Файлы

Обзор

Работа с файлами в 1Форме охватывает весь их жизненный цикл: загрузку, хранение, версии, конвертацию, просмотр и скачивание. Файлы находятся в двух контекстах — на Диске (файловое хранилище с папками) и в задачах (вложения через ДП типа «Файл» и комментарии). Поддерживаются полнотекстовый поиск по содержимому, онлайн-редактирование документов в офисном пакете Р7 и автоматическая конвертация видео. Технические детали хранения (провайдеры, сжатие, конвертация) — в admin.md.

Хранилища файлов

Диск

Диск — централизованное файловое хранилище с разделами «Мои файлы», «Общие файлы», «Обмен файлами», «Файлы автоматизации» и др. Пользовательские сценарии работы с Диском, его разделы, права и интерфейс подробно описаны в disk/business.md.

Привязка папки Диска к задаче

Через смарт-действие «Связать файловую папку с задачей» можно привязать к задаче папку из раздела «Файлы автоматизации». После этого все файлы, вложенные в задачу или ДП, автоматически попадают в эту папку. Возможен и обратный сценарий: файлы загружаются в привязанную папку, а затем вставляются в ДП через пункт «Вставить из диска». Права доступа к папке формируются аналогично правам доступа к задаче (по группам, тегам, смарт-доступу, роли пользователя). При завершении всех связанных задач редактирование папки блокируется.

Где физически хранятся файлы

Файлы хранятся через провайдеры — адаптеры к разным типам хранилищ (база данных или S3-совместимое хранилище). Тип хранилища, сжатие и полнотекстовый поиск настраивает администратор; для пользователя это прозрачно. Подробности — в admin.md.

Сжатие уменьшает объём хранилища, но отключает поиск по содержимому файлов. Чтобы поиск работал и при сжатии, система отдельно извлекает текст из документов (PDF, Word, Excel, PowerPoint и т.п.).

ДП «Файл»

Дополнительный параметр (ДП) типа «Файл» — основной способ прикрепления файлов к задачам. Ключевые настройки:

• Мультифайл — хранение нескольких файлов в одном ДП (имена нумеруются автоматически: name.pdf, name-1.pdf, name-2.pdf)
• Имя файла — режимы: не менять, добавить версию (с датой и временем), фиксированное имя, имя по смарт-выражению. Если смарт-выражение возвращает пустоту, имя не меняется
• Логирование — запись действий (скачивание, просмотр, редактирование, удаление) в журнал Диска
• Ограничения — запрет удаления, только изображения, максимальный размер, список допустимых расширений
• Загрузка — разрешение или запрет загрузки из файловой системы и из Диска
• Защита от скачивания — файл открывается только для постраничного просмотра (для не-владельцев при доступе к ДП только на чтение)
• Файловый провайдер — для конкретного ДП можно выбрать отдельное хранилище
• Системные копии при акцепте — создание скрытой версии файла при согласовании подписи (чтобы зафиксировать состояние на момент подписания)
• Работа с Word — сравнение версий, объединение файлов, запрет файлов с вложениями или паролем

Конвертация видео

Загруженные видеофайлы (MP4, WMV, MOV, AVI) система автоматически конвертирует в единый формат MP4 — чтобы они воспроизводились во встроенном веб-плеере. Конвертация выполняется в фоне; техническая настройка описана в admin.md.

Интеграция с редакторами (Р7 / OnlyOffice)

Документы можно просматривать и редактировать онлайн, прямо в браузере, через офисный пакет Р7 Офис. Подключение и настройку выполняет администратор (см. admin.md).

Р7 Офис

Р7 Офис — профессиональный офисный пакет инструментов; его редактор позволяет просматривать и редактировать файлы офисных форматов непосредственно в окне браузера. Поддерживаемые форматы: .docx (полное редактирование), .doc (только чтение), .xlsx, .pptx и их аналоги в форматах OpenDocument.

Для работы интеграции необходимо наличие лицензии Р7 Офис. Если лицензия на Р7 Офис активирована в настройках пользователя, для редактирования файлов формата .docx используется Р7 Офис. При этом в прочих настройках пользователя в поле «Действие с файлами MS Office при клике» нужно активировать опцию «Открыть для просмотра в веб-интерфейсе (WebApps)».

Подробнее о работе с Р7 — на сайте компании.

OnlyOffice

OnlyOffice — офисный пакет для работы с документами, таблицами и презентациями в режиме реального времени. Он позволяет просматривать и редактировать документы прямо в браузере, а также совместно работать над файлами с коллегами с функцией одновременного редактирования. Интеграция с OnlyOffice обеспечивает работу с файлами без необходимости загрузки и использования сторонних программ.

