Видеоконференции

Обзор

Видеоконференции обеспечивают видеокоммуникации в рабочих процессах 1Формы и связывают звонок с контекстом задачи.

Чем полезны видеоконференции:

• быстрый запуск встречи прямо из задачи или чата;
• сохранение истории участия и событий комнаты;
• публикация артефактов встречи (транскрипт/видео) в контекст задачи.

Из чего состоит конференция

Конференция складывается из нескольких составляющих — самой комнаты, её настроек, истории участия и треда с артефактами встречи.

Составляющая	Назначение
Комната ВКС	единица сессии звонка
Настройки комнаты	лобби, пароль, запись, транскрибация
История сессии	факт начала и окончания звонка
Участники	кто и когда входил и выходил, состав присутствующих
Тред конференции	единый тред в задаче, создаётся при старте звонка; содержит все артефакты: видео, транскрипт, саммаризацию

Ключевые сценарии

1. Запуск и участие во встрече

Пользователь открывает комнату из задачи, чата или профиля и участвует в звонке. Войти в конференцию можно из разных мест системы.

Точки входа:

• Персональное меню пользователя — копирование ссылки на свою комнату
• Панель навигации «Сотрудники» — быстрый звонок частым контактам
• Профиль пользователя — кнопка «Позвонить» (личный звонок / вход в персональную комнату / копирование ссылки)
• Шапка задачи/чата — кнопка «Встреча» (собрать конференцию / присоединиться / запланировать через календарь / копировать ссылку)
• Краткая карточка пользователя в чате/ленте — кнопка «Позвонить»

Звонок из шапки задачи можно начать сразу всем её подписчикам — перед запуском система запросит подтверждение.

Вместо немедленного звонка встречу можно заранее запланировать через календарь — указать участников, дату, время и место встречи.

Меню кнопки «Позвонить» в панели инструментов профиля. Если сервис включён, в панели инструментов профиля пользователя отображается кнопка «Позвонить». При нажатии открывается меню из четырёх пунктов:

• Личный звонок — открывает конференцию в вашей персональной комнате и отправляет просматриваемому пользователю входящий звонок. Перед началом потребуется подтверждение действия.
• Войти в персональную конференцию — открывает персональную комнату просматриваемого пользователя без отправки входящего звонка. Пользователь увидит оповещение о вашем присутствии в конференции.
• Настройка моей комнаты — открывает настройки вашей персональной комнаты (лобби, пароль). Текущий статус отображается прямо в пункте меню, например: «Есть лобби, нет пароля».
• Скопировать ссылку — копирует ссылку на персональную конференцию просматриваемого пользователя в буфер обмена.

При личном звонке заголовок комнаты состоит из имён обоих участников (инициатора и собеседника). Когда собеседник принимает звонок и входит в комнату, инициатор видит баннер с уведомлением о его подключении.

Вкладка «Информация» профиля. Ссылка в поле ВКС является активной: нажатие на неё открывает окно видеоконференции в персональной комнате пользователя — он увидит оповещение о вашем присутствии, но входящий звонок ему не поступит. При наведении на адрес видеоконференции становятся доступны кнопки:

• кнопка копирования ссылки — копирует ссылку на персональную конференцию пользователя в буфер обмена;
• кнопка входа в конференцию — открывает персональную конференцию пользователя (после подтверждения действия), при этом пользователю поступит входящий звонок.

Режим лобби: если включён, гости проходят через ожидание с запросом доступа у модератора. Часть авторизованных пользователей может пропускаться без ожидания — это настраивает администратор. Пароль запрашивается только у гостей — авторизованные пользователи пароль не вводят.

Вход по ссылке-приглашению. При переходе по ссылке внешнему участнику открывается выбор: войти через 1Ф (страница ввода логина и пароля) или как гость. На той же странице доступна кнопка «Проверить оборудование» — тест микрофона и камеры до входа.

Поведение в лобби (для гостей):

• При отсутствии модератора — кнопки «Я организатор» (требует авторизации) или ожидание модератора.
• При наличии модератора — гость вводит своё имя и ждёт решения.

Модератор получает запрос с кнопками «Принять» / «Отказать»; гостю возвращается соответствующее уведомление.

