Названия
Категории
Мы рекомендуем формулировать название БП и соответствующей ему категории лаконично и информативно, чтобы любой сотрудник мог однозначно определить суть процесса, не прибегая к помощи коллег. Например, "Служебные записки" или "Входящая корреспонденция".
Разделы
Схожие по тематике категории удобно группировать в разделы.
Например, категории, в которых ведется работа с контрагентами (планируются звонки и встречи, регистрируются сделки и т.п.) можно объединить в раздел CRM; категории, в которых регистрируются служебные записки и приказы — в раздел ОРД (организационно-распорядительская документация); категории для ведения кадрового документооборота (отпуска, вакансии, приемы и увольнения) — в раздел HR, и т.д.
Экземпляры (сущности)
По умолчанию все задачи в системе называются Задача. Но часто пользователям удобно, когда в конкретной категории задачи имеют более "говорящие" названия — например, Договор, Опрос, Клиент и т.п. Такое название задается на вкладке "Вид", в блоке Шаблоны, в поле Название сущности. В этом же блоке настраиваются текст кнопки постановки задачи (например, "Запустить процедуру согласования") и другие тексты, влияющие на внешний вид карточки задачи.
Тексты задач
Для одних категорий тексты задач разнообразные и формулируются пользователями. Для других категорий тексты удобнее делать единообразными. Особенно это касается справочников. В этом случае нужно настроить автоматическое формирование текста задач и запретить вносить изменения вручную.
Например, название задачи в справочной категории "Договоры" может состоять из номера договора, даты заключения договора, типа договора и названия контрагента — примерно так:
Договор №123 от 01.02.2002, аренда помещения, ООО "Ромашка"
Если текст задачи должен строго соответствовать определенному формату (шаблону), то имеет смысл присвоить параметру Текст на вкладке "Основные настройки" значение Запретить вносить текст задачи, Тогда можно будет настроить формирование текста с помощью смартов, и пользователи не смогут изменить его. Это удобно, например, для формирования справочников или типовых задач. Определить это текст можно в поле Шаблон для автогенерации текста задачи на вкладке "Вид".
Сроки
Блок настройки сроков расположен на вкладке "Основные настройки".
Чаще всего параметр "Режим установки срока" ставится в значение "обязателен" или "включен", поскольку для большинства задач важно соблюдение сроков. Значение "отключен" используется для справочных категорий.
Если все задачи более-менее однотипны и срок их выполнения примерно одинаков, то имеет смысл установить "Срок по умолчанию". Хотя чаще срок устанавливается для отдельных этапов выполнения задач, и делается это с помощью смарт-автоматизации.
Если категория используется для отображения каких-либо событий (например, взаимодействий с клиентами, получения документов и т.п.) и важно, чтобы все эти события были зафиксированы в правильной хронологической последовательности, включите флажок "Разрешить движение по маршруту и назначение исполнителей в просроченной задаче, изменение срока в прошедшем времени". Таким образом, даже если по каким-то причинам событие вносится в систему задним числом, оно все равно займет правильное место в хронологии. С помощью этого же флажка можно разрешить или запретить завершение просроченных задач без переноса срока и указания причины.
Участники БП
Заказчик
Каждая задача в "Первой Форме" обязательно имеет заказчика и без указания заказчика не может быть создана.
Если задача создается вручную, то по умолчанию заказчиком назначается текущий пользователь. Если же задача создается смарт-автоматизацией, то необходимо продумать, кого назначить заказчиком. Как правило, это пользователь, который заинтересован в результате выполнения задачи. Если заинтересованных сотрудников несколько, то один из них назначается заказчиком, а остальные — подписчиками. Они смогут следить за ходом выполнения БП и получать уведомления.
Если задача создается автоматически на определенном этапе сложного БП как подзадача, то ее заказчиком обычно назначается заказчик основной (головной) задачи.
Если нет конкретного сотрудника, заинтересованного в том, чтобы контролировать результаты задачи (например, в категориях-справочниках), то заказчиком лучше назначать служебного пользователя Робот 1Ф (Systemrobot).
Исполнители
Для определения исполнителей необходимо выяснить, сотрудники какой группы или орг.единицы ответственны за выполнение данного БП.
В "Первой Форме" возможно создание задачи без назначения исполнителя. Такие задачи могут быть в справочных категориях. В остальных случаях у задач без исполнителя более высокие риски не быть выполненными в срок. Поэтому в обычных, не справочных категориях мы рекомендуем всегда продумывать БП так, чтобы у каждой задачи был исполнитель.
Если задачи данной категории могут быть с самого начала четко поделены между исполнителями, то на вкладке "Основные настройки" имеет смысл установить значение параметра "Назначение исполнителя" равным "Назначение исполнителя при постановке обязательно". Если же распределение задач между исполнителями производится централизованно, руководителем или, например, диспетчером, то значение этого параметра следует установить равным "Запретить назначение исполнителя при постановке".
Если включен флажок "Разрешить последнему исполнителю снимать с себя исполнение", то могут возникать ситуации, когда задачи, уже переданные ранее на исполнение конкретному сотруднику (или сотрудникам), снова остаются без исполнителей. Поэтому при включенном флажке стоит предусмотреть специальные средства контроля — например, генерировать уведомления заказчику или руководителю подразделения.
Если вам нужно строго ограничить круг пользователей, которые имеют доступ к задаче, обратите внимание на режим конфиденциальности.
Комментарии
Включенный флажок "Запретить отправлять комментарии без выбора адресатов" позволит избежать ситуации, когда сообщение или комментарий о вложенном файле автоматически рассылаются всем подписчикам задачи. И напротив, если в задачах предполагается вести широкое обсуждение с привлечением большого числа участников, то удобнее при отправке комментария не перечислять всех адресатов, а отправлять его сразу всем подписчикам. В таком случае флажок следует выключить.
Пользователям можно полностью запретить создавать комментарии в задачах. Для этого надо включить флажок "Запретить добавление комментариев". В этом случае окно для ввода комментария будет скрыто, но лента комментариев останется — по ней можно отслеживать изменение системных параметров и ДП.
HTML в тексте задач
Флажок Разрешить HTML в тексте задачи рекомендуется отключать, т.к. HTML-теги существенно затрудняют последующую работу с задачами:
чтобы соблюдать красивую верстку при выводе списков задач в виджетах, иерархиях, отчетах и пр. теги приходится удалять с помощью вызова хранимых функций. На большой выборке задач это создает существенную дополнительную нагрузку на сервер. Если же теги не удалять, то когда тексты задач обрезаются (например, в списке выводятся только первые 50 символов), какой-то тег может оказаться незакрытым, и верстка будет сломана.
Включать флажок Разрешить HTML в тексте задачи следует только в исключительных случаях, когда это действительно необходимо.
Полезные ссылки
