Show/Hide Toolbars

Руководство администратора

Первым шагом настройки "Первой Формы" обычно становится создание орг. структуры и списка пользователей.

Орг.структура используется для понимания и удобного визуального представления организационной иерархии компании, а так же для определения руководителя пользователя. Это необходимо, в частности, при эскалировании задач и подписей, а также при управлении доступом руководителей к задачам своих подчиненных. Поэтому при описании орг.структуры важно правильно отразить реальную иерархию подразделений и должностей.

В "Первой Форме" орг.структуру и учетные записи пользователей можно создавать следующими способами:

1. Путем загрузки из Active Directory. Обычно данные из AD используются для первоначальной загрузки списка пользователей, а в дальнейшем настраивается синхронизация учетных записей пользователей.

2. Путем загрузки из приложений "1С:Предприятие". Этот способ удобен, если учет в 1С ведется давно и приложения содержат актуальные, хорошо структурированные данные. В дальнейшем также настраивается синхронизация — односторонний или двусторонний обмен данными между "Первой Формой" и 1С.

3. Путем импорта данных из внешнего источника — например, из другого бизнес-приложения. Импорт может выполняться вручную время от времени или автоматически по расписанию.

4. Вручную, в интерфейсе администратора (или путем загрузки из файла Excel). Этот способ применяется, если в организации не используются AD или приложения 1С, или если данные в них не соответствуют тем, какие должны быть в "Первой Форме" (например, если с 1С работают, в основном, другие пользователи или если в "Первой Форме" надо отобразить другую оргструктуру — не штатное расписание, а функциональную структуру). Инструменты по созданию и настройке учетных записей пользователей описаны в Руководстве администратора.

Преимущества первых трех способов заключаются в том, что актуальность данных обеспечивается автоматически, администраторам не приходится дублировать операции по добавлению\удалению пользователей и подразделений. Таким образом, сокращаются трудозатраты и уменьшается вероятность ошибок.

Преимущество четвертого способа — в том, что можно создать и поддерживать орг.структуру, оптимальную для автоматизации бизнес-процессов в "Первой Форме".

Перейти к списку орг.структур можно из раздела Пользователи и группы, а также на странице Пользователи по кнопке Орг.структура.

Интерфейс управления орг.структурой позволяет: добавлять новые элементы, редактировать элементы орг.структуры, а так же обновлять группы, связанные с элементами орг.структуры.

org_structure_view-02

Список орг.структур

При включенном параметре Отображать неактуальные орг. единицы в орг.структуре отображаются также подразделения и должности, в которых в настоящее время нет работающих сотрудников. Такие подразделения и должности отображаются серым цветом.

warning_icon  Перед настройкой орг.структуры необходимо сначала настроить типы орг.структуры, на основании которых формируется сама орг.структура.

Организационная и функциональная структура

В "Первой Форме" можно отображать как организационную, так и функциональную структуру. Организационная структура обычно соответствует официально утвержденному штатному расписанию, тогда как функциональная формируется исходя из функций подразделений и обязанностей сотрудников. Именно функциональная орг.структура обычно лучше подходит для автоматизации бизнес-процессов, в частности, для контроля ответственности и прав доступа.

Пример: в распределенном холдинге в каждом филиале есть свой менеджер по работе с клиентами. По территориальному признаку менеджер подчиняется руководителю своего филиала. Но функционально все менеджеры подчиняются коммерческому директору холдинга, и именно он привлекается при эскалировании подписей или задач. Чтобы реализовать в "Первой Форме" подобное подчинение, нужна функциональная орг.структура, а не организационная.

orgstructure_schema

Взаимосвязь организационных и функциональных единиц

При изменении штатного расписания и, соответственно, организационной структуры эти изменения могут быть легко отображены в функциональной структуре.

Функциональными могут быть не только конечные элементы (соответствующие должностям), но и элементы любого уровня (например, соответствующие подразделениям, департаментам, филиалам и т.п.). Так, в примере выше организационные единицы "Филиал1", "Филиал2" и "Филиал 3" могут быть объединены (привязаны) к общей функциональный единице "Территориальные филиалы".

Добавление элемента орг.структуры

Чтобы добавить новый элемент в орг. структуру, введите название этого элемента в поле Имя, выберите родительский элемент в пункте Входит в и назначьте Тип орг. единицы (типы задаются здесь), а затем нажмите кнопку Добавить.