Подробнее о работе с OnlyOffice — на сайте компании.

Действие при клике на файл MS Office настраивается на уровне пользователя: скачать, открыть для просмотра в WebApps или по умолчанию (из общих настроек).

Office WebApps (OfficeOnline)

Приложения WebApps позволяют просматривать и редактировать офисные документы непосредственно в окне браузера. Работа с WebApps возможна практически на любом устройстве, которое поддерживает работу с интерфейсом «Первой Формы». Аналогичным образом можно работать с документами Word, Excel, PowerPoint и OneNote.

Чтобы отредактировать документ, нужно нажать кнопку «Изменить в браузере» — файл перейдёт в режим редактирования с помощью веб-приложения.

Набор инструментов редактирования в WebApps чуть меньше, чем в локальном офисном приложении, однако его вполне достаточно для полноценной работы. Если же возможностей WebApps недостаточно для редактирования, файл можно загрузить на локальный компьютер, кликнув на кнопку экспорта рядом с названием файла, и затем открыть его с помощью обычного приложения MS Office.

Ограничение по Excel WebApps: если вложенная книга содержит ссылки на иные книги, при работе с Excel WebApps возникает ошибка обращения по ссылке. Поэтому перед редактированием такого файла ссылки необходимо разорвать.

При многопользовательской работе в WebApps, если правки разных пользователей конфликтуют (редактировался один и тот же абзац), по нажатию кнопки «Разрешить конфликты» отображается окно выбора. Пользователю нужно выбрать один из вариантов: сохранить свои изменения, но удалить изменения коллег, или принять изменения коллег, отменив свои собственные.

Подробнее о работе с Office WebApps — на сайте компании Microsoft.

Работа в редакторе

По умолчанию документ открывается в режиме просмотра. Переключение в редактирование — кнопкой в панели инструментов: документ открывается в новом окне. Ограничения и поведение:

• Файлы с расширением .doc доступны только для чтения.
• Если у файла несколько версий, в редакторе всегда открывается последняя актуальная — и в просмотре, и при редактировании.
• Файл можно скачать на локальный компьютер по иконке загрузки рядом с названием.
• В OnlyOffice в меню «Вид» доступен выбор темы интерфейса; тема применяется ко всему документу.

Доступны три режима работы:

Режим	Что позволяет
Редактирование	Свободное изменение содержимого и форматирования
Рецензирование	Все правки фиксируются как пометки, могут быть приняты или отклонены позже
Просмотр	Запрещено редактирование, доступны навигация, масштабирование, комментирование

В Рецензировании активен блок «Просмотр изменений» — список добавленных, удалённых и отредактированных фрагментов с возможностью переходов между ними.

Многопользовательское редактирование

При одновременном открытии одного файла несколькими пользователями каждый видит:

• список участников редактирования (аватары из профиля 1Формы — только для онлайн-сессий внутри системы);
• курсоры и имена коллег в реальном времени;
• изменения, вносимые другими пользователями, без необходимости перезагружать документ.

Разрешение конфликтов при сохранении:

• Если правки разных пользователей не пересекаются (разные абзацы) — все сохраняются.
• Если правки в одном абзаце — система информирует пользователя о чужих изменениях после завершения его сессии.

После закрытия сессии редактирования файл сохраняется автоматически — все внесённые изменения фиксируются в системе без дополнительных действий пользователя.

Способы вложить файл в задачу

В задачу можно вложить файл любого типа, разрешённого в системе (допустимые расширения и ограничения на размер задаются в настройках системы; при превышении лимита система выдаёт сообщение об ошибке). Доступно несколько способов добавить файл к карточке задачи:

• через меню «Файлы» в панели инструментов задачи;
• при отправке сообщения в ленту;
• в блоке «Файлы»;
• в ДП типа «Файл», предназначенный для хранения файлов;
• из Диска (прикрепление существующего файла);
• письмом из почтового клиента (см. «Привязка письма к задаче» в mail/business.md).

Блок «Файлы» в карточке задачи

В блоке отображаются последние вложенные файлы. Полный список открывается ссылкой «Посмотреть все» или кнопкой раскрытия.

Группировка по вкладкам

Вложения группируются по типу. Вкладка отображается, если в задаче есть файлы соответствующего типа; на счётчике — количество.

