Первым шагом настройки "Первой Формы" обычно становится создание орг. структуры и списка пользователей.
Орг.структура используется для понимания и удобного визуального представления организационной иерархии компании, а так же для определения руководителя пользователя. Это необходимо, в частности, при эскалировании задач и подписей, а также при управлении доступом руководителей к задачам своих подчиненных. Поэтому при описании орг.структуры важно правильно отразить реальную иерархию подразделений и должностей.
В "Первой Форме" орг.структуру и учетные записи пользователей можно создавать следующими способами:
1. Путем загрузки из Active Directory. Обычно данные из AD используются для первоначальной загрузки списка пользователей, а в дальнейшем настраивается синхронизация учетных записей пользователей.
2. Путем загрузки из приложений "1С:Предприятие". Этот способ удобен, если учет в 1С ведется давно и приложения содержат актуальные, хорошо структурированные данные. В дальнейшем также настраивается синхронизация — односторонний или двусторонний обмен данными между "Первой Формой" и 1С.
3. Путем импорта данных из внешнего источника — например, из другого бизнес-приложения. Импорт может выполняться вручную время от времени или автоматически по расписанию.
4. Вручную, в интерфейсе администратора (или путем загрузки из файла Excel). Этот способ применяется, если в организации не используются AD или приложения 1С, или если данные в них не соответствуют тем, какие должны быть в "Первой Форме" (например, если с 1С работают, в основном, другие пользователи или если в "Первой Форме" надо отобразить другую оргструктуру — не штатное расписание, а функциональную структуру). Инструменты по созданию и настройке учетных записей пользователей описаны в Руководстве администратора.
Преимущества первых трех способов заключаются в том, что актуальность данных обеспечивается автоматически, администраторам не приходится дублировать операции по добавлению\удалению пользователей и подразделений. Таким образом, сокращаются трудозатраты и уменьшается вероятность ошибок.
Преимущество четвертого способа — в том, что можно создать и поддерживать орг.структуру, оптимальную для автоматизации бизнес-процессов в "Первой Форме".
Перейти к списку орг.структур можно из раздела Пользователи и группы, а также на странице Пользователи по кнопке Орг.структура.
Интерфейс управления орг.структурой позволяет: добавлять новые элементы, редактировать элементы орг.структуры, а так же обновлять группы, связанные с элементами орг.структуры.
Список орг.структур
При включенном параметре Отображать неактуальные орг. единицы в орг.структуре отображаются также подразделения и должности, в которых в настоящее время нет работающих сотрудников. Такие подразделения и должности отображаются серым цветом.
|
---|
Организационная и функциональная структура
В "Первой Форме" можно отображать как организационную, так и функциональную структуру. Организационная структура обычно соответствует официально утвержденному штатному расписанию, тогда как функциональная формируется исходя из функций подразделений и обязанностей сотрудников. Именно функциональная орг.структура обычно лучше подходит для автоматизации бизнес-процессов, в частности, для контроля ответственности и прав доступа.
Пример: в распределенном холдинге в каждом филиале есть свой менеджер по работе с клиентами. По территориальному признаку менеджер подчиняется руководителю своего филиала. Но функционально все менеджеры подчиняются коммерческому директору холдинга, и именно он привлекается при эскалировании подписей или задач. Чтобы реализовать в "Первой Форме" подобное подчинение, нужна функциональная орг.структура, а не организационная.
Взаимосвязь организационных и функциональных единиц
При изменении штатного расписания и, соответственно, организационной структуры эти изменения могут быть легко отображены в функциональной структуре.
Функциональными могут быть не только конечные элементы (соответствующие должностям), но и элементы любого уровня (например, соответствующие подразделениям, департаментам, филиалам и т.п.). Так, в примере выше организационные единицы "Филиал1", "Филиал2" и "Филиал 3" могут быть объединены (привязаны) к общей функциональный единице "Территориальные филиалы".