По умолчанию в системе нет ограничения на создание нескольких организационных единиц с одинаковыми названиями внутри одной ветки дерева. Установить такой запрет можно с помощью кастомной настройки приложения OrgStructure_AllowNonUniqueOrgUnitNames.

org_structure_view-03

Добавление орг. единицы

Редактирование орг. единицы

Для редактирования какого-либо из элементов орг. структуры щелкните по нему левой кнопкой мыши. Откроется окно редактирования единицы орг. структуры. После внесения изменений нажмите кнопку Сохранить.

Настройки

Настройки элемента орг.единицы:

org_structure_view-05

Вкладка "Настройки"

Поле

Описание

Название

Наименование единицы орг. структуры

Примечание

Служебный текст, отображается только в интерфейсе администрирования

Комментарий

Текст, который будет выведен в пользовательском интерфейсе. Максимально текст отображается в 3 строки.

Пример настройки:

org_structure_view-06

Отображение в пользовательском интерфейсе:

org_structure_view-07

Входит в

Принадлежность редактируемой единицы орг. структуры к дереву орг. структуры (к родительской организационной единице). Родительский элемент орг. единицы можно выбрать только из орг. единиц соответствующих типов.

Тип

Тип организационной единицы

Связанная группа

Для управления правами пользователей удобно каждой орг. единице сопоставлять пользовательскую группу.

Если для орг. единицы еще не создана связанная группа, то  рядом с полем будут отображаться кнопки Связать с группой и Создать группы для всей ветки.

org_structure_view-09

По нажатию на кнопку Связать с группой будет автоматически создана группа с названием в соответствии с иерархией данной орг. единицы.

По нажатию на кнопку Создать группы для всей ветки такие группы будут созданы сразу для данной орг. единицы и всех дочерних орг. единиц.

Если для орг. единицы уже есть связанная группа, то будет отображаться название этой группы и кнопка Разорвать связь.

org_structure_view-10

По нажатию на кнопку Разорвать связь будет предложено не только разорвать связь, но и удалить связанную группу.

Связанные группы не могут редактироваться в разделе Группы. Состав участников групп, связанных с орг. единицей, автоматически синхронизируется с составом участников орг. единиц: при добавлении или удалении пользователя в орг. единицу он автоматически добавляется\удаляется в группу.

В связанную с орг. единицей группу включаются:

Пользователи, которые непосредственно входят в эту орг. единицу.

Связанные группы дочерних орг. единиц.

warning_icon  Если орг. структура существенно менялась, в т.ч. менялась структурная принадлежность и подчиненность орг. единиц, то можно обновить и группы, связанные с орг. единицами. Для этого нажмите кнопку Обновить вложенность связанных групп. Вы можете обновить вложенность групп как для всей орг.структуры, так и для выбранной ветки – для этого выберите орг.единицу в выпадающем списке рядом с кнопкой Обновить вложенность связанных групп. При обновлении вложенности синхронизируется состав участников.

warning_icon  После удаления орг.единицы у пользователя будут удалены и связанные с ней группы

GUID из 1С

Актуален при синхронизации пользователей с 1С

Актуальный

Если параметр включен, то данный элемент отображается в пользовательском интерфейсе и доступен для выбора в профиле пользователя (данная настройка проставляется автоматически при создании орг. структуры).

Не показывать в орг. структуре

Не отображать элемент в орг. структуре в пользовательском интерфейсе. Корневая орг.структура с активной опцией не будет отображаться в списке доступных для выбора орг.структур в пользовательском интерфейсе.

Руководитель

Отображается только для должностей. Если параметр включен, то должность считается руководящей для родительской орг. единицы.

Функциональная единица

В системе предусмотрены два способа организации включения должностей в организационную структуру компании (два вида орг.единиц):

1. Организационная. Одна должность может назначаться нескольким сотрудникам из разных подразделений. Например, есть два различных филиала, в каждом из них есть должность "Бухгалтер".

2. Функциональная. Несколько должностей могут быть объединены в функциональную единицу по определенному признаку. Например, все бухгалтеры из различных филиалов составляют функциональную единицу "Объединенная бухгалтерия".