Вкладка	Что показывает	Расширения
Вложения	Все файлы без фильтра (кроме файлов из ДП)	—
Документы	Текстовые документы	doc, docx, csv, xls, xlsx, xlsm, xlsb, xltm, xltx, ppt, pptx, odt, ods, odp, pdf, json, txt, git, sql, pgsql, html, xml, mpp, key
Изображения	Картинки	jpg, jpeg, png, gif, svg, webp, jfif
Видео	Видеофайлы	avi, mp4, mpg, webm, mov
Аудио	Аудиофайлы	mp3, wav, ogg
Письма	.eml (см. «Привязка письма к задаче» в mail/business.md)	eml
«Имя ДП»	Файлы из ДП «Файл» с этим именем (не входят в счётчик «Все»)	—

При большом числе вкладок они автоматически группируются в выпадающий пункт «Ещё». Внутри каждой вкладки файлы группируются по дате добавления (по месяцу). При открытии файла из любой вкладки (например, «Изображения» или «Документы») эта вкладка остается активной в интерфейсе блока. Это позволяет пользователю видеть контекст, из которого был открыт файл, и быстро переключаться между файлами одной группы, даже если просмотрщик отображается в боковой панели или модальном окне (при уменьшенном размере экрана).

Переключение представлений

В каждой вкладке блока «Файлы» доступны несколько представлений; переключатель находится в шапке блока. Выбранное представление и активная вкладка запоминаются на уровне пользователя и применяются ко всем блокам вложений в карточках задач (без учёта категории).

Представление	Назначение	Когда по умолчанию
Плитка	Карточки с превью и названием	Вкладки «Вложения», «Документы», «Письма», «Имя ДП»
Галерея	Увеличенные превью для просмотра медиафайлов	Вкладки «Изображения», «Видео», «Аудио»
Таблица	Плотный список с колонками: имя, размер, дата, владелец файла	Не по умолчанию ни для одной вкладки; включается явно

Табличный вид аналогичен просмотру файлов в папке на Диске; колонка «Владелец файла» доступна и там.

Панель инструментов блока

В шапке блока «Файлы» доступны кнопки для работы с вложениями:

Кнопка	Действие
Прикрепить файл	До завершения загрузки в окне отображается надпись о статусе загрузки
Вставить из диска	Открывает Диск для выбора файла. После смены версии файла на Диске он обновляется и в задаче
Создать файл	Создание Word (.docx) или Excel (.xlsx) с автоименем «Новый документ» / «Новая таблица» (с цифрой в скобках при дубликате имени)
Раскрыть	Полный список вложений в модальном окне
Скачать всё	Архив с файлами из «Все» (без файлов из ДП)
Прикрепить письмо	Открывает «Входящие» во встроенном почтовом клиенте
Очистить удалённые	Стирает помеченные на удаление файлы
Показывать удалённые	Включает отображение удалённых файлов в списке

Контекстное меню файла

Правый клик по файлу в блоке:

Пункт	Описание
Просмотр	Открыть файл (как клик по нему)
Скачать	Сохранить локально. Заблокировано, если нет прав (в т.ч. при перевоплощении)
Открыть в папке диска	Перейти к папке Диска (только для файлов, вложенных из Диска — отмечены специальной иконкой)
Открыть в новой вкладке	Просмотр файла в новой вкладке браузера
Закрепить	Закрепляет файл в верхней части блока (иконка-звёздочка)
История версий	Окно истории версий: для каждой версии — её номер, вложившие файл пользователи, дата вложения и размер файла. Последняя версия выделена цветом и расположена в верхней строке таблицы
Скопировать ссылку	Копирует прямую ссылку на файл
Удалить	Удалить файл из задачи

В окне «История версий» для каждой версии (кроме единственной и подписанной ЭЦП) отображается кнопка удаления. Она доступна, если у пользователя есть право на удаление файла — право определяется так же, как право на удаление файла из задачи: пользователь должен быть владельцем файла, загрузившим файл, заказчиком задачи, администратором категории, либо в категории должна быть включена настройка «Разрешить удаление файлов».

При удалении текущей версии файла, привязанного к ДП-параметру, в окне подтверждения выводится предупреждение «Удаление текущей версии удалит файл из ДП».

Отображение в ленте

Прикреплённые файлы отображаются в ленте задачи по-разному:

• Изображения, аудио, видео — превью как для вложений в комментарий.
• Остальные типы — служебное сообщение «Вложен файл Название файла» с кликабельной ссылкой.

Просмотрщик файлов

Большинство файлов можно открыть и посмотреть прямо в системе, не скачивая.