Приглашение из идущей конференции. В меню «Больше» есть пункт «Пригласить» — выбор пользователя по имени или фамилии. Доступно только из комнат задач и чатов; в персональных комнатах приглашать нельзя. Пользователей без заполненного email пригласить нельзя.

2. Управление политикой комнаты

Администратор или владелец комнаты задаёт правила входа и обработки звонка — лобби, пароль, запись, транскрибация.

Видимость пункта «Настройки» в меню «Встреча»:

Роль	Что видит
Администратор категории / площадки	Все опции, кроме явно запрещённых администратором
Заказчик задачи и модераторы	Только опции, доступ к которым открыт администратором для участников
Подписчики и прочие участники	Пункт «Настройки» скрыт

Пункт «Настройки» скрывается полностью, если у пользователя нет доступа ни к одной из опций.

Установка пароля комнаты. В меню «Больше» → «Настройки безопасности» → кнопка «Установить пароль». После установки пароль можно отобразить, скопировать или удалить. Пароль действует только на гостей — на авторизованных пользователей не распространяется.

3. Учёт событий конференции

Система фиксирует ход конференции — её начало, завершение и состав участников — для последующего аудита.

4. Пост-обработка и документирование

При старте конференции платформа создаёт единый тред в задаче с зафиксированным временем начала звонка. Все артефакты встречи — видеозапись, транскрипт, саммаризация — поступают в этот же тред по мере готовности, независимо от скорости обработки внешних сервисов. Даже если технически поступает несколько видеофайлов, они публикуются в один тред. Тред остаётся открытым на протяжении всей конференции и автоматически закрывается после её завершения.

Принцип: один звонок — один тред.

5. История звонков и уведомления

Все звонки фиксируются в «Мои звонки и встречи» (персональное меню пользователя). Для каждой записи указаны:

• тип: исходящий, пропущенный, отклонённый
• время звонка
• для звонков из задач — кнопки перехода в задачу и входа в комнату
• для звонков из личных комнат — кнопки перехода в профиль и входа в комнату

Вход в конференцию доступен также по клику на строку списка — как для звонков из задач, так и для звонков из личных комнат.

Пропущенные звонки: красный индикатор на аватаре пользователя и в истории звонков, отображающий количество пропущенных вызовов. Каждая новая попытка дозвона фиксируется как отдельный пропущенный звонок.

Уведомления:

• Входящий звонок — визуальное + звуковое уведомление. Если пользователь не отвечает в течение 30 секунд — уведомление скрывается.
• Если входящий вызов принят или отклонён на одном устройстве, он автоматически прекращается на всех остальных устройствах пользователя (включая мобильное и десктопное приложения).
• Если одновременно идут два звонка из разных комнат, два звуковых сопровождения одновременно не воспроизводятся.
• Пропущенный/отклонённый звонок — кратковременное уведомление (10 секунд) с ФИО, адресом комнаты, количеством звонков и временем последнего.
• Вход пользователя в вашу персональную комнату — баннер «[Имя] вошёл(ла) в вашу персональную комнату».
• Вход в комнату задачи/чата (по подписке) — баннер «[Имя] вошёл(ла) в [Текст задачи] (#[Номер])».

Когда кто-то входит в вашу персональную комнату или в отслеживаемую задачу, появляется баннер с его именем.

Статус «На видеозвонке»: отображается в профиле, краткой карточке, списке сотрудников, поиске, портальном блоке «Контакты», личном чате. При активном видеозвонке уведомления о входе других пользователей в конференцию автоматически не показываются (предотвращает лишние баннеры при демонстрации экрана).

Принципы работы

В основе работы видеоконференций лежит несколько правил: они определяют связь звонка с задачей, хранение истории и судьбу артефактов встречи.