Для изменения вида организационной единицы с организационной на функциональную необходимо поставить параметр "Функциональная единицы" , после чего к функциональной единице необходимо добавить должности в блоке "Должности", расположенном справа.

Не показывать информацию о пользователе

Если параметр включен, то информация о пользователе, принадлежащем данной орг. единице, не будет отображаться

Является коммерческой информацией

Если параметр включен, то информация об орг. единице будет доступна только тем группам пользователей, которые обладают правом видеть коммерческую информацию

Изменения в настройках орг.единиц, включая смену локализованного значения названия элемента, логируются в общем системном журнале.

Состав

Таблица в блоке Состав содержит список пользователей, входящих в данную орг. единицу.

Для добавления в таблицу еще одного пользователя, введите его имя в поле над списком. При необходимости вы можете сделать текущую орг.единицу основной для данного пользователя — для этого активируйте опцию Сделать основной. Нажмите кнопку Добавить.

org_structure_view-04

Вкладка "Состав"

По умолчанию в таблицу выведены только основные колонки с информацией о пользователях. При необходимости вы можете отобразить все столбцы — для этого активируйте опцию Показать все поля.

В таблице отображаются все пользователи, включая уволенных. С помощью специального отбора над таблицей вы можете отфильтровать список:

Все — Все зарегистрированные в системе пользователи.

Работающие — Пользователи, у которых в настройках не включен парметр "Уволен".

Уволенные — Пользователи, у которых в настройках включен парметр "Уволен".

Активные — Пользователи, работающие в системе в данный момент (онлайн).

org_structure_view-11

Отбор

При клике на строку в таблице откроется форма редактирования информации о пользователе.

Как определяется руководитель сотрудника

Возможность определить руководителя сотрудника необходима для решения разных бизнес-задач, например:

для завершения задачи часто запрашивается подпись руководителя исполнителя;

если у сотрудника есть просроченные задачи и подписи, они могут эскалироваться на его руководителя (чтобы процессы не "зависали" без движения);

руководитель имеет право просматривать не только свои задачи, но и задачи своих подчиненных, и т.п.

С точки зрения настроек системы, возможность определения руководителя нужна:

при определении акцептанта для подписи по руководителю, по уровню орг.структуры или по типу орг.структуры,

при настройке эскалирования подписи (параметр "Подпись руководителя"),

при настройке смарт-доступа к задачам,

при настройке различных автоматизаций.

Алгоритм определения руководителя сотрудника зависит от значения параметра Режим определения руководителей в Общих настройках приложения. Определяется орг. единица сотрудника, в этой орг. единице выполняется поиск должности с признаком "Руководитель". Пользователь, занимающий эту должность, и будет считаться линейным руководителем сотрудника. 

Руководители уровнями выше определяются аналогично, но для орг.единиц более высокого уровня в организационной иерархии.

Чаще руководитель определяется по орг. структуре — это более наглядный и прозрачный вариант.

Настройка признака "Руководитель" в орг.структуре

Признак "Руководитель" есть только у организационной (не функциональной) орг. единицы, имеющей тип орг.структуры с самым большим уровнем (обычно это "Должность").

В разделе "Орг.структура" раскройте нужное подразделение и выберите должность.

boss_admin_-01

Выбор орг. единицы для роли руководителя

В окне редактирования выбранного элемента орг.структуры включите параметр Руководитель.

boss_admin_-02

Настройки орг. единицы с признаком руководителя

Вывод руководителя в профиле пользователя

В профиле пользователя можно отображать не только руководителя, определяемого по орг. структуре, но и произвольно назначенного пользователя (например, если фактическим руководителем пользователя является руководитель другого структурного подразделения). Для этого используйте расширенные настройки пользователя и ключ CustomUserDirectorIds.

Справочник сотрудников и орг.структура организации

В пользовательском интерфейсе доступны для просмотра справочник сотрудников и орг. структура компании:

org_structure_view-08

Справочник сотрудников и орг.структура компании

В качестве источников данных для них используются хранимые процедуры tc_workersdictionary и OrgChart.sql.

Для справочника сотрудников можно использовать другой источник данных — собственную хранимую процедуру. Ее нужно указать в пользовательских настройках в ключе customWorkersDictionarySP. Если ключ не указан, то будет использоваться стандартный источник данных.

Полезные ссылки