Поддерживаемые форматы

Прямо в просмотрщике открываются файлы следующих типов:

Тип	Расширения
Изображения	jpg, jpeg, png, gif, webp, svg, jfif
Видео	mp4, webm, ogg, mov
Аудио	mp3, ogg, aac
PDF	pdf
Офисные	doc, docx, xls, xlsx, csv, ppt, pptx, ods, mpp, vsd, vsdx, pub и др.
Текст и код	txt, md, json, xml, html, sql, js, ts, cs, py, java, css, yaml, sh, log и др.
Письма	msg (Outlook), eml

Остальные форматы при клике скачиваются.

В Firefox и Safari не поддерживается воспроизведение .webm.

Расположение просмотрщика

Файл может открываться двумя способами в зависимости от размера экрана и режима просмотра задачи:

• Боковая панель справа (на больших экранах) — для задач, чатов и Диска. Сохраняет видимым основной контент. Из боковой панели можно перейти в полноэкранный режим.
• Полноэкранное модальное окно — на небольших экранах, а также если для задачи выбран режим просмотра «снизу».

Оформление просмотрщика

Просмотрщик использует единое системное оформление и в боковой панели, и в полноэкранном модальном окне:

• Шапка оформляется в системных цветах интерфейса: фон шапки, цвет имени файла и цвет кнопок зависят от текущей темы приложения.
• Шапка отделена от содержимого отдельным разделителем, поэтому панель просмотра визуально отделена от содержимого файла.
• Область просмотра использует системный фон интерфейса (светлый в светлой теме, тёмный — в тёмной).
• Модальное окно подчиняется теме приложения: затемняющий фон заменён на системный нейтральный фон интерфейса.

Внешнее оформление просмотрщика (шапка, кнопки, рамка, фон контейнера) подчиняется теме приложения. При этом отдельные особенности показа конкретного формата могут зависеть от его просмотрщика — например, у Markdown-файлов часть параметров отображения доступна в самом просмотрщике.

Панель инструментов просмотрщика

В шапке просмотрщика доступны действия с открытым файлом:

Кнопка	Действие
Повернуть	На 90° по часовой стрелке. Каждое нажатие
Увеличить / Уменьшить масштаб	Изменение масштаба (также колесом мыши)
Информация	Модальное окно: пункты зависят от типа (для видео — продолжительность, для изображений — разрешение и т.п.)
Кодировка	Выбор кодировки декодирования текста
Открыть в новой вкладке	Открыть файл в новой вкладке. Контекст (чат, задача, список соседних вложений) при этом не передаётся — пользователь видит только этот файл без переключения на соседние
Скопировать ссылку	Копирует прямую полную ссылку на текущую открытую версию файла (не на открытый в просмотрщике файл); просмотрщик при этом не закрывается. Ссылка идентична ссылке для действия «Открыть в новой вкладке» и тоже ведёт в просмотрщик; контекст по ней не передаётся
Скачать	Сохранить локально. Заблокировано без прав, в т.ч. при перевоплощении
Скачать всё	ZIP-архив всех файлов. Не включает файлы с опцией «Защитить файл от загрузки»
Просмотр версий	Окно истории версий с пометкой последней цветом

При открытии изображения автоматически подбирается начальный масштаб: маленькое — увеличивается до экрана (но не больше разрешения), большое — уменьшается до помещения.

Порядок соседних файлов

Если файл открыт из контекста с несколькими вложениями (лента комментариев задачи или блок файлов в карточке), в просмотрщике активны кнопки перехода к соседним файлам, а в подписи отображается порядковый номер вида «N из M». Список формируется детерминированно: по дате загрузки от новых к старым, при совпадении даты — по убыванию идентификатора файла. Порядковый номер не меняется при повторном открытии. Файлы из ленты комментариев и из дополнительных параметров (ДП) образуют отдельные списки и в один не смешиваются.

Просмотр старых версий

Если открыта неактуальная версия файла, в просмотрщике появляется баннер «Вы смотрите старую версию файла» с ссылками для перехода в историю версий или к актуальной версии.

Markdown-файлы

Для .md доступны дополнительные настройки. Кнопка настроек появляется в панели инструментов только для Markdown-файлов.

При просмотре Markdown-файла общая оболочка просмотрщика (шапка, кнопки, разделители, внешнее оформление панели или окна) подчиняется теме приложения. Параметры отображения самого Markdown-содержимого при этом дополнительно зависят от выбранной темы отображения Markdown.

Тема оформления: Как в приложении / Светлая / Тёмная.

Ширина контента: По умолчанию (макс. 800px, центрирован) / Растянуть на всю ширину.

Настройки сохраняются в браузере и синхронизируются между всеми режимами открытия (правая панель, полноэкранная модалка, отдельная страница).