1. Комната всегда связана с контекстом — задачей, чатом или пользователем.
2. История участия хранится в 1Форме даже при использовании внешнего видеосервиса.
3. Наличие записи и транскрипции определяется настройками комнаты и доступностью сервиса.
4. Артефакты встречи считаются рабочими документами и попадают в контекст задачи.
5. На каждый звонок создаётся ровно один тред (принцип «один звонок — один тред»): тред открывается при старте конференции и закрывается при её завершении. Все артефакты (видео, транскрипт, саммаризация), в том числе несколько видеофайлов от разных сервисов, публикуются в этот же тред без дублирования.
6. Персональные комнаты управляются владельцем без ограничений категории. Комнаты задач — только заказчиком задачи.
7. Если у комнаты нет индивидуальных настроек, применяются настройки категории (для комнат задач), а затем — значения по умолчанию. Подробнее: settings-hierarchy.md.

Типы комнат

В системе есть несколько типов комнат — у каждого свой способ создания и администрирования.

• Личные — у каждого пользователя своя; создаются и закрываются автоматически при приёме на работу и увольнении.
• Комнаты задачи и чата — создаются под контекст конкретной задачи или чата.
• Переговорки — предсозданные комнаты с закреплёнными модераторами и интеграцией с календарём для бронирования. Настраиваются администратором.

Дополнительные возможности

Помимо базового звонка, конференция поддерживает гостевой доступ, телефонию, шифрование и запись.

• Внешние участники (гостевой доступ): приглашения через ссылку, прохождение лобби с подтверждением модератора.
• Телефония: при подключении интеграции возможны звонки из конференции на городские и мобильные номера (см. telephony/admin.md).
• Сквозное шифрование (E2EE): включается в настройках безопасности конференции.
• Запись встречи: видеофайл сохраняется на сервере. Параллельно может вестись запись нескольких конференций — их число зависит от ресурсов сервера. По окончании владельцу комнаты приходит оповещение со ссылкой на запись.

Роли в конференции

В конференции есть две роли — модератор и участник. От роли зависит, какие действия доступны во встрече.

Роль	Кто становится
Модератор	Только авторизованный пользователь 1Формы. По умолчанию: для комнаты задачи — первый вошедший, заказчик задачи и исполнители; для персональной комнаты — её владелец; для группового чата — все его подписчики. Логика настраивается администратором. Учитывает заместителей. Модератор может назначить модератором обычного участника.
Участник	Любой пользователь (внутренний или внешний). Без прав модератора.

В списке участников и в миниатюрах модераторы помечены отдельной иконкой.

Что доступно только модераторам:

• Выключать звук и камеры у всех участников.
• Удалять участников из конференции.
• Останавливать демонстрацию экрана у других.
• Управлять настройками безопасности (лобби, пароль, E2EE).
• Запускать запись и транскрибацию.
• Назначать других участников модераторами.
• Создавать и управлять сессионными залами.
• Завершать конференцию для всех.

Интерфейс конференции

Окно конференции открывается в новой вкладке браузера и состоит из области конференции, списка участников и панели управления. В верхней части — название и длительность встречи; индикаторы записи, поднятой руки, параметров производительности.

Активным считается окно участника, выступающего в данный момент; окна остальных участников располагаются в боковой части экрана в уменьшенном виде (миниатюры). Нажатие на любую миниатюру открывает окно этого участника в центре экрана.

Миниатюры участников

На миниатюре могут отображаться: иконка модератора, выключенный микрофон, признак закрепления, индикатор качества связи. По правому клику или меню «…» — действия (часть только для модераторов):

• Попросить разрешение включить микрофон.
• Выключить звук/видео остальным.
• Сделать модератором.
• Отключить участника.
• Прикрепить к сцене.
• Отправить личное сообщение (виден только адресату).

На своей миниатюре: отразить зеркально, скрыть собственное представление, прикрепить к сцене.

Список участников

Открывается кнопкой в панели. Поддерживает поиск, приглашение внешних участников (по контактному номеру / ссылка / соцсети).

Модератору в нижней части доступны:

• Выключить звук у всех (с опцией разрешения самостоятельного включения).
• Выключить камеру у всех, разрешения на видео и микрофон, доступ к окну «Модератор».

Панель управления (основные опции)

Панель управления внизу окна собирает все действия во встрече — от микрофона и демонстрации экрана до опросов и интерактивной доски. Часть опций доступна через меню «···».

