надо перейти на вкладку "Маршрут" и нажать на кнопку "Дизайнер бизнес-процессов".

designer_menu_button

Переход к дизайнеру процесса

1. Для настройки автоматической установки времени начала работы необходимо отредактировать переход, соответствующий запуску процесса на выполнение (в типовом варианте —  из статуса "Новая" в статус "Выполняется"):

designer_start

Маршрут категории

В настройках перехода в поле "Действие с датой начала работы" надо выбрать значение "Заполнять текущим временем" либо "Заполнять текущим временем, если пустая".

designer_start_2

Настройка перехода

2. Для настройки автоматической установки времени завершения работы необходимо отредактировать терминальные статусы — статусы, соответствующие завершению деятельности по задаче (в типовом варианте — статус "Завершена" и "Отклонена").

designer_finish

Терминальный статус маршрута

В настройках терминального статуса необходимо включить флажок "Заполняется дата завершения":

designer_finish_2

Настройка статуса

После выполнения настроек у задач, которые в соответствии с иерархией (деревом подзадач) попадают в выбранный проект, автоматически появляются все реквизиты, необходимые для управления проектной деятельностью.

Проектные работы можно размещать в любой категории системы, имеющей соответствующий тип. В каждой из таких категорий задачи могут иметь собственный настроенный маршрут, что не противоречит их объединению в едином проекте.

Настройки для управления финансами проекта

1. Необходимо создать два дополнительных параметра типа "Число" для хранения плановых и фактических затрат по проекту. Созданные доп.параметры необходимо привязать к категориям, которые будут использоваться для учета финансов. Таких категорий может быть несколько — например, они могут использоваться для разделения внешнего и внутреннего финансирования. В этом случае на диаграмме Ганта платежи будут отображаться разными цветами. В каждой такой категории должен быть зарегистрирован хотя бы один из этих доп. параметров.

finances_tasks

Привязка ДП к категории для учета финансов

warning_icon Категории для учета финансов не должны иметь настройку "Для проектных задач".

2. Для категорий, которые будут использоваться для учета финансов, надо настроить права доступа.

3. В категории типа "Для проектов" на вкладке "Проектная деятельность" надо настроить поля "Параметр для планируемой суммы" и "Параметр для фактической суммы", заполнив их доп.параметрами из пункта 1. Также необходимо заполнить поле "Валюта". В таблицу ниже необходимо добавить все категории типа "Для проектных задач", предназначенные для учета финансовых данных, а также задать цвета, которыми будут обозначаться новые задачи в этих категориях:

finances_block

Привязка финансовых ДП к проектной категории

warning_icon Чтобы на диаграмме Ганта отображались суммы платежей, а не текст финансовой задачи, может потребоваться настройка автоматизации.

warning_icon Проверьте также правильность настройки проектного модуля ShowExtParamsInProjects в файле web.config!

Отчеты по проекту

Отчеты, которые относятся к проектной деятельности, должны быть настроены на контекст "Задача" и относиться к категории с типом "Для проектов".

Автоматизации

Подписи для финансовых задач на диаграмме Ганта

По умолчанию на диаграмме рядом с вехой отображается текст задачи, а не сумма платежа. Чтобы на диаграмме отображались суммы, надо либо вручную вводить сумму в поле "Текст задачи", либо формировать текст задачи автоматически с помощью механизма смартов.

Создание единой папки для хранения проектной документации

Чтобы все проектные документы автоматически помещались в единую папку, необходимо "привязать" к проекту папку из файлового хранилища. Это делается с помощью смарт-действия "Связать файловую папку с задачей", которое может вызываться, например, сразу после создания задачи. Подробнее привязка описана здесь. Подобную автоматизацию можно настроить, например, в головной задаче проекта и его подзадачах первого уровня.