Поддерживаемые элементы Markdown: абзац (с жирным, курсивом, жирным курсивом), заголовки H1–H4, ссылки (в тёмной теме подчёркнуты всегда, в светлой — при наведении), горизонтальный разделитель ---, цитаты >, маркированные и нумерованные списки, таблицы (с разделителями и шапкой), код в строке (моноширинный с фоном), блок кода с подсветкой синтаксиса, встроенные изображения.

Навигация по ссылкам:

• Относительные на другие .md — открывают целевой файл в том же окне.
• С якорем (файл.md#раздел) — прокручивает к разделу.
• На папки — открывают папку на Диске.
• Абсолютные http(s) — открываются в новой вкладке.
• Поддерживается навигация между папками (../../folder/file.md).
• При переходе появляется кнопка «Назад» для возврата.
• При отсутствии файла/папки — уведомление об ошибке.

Горячие клавиши

Просмотрщиком можно управлять с клавиатуры:

Сочетание	Действие
Cmd+E (Mac) / Ctrl+E (Win)	Закрыть превью справа
Esc	Закрыть превью во весь экран

Cmd/Ctrl+E работает из любого места с открытым превью (грид, канбан, лента, Диск). Если открыты и превью, и карточка задачи — первое нажатие закрывает превью, второе — карточку. При наведении на крестик закрытия отображается подсказка с горячей клавишей.

Выделение текста (Ctrl+A / Cmd+A)

Поведение зависит от фокуса:

• В поле комментария — выделяется текст комментария.
• В области просмотра файла — выделяется текст файла.
• На странице задачи (вне полей ввода) — выделяется весь текст страницы.

Печать и экспорт карточки задачи

В меню «Файлы» в тулбаре карточки доступен пункт «Печать и экспорт». Открывается окно с шаблонами:

• Клик на шаблон → скачивание сформированного файла Word (.docx).
• Кнопка «Печать» — экспорт карточки задачи через стандартный диалог печати операционной системы. В PDF-документ попадает только содержимое карточки задачи, без боковой панели и панели инструментов.
• Для администраторов: кнопка «Закрыть окно и перейти в интерфейс управления шаблонами» — переход к настройкам печатных форм в админ-режиме.

Печатные формы настраиваются администратором в категории.

Конвертация документов в PDF

Документы можно преобразовывать между форматами (например, .docx → .pdf). Какой конвертер используется по умолчанию, выбирает администратор (см. admin.md).

Для сертифицированной сборки (ФСТЭК): конвертация документов между форматами (DOCX→PDF, XLS→PDF и т.п.) недоступна — соответствующие библиотеки исключены из сборки. Загрузка, просмотр и скачивание оригиналов файлов продолжают работать.

Экспорт файлов в Excel

При экспорте списка задач в Excel значение ДП «Файл» выводится как кликабельная ссылка для скачивания. Для мультифайлов выводятся отдельные ссылки на каждый файл. Если при переходе по ссылке пользователь не авторизован, он попадает на страницу входа, после чего скачивание продолжается.

Файлы, вложенные в задачу не через ДП, в Excel не экспортируются. Обходной путь — создать скрытый ДП со ссылкой на файл через смарт-автоматизацию.

Журнал действий

Все операции с Диском фиксируются в системном журнале: загрузка, удаление, создание и удаление папок, изменение прав доступа, переименование. Для ДП «Файл» и колонок типа «Файл» в ДП «Таблица» логирование включается отдельной настройкой «Логировать действия с файлами». Журнал поддерживает фильтрацию, сортировку, экспорт в CSV/Excel.

Связи с другими доменами

Работа с файлами связана с несколькими смежными доменами:

Домен	Связь
Задачи	Файлы вкладываются в задачи через ДП «Файл» и комментарии. Привязка папки Диска к задаче через смарт-действие
Категории	Хранилище и настройки хранения файлов задаются на уровне категории
Права доступа	Права на папки Диска наследуются из прав на задачи и категории
Подписи	Создание системных копий файлов при согласовании подписи
Смарт-автоматизация	Привязка папок, конвертация видео, формирование имён файлов через смарт-выражения
Уведомления	Типы уведомлений «Вложение файла» и «Другие действия с файлами»
Дополнительные параметры	ДП «Файл» с настройками мультифайла, хранилища, защиты
Интеграции	Р7 Офис для онлайн-редактирования, микросервис конвертации видео
Отчёты	Экспорт задач с файлами в Excel; вывод изображений из ДП в отчётах (недоступен при сжатии)