Добавление элемента орг.структуры
Чтобы добавить новый элемент в орг. структуру, введите название этого элемента в поле Имя, выберите родительский элемент в пункте Входит в и назначьте Тип орг. единицы (типы задаются здесь), а затем нажмите кнопку Добавить.
По умолчанию в системе нет ограничения на создание нескольких организационных единиц с одинаковыми названиями внутри одной ветки дерева. Установить такой запрет можно с помощью кастомной настройки приложения OrgStructure_AllowNonUniqueOrgUnitNames.
Добавление орг. единицы
Редактирование орг. единицы
Для редактирования какого-либо из элементов орг. структуры щелкните по нему левой кнопкой мыши. Откроется окно редактирования единицы орг. структуры. После внесения изменений нажмите кнопку Сохранить.
Настройки
Настройки элемента орг.единицы:
Вкладка "Настройки"
Поле |
Описание |
||
---|---|---|---|
Название |
Наименование единицы орг. структуры |
||
Примечание |
Служебный текст, отображается только в интерфейсе администрирования |
||
Комментарий |
Текст, который будет выведен в пользовательском интерфейсе. Максимально текст отображается в 3 строки. Пример настройки: ![]() Отображение в пользовательском интерфейсе: ![]() |
||
Входит в |
Принадлежность редактируемой единицы орг. структуры к дереву орг. структуры (к родительской организационной единице). Родительский элемент орг. единицы можно выбрать только из орг. единиц соответствующих типов. |
||
Тип |
Тип организационной единицы |
||
Для управления правами пользователей удобно каждой орг. единице сопоставлять пользовательскую группу. Если для орг. единицы еще не создана связанная группа, то рядом с полем будут отображаться кнопки Связать с группой и Создать группы для всей ветки. ![]() По нажатию на кнопку Связать с группой будет автоматически создана группа с названием в соответствии с иерархией данной орг. единицы. По нажатию на кнопку Создать группы для всей ветки такие группы будут созданы сразу для данной орг. единицы и всех дочерних орг. единиц. Если для орг. единицы уже есть связанная группа, то будет отображаться название этой группы и кнопка Разорвать связь. ![]() По нажатию на кнопку Разорвать связь будет предложено не только разорвать связь, но и удалить связанную группу. Связанные группы не могут редактироваться в разделе Группы. Состав участников групп, связанных с орг. единицей, автоматически синхронизируется с составом участников орг. единиц: при добавлении или удалении пользователя в орг. единицу он автоматически добавляется\удаляется в группу. В связанную с орг. единицей группу включаются: •Пользователи, которые непосредственно входят в эту орг. единицу. •Связанные группы дочерних орг. единиц.
|
|||
GUID из 1С |
Актуален при синхронизации пользователей с 1С |
||
Актуальный |
Если параметр включен, то данный элемент отображается в пользовательском интерфейсе и доступен для выбора в профиле пользователя (данная настройка проставляется автоматически при создании орг. структуры). |
||
Не показывать в орг. структуре |
Не отображать элемент в орг. структуре в пользовательском интерфейсе. Корневая орг.структура с активной опцией не будет отображаться в списке доступных для выбора орг.структур в пользовательском интерфейсе. |
||
Руководитель |
Отображается только для должностей. Если параметр включен, то должность считается руководящей для родительской орг. единицы. |
||
В системе предусмотрены два способа организации включения должностей в организационную структуру компании (два вида орг.единиц): 1. Организационная. Одна должность может назначаться нескольким сотрудникам из разных подразделений. Например, есть два различных филиала, в каждом из них есть должность "Бухгалтер". 2. Функциональная. Несколько должностей могут быть объединены в функциональную единицу по определенному признаку. Например, все бухгалтеры из различных филиалов составляют функциональную единицу "Объединенная бухгалтерия". Для изменения вида организационной единицы с организационной на функциональную необходимо поставить параметр "Функциональная единицы" , после чего к функциональной единице необходимо добавить должности в блоке "Должности", расположенном справа. |
|||
Не показывать информацию о пользователе |
Если параметр включен, то информация о пользователе, принадлежащем данной орг. единице, не будет отображаться |
||
Является коммерческой информацией |
Если параметр включен, то информация об орг. единице будет доступна только тем группам пользователей, которые обладают правом видеть коммерческую информацию |
Изменения в настройках орг.единиц, включая смену локализованного значения названия элемента, логируются в общем системном журнале.