Создание связей по срокам

При создании связи с помощью смарт-действия вы можете указать тип создаваемой связи:

project_link_smart

Смарт-действие для создания связи между задачами

При редактировании смарт-выражений можно напрямую обращаться к объекту "Связанные задачи":

project_link_smart_1

Обращение к связанным задачам в смартах

Для обращения к задачам, связанным по срокам, используйте параметр TypeID, он соответствует одному из четырех типов связей:

TypeID = 1    "начало -> начало",

TypeID = 2    "начало -> конец",

TypeID = 3    "конец -> начало",

TypeID = 4    "конец -> конец".

Кликните мышью для просмотра изображения в полном размере

Смарт-выражение для создания связи между задачами

Формирование проектной команды

Часто при работе с проектом желательно ограничивать выбор исполнителей участниками проектной команды. Для этого можно использовать различные инструменты, реализованные в "Первой Форме". Их можно использовать как по отдельности, так и комбинируя.

Способ 1. Специальные пользователи

Если проектные команды не фиксированные, а формируются под каждый проект, то удобно использовать функционал специальных пользователей: список специальных пользователей формируется с помощью смарт-выражения. Затем это выражение указывается в настройках выбранных категорий (например, категорий проектных задач). Тогда в пользовательском режиме в этих категориях при выборе исполнителя и подписчика специальные пользователи будет отображаться в отдельной ветке:

project_team

Настройка ДП "Выпадающий список" для выбора пользователей

warning_icon Функционал специальных пользователей не ограничивает выбор, а лишь ускоряет его (поскольку всего в системе может быть заведено несколько десятков или сотен пользователей)

Пример

Достоинства способа

Недостатки способа

Управлять списком участников проектной команды можно в пользовательском режиме, без привлечения системных администраторов.

Ответственным за управление может быть назначен руководитель проекта (если право на редактирование ДП "Таблица" будет предоставлено только ему).

Настройка специальных пользователей ускоряет выбор, но не ограничивает его. Для ограничения выбора необходимо настроить дополнительную автоматизацию (см. способ 2).

Ограничение действует только при выборе исполнителей и подписчиков, но не распространяется на  функционал ресурсного планирования.

Способ 2. Смарт-автоматизация

В развитие способа 1, вы можете в проектных категориях настроить смарт-автоматизацию, которая будет отменять назначение исполнителей, не входящих в проектную команду. Смарт-фильтр строится как отрицание смарт-выражения из пункта с из примера для способа 1.

project_team_smart_filter

Смарт-автоматизация для отмены назначения исполнителя, не входящего в проектную команду

Способ 3. Ограничения на планирование ресурсов

Также в развитие способа 1, вы можете в проектных категориях исключить возможность внесения плановых и фактических затрат для сотрудников, не входящих в проектную команду, ограничив видимость блока ресурсов: в настройках категории на вкладке "Ресурсное планирование", в параметре "Отображать блок ресурсного планирования по smart-фильтру". Смарт-фильтр также строится на основе смарт-выражения из пункта с из примера для способа 1.

project_team_res

Ограничение видимости блока ресурсов

Способ 4. Права доступа для групп

Если в организации есть несколько устоявшихся проектных команд, можно для каждой команды создать по отдельной группе и отдельному разделу. В каждом разделе необходимо настроить категории для проектов и проектных задач. Доступ к каждому разделу (и его категориям) необходимо предоставить только участникам соответствующей группы.

Достоинства способа

Недостатки способа

Данный способ не только ускоряет выбор пользователей, но и ограничивает его.

Ограничение действует не только на заказчиков, исполнителей и подписчиков, но и на функционал ресурсного планирования.

Управлять списком участников проектной команды можно только в режиме администрирования;

Если к выполнению проектных задач будут привлекаться пользователи, не входящие в проектную команду, они не смогут вносить свои плановые и фактические затраты, поскольку для этого им необходимо право "Исполнять" в категории, а доступ к исполнению предоставлен только участникам проектной команды.

Полезные ссылки