Действие	Описание
Микрофон / Камера	Вкл/выкл, выбор устройств, тест динамика, шумоподавление, виртуальный фон, зеркальное отражение
Демонстрация экрана	Вкладка / Окно / Весь экран; опция «Также предоставить доступ к аудио на вкладке». После начала трансляции снизу появляется панель управления трансляцией с кнопками «Закрыть доступ» (останавливает трансляцию) и «Скрыть» (убирает панель). Если панель скрыта, остановить трансляцию можно кнопкой «Остановить трансляцию» в панели управления конференцией
Предоставить доступ к звуку	Разрешает участникам включить звук, если модератор его отключил. Механизм аналогичен предоставлению доступа к системным ресурсам при запуске демонстрации экрана
Чат	В обычной встрече — отдельный чат конференции; в конференции из задачи вместо него открывается лента задачи
Опросы	Вопрос + варианты ответов. Недоступны в конференциях из задачи
Поднять руку	Индикатор у пользователя и в списке; реакция (emoji со звуком) для всех. Модератор может отключить звуки реакций
Список участников / Плитка / Полный экран	Управление видом
Параметры производительности	Адаптивная подстройка качества видео; ручная настройка
Интерактивная доска	Рисование, текст, фигуры; сохранение в PNG/SVG; состояние сохраняется до конца встречи
Виртуальные фоны	Стандартные или загруженное изображение
Статистика	Учёт времени выступлений каждого участника

Настройки безопасности (только модератор)

Настройки безопасности собраны в отдельном окне и позволяют модератору ограничить вход в конференцию и защитить встречу.

• Включить лобби — управление режимом ожидания. Режимом лобби для своей персональной комнаты можно управлять также при редактировании профиля — за это отвечает опция «Лобби» в блоке «Контакты».
• Установить пароль — пароль для гостей; модератор может показать/скопировать/удалить.
• E2EE — сквозное шифрование. Подключение возможно только из браузеров с поддержкой.
• Транскрибирование — выбор языка (текущий — русский). Запуск — через «Начать запись» с галочкой «Запись транскрипции».
• Начать запись — Аудио+Видео и/или Транскрипция. После старта участники слышат звуковой сигнал «Запись включена», в шапке появляется индикатор записи.

Подробнее про публикацию артефактов записи в обсуждение задачи — см. сценарий «Пост-обработка и документирование» выше.

По умолчанию уведомления в ленте о начале и завершении конференции отключены для всех пользователей. Управлять ими можно в настройках уведомлений — событие «Запись и расшифровка видеоконференции».

Меню «Настройки»

Звук, Видео (выбор камеры, зеркальное отражение видео, частота кадров в демонстрации экрана), Виртуальные фоны, Оповещения, Модератор (все начинают без звука / без видео / следуют за модератором / отключение звуков реакций для всех), Профиль (завершение сеанса), Сочетания клавиш, Больше опций (макс. закреплённых на сцене, скрыть собственное представление, язык интерфейса).

Сессионные залы (Breakout rooms)

Модератор может создавать неограниченное число сессионных залов для отдельных обсуждений с возвратом в основную встречу. Создание — кнопкой «Добавить сессионный зал» в списке участников. Возможности: переименовать, присоединиться, покинуть, удалить.

Завершение

• Покинуть — выйти из конференции лично.
• Завершить для всех (только модератор) — закрыть сеанс конференции; требует подтверждения. После закрытия можно начать новую встречу в той же комнате.

Откуда берутся настройки комнаты

Настройки конференции складываются из нескольких уровней — от общих правил площадки до настроек конкретной комнаты. Чем ближе уровень к комнате, тем выше его приоритет.

1. Общие настройки сервиса — задаёт администратор для всей площадки (например, можно ли вообще вести расшифровку).
2. Настройки категории — для комнат задач администратор категории определяет, кто и какими опциями (запись, расшифровка, лобби, пароль) может управлять, и задаёт значения по умолчанию для новых задач.
3. Настройки конкретной комнаты — пользователь с подходящей ролью меняет значения относительно умолчаний категории. Личные комнаты управляются владельцем без ограничений категории.

Подробнее о том, как администратор настраивает уровни: settings-hierarchy.md.