Состав
Таблица в блоке Состав содержит список пользователей, входящих в данную орг. единицу.
Для добавления в таблицу еще одного пользователя, введите его имя в поле над списком. При необходимости вы можете сделать текущую орг.единицу основной для данного пользователя — для этого активируйте опцию Сделать основной. Нажмите кнопку Добавить.
Вкладка "Состав"
По умолчанию в таблицу выведены только основные колонки с информацией о пользователях. При необходимости вы можете отобразить все столбцы — для этого активируйте опцию Показать все поля.
В таблице отображаются все пользователи, включая уволенных. С помощью специального отбора над таблицей вы можете отфильтровать список:
Все — Все зарегистрированные в системе пользователи.
Работающие — Пользователи, у которых в настройках не включен парметр "Уволен".
Уволенные — Пользователи, у которых в настройках включен парметр "Уволен".
Активные — Пользователи, работающие в системе в данный момент (онлайн).
Отбор
При клике на строку в таблице откроется форма редактирования информации о пользователе.
Как определяется руководитель сотрудника
Возможность определить руководителя сотрудника необходима для решения разных бизнес-задач, например:
•для завершения задачи часто запрашивается подпись руководителя исполнителя;
•если у сотрудника есть просроченные задачи и подписи, они могут эскалироваться на его руководителя (чтобы процессы не "зависали" без движения);
•руководитель имеет право просматривать не только свои задачи, но и задачи своих подчиненных, и т.п.
С точки зрения настроек системы, возможность определения руководителя нужна:
•при определении акцептанта для подписи по руководителю, по уровню орг.структуры или по типу орг.структуры,
•при настройке эскалирования подписи (параметр "Подпись руководителя"),
•при настройке смарт-доступа к задачам,
•при настройке различных автоматизаций.
Алгоритм определения руководителя сотрудника зависит от значения параметра Режим определения руководителей в Общих настройках приложения. Определяется орг. единица сотрудника, в этой орг. единице выполняется поиск должности с признаком "Руководитель". Пользователь, занимающий эту должность, и будет считаться линейным руководителем сотрудника.
Руководители уровнями выше определяются аналогично, но для орг.единиц более высокого уровня в организационной иерархии.
Чаще руководитель определяется по орг. структуре — это более наглядный и прозрачный вариант.
Настройка признака "Руководитель" в орг.структуре
Признак "Руководитель" есть только у организационной (не функциональной) орг. единицы, имеющей тип орг.структуры с самым большим уровнем (обычно это "Должность").
В разделе "Орг.структура" раскройте нужное подразделение и выберите должность.
Выбор орг. единицы для роли руководителя
В окне редактирования выбранного элемента орг.структуры включите параметр Руководитель.
Настройки орг. единицы с признаком руководителя
Вывод руководителя в профиле пользователя
В профиле пользователя можно отображать не только руководителя, определяемого по орг. структуре, но и произвольно назначенного пользователя (например, если фактическим руководителем пользователя является руководитель другого структурного подразделения). Для этого используйте расширенные настройки пользователя и ключ CustomUserDirectorIds.
Справочник сотрудников и орг.структура организации
В пользовательском интерфейсе доступны для просмотра справочник сотрудников и орг. структура компании:
Справочник сотрудников и орг.структура компании
В качестве источников данных для них используются хранимые процедуры tc_workersdictionary и OrgChart.sql.
Для справочника сотрудников можно использовать другой источник данных — собственную хранимую процедуру. Ее нужно указать в пользовательских настройках в ключе customWorkersDictionarySP. Если ключ не указан, то будет использоваться стандартный источник данных.
Полезные ссылки