Интерфейс пользователя

«Первая Форма» — конструктор: интерфейс подстраивается под задачи компании или подразделения (это настраивает администратор) и под предпочтения конкретного пользователя (через персональные настройки). Какие-то элементы могут скрываться, добавляться или менять расположение, поэтому ваш интерфейс может отличаться от описанного здесь типового. В системе используется современный интерфейс; предыдущая его версия описана отдельно.

Интерфейс собирается на нескольких уровнях: глобальные настройки системы, настройки рабочего места группы и персональные настройки пользователя. Если пользователь состоит в нескольких группах, применяется рабочее место с наивысшим приоритетом.

Навигационная панель

Панель навигации располагается сверху, слева или справа (выбор пользователя в настройках интерфейса). Иконки боковой панели выполняют роль сигнальных индикаторов — рядом отображается количество событий или задач.

Стандартные индикаторы:

Иконка	Назначение
Меню сервисов	Диск, Пространства, Соцсеть, Отчёты, Почта, Администрирование. Если пользователь находится в текущем разделе, этот пункт отмечен галкой. Меню скрывается при клике вне его границ, нажатии ESC, а также при смене фокуса на другие элементы клавишей Tab
Логотип	Переход на стартовую страницу (может быть логотип компании)
Раскрыть боковую панель	Раскрывает открепленную боковую панель. Отображается, если боковая панель откреплена и скрыта
Скрыть боковую панель	Скрывает открепленную боковую панель. Отображается, если боковая панель откреплена и раскрыта
Лента	Лента задач и комментариев
Чаты	Число непрочитанных сообщений в чатах
Сотрудники	Список пользователей
Создание задачи	Личная задача, встреча, групповой чат, выбор категории
Поиск	Поиск и история
Просроченные без исполнителя	Число просроченных задач без исполнителя в категориях с ответственной группой
Избранные комментарии	Число избранных сообщений. Добавить сообщение в избранное можно через контекстное меню сообщения → «В избранное»
Лента сообщений	Число непрочитанных сообщений (правая часть ленты)
Просроченные задачи	Число просроченных задач, где пользователь — исполнитель. В списке отображаются только незавершённые задачи; если включён режим мультизавершения и работа по задаче не завершена другими исполнителями, для завершившего пользователя при истечении срока задача в списке просроченных не отображается
Запрошенные подписи	Число подписей, ожидающих резолюции
Неотвеченные вопросы	Число вопросов, ожидающих ответа; по нажатию открывается Лента на вкладке «Входящие»
Календарь	Число новых календарных событий
Просроченные подписи	Число просроченных подписей
Новые задачи	Задачи в статусе «Новая», где пользователь — исполнитель
Задачи на сегодня	Срок завершения = сегодня
Задачи в работе	Активные задачи (не «Новая»)
Задачи замещаемого	Задачи сотрудника, заместителем которого является пользователь
Аватар пользователя	По умолчанию отображает инициалы. Пользователь может загрузить аватар или удалить его. По нажатию открывается меню персональных настроек

Количество всех записей на индикаторах в избранном и в списке задач категорий отображается с учётом доступа.

Некоторые стандартные индикаторы администратор может скрыть. Помимо стандартных могут быть настроены дополнительные индикаторы, в том числе для определённых подразделений или групп (например, для техподдержки — индикатор с числом поступивших обращений, ожидающих обработки).

В период замещения: рядом с количеством отображается число объектов замещаемого сотрудника в скобках.

Системные баннеры: под панелью навигации могут отображаться цветные полосы с сообщениями о состоянии системы. Красный баннер означает, что потеряно соединение с сервером для обновлений в реальном времени — часть данных может не обновляться автоматически, пока связь не восстановится.

Боковая панель «Избранное»

Панель по умолчанию раскрыта и закреплена слева. Её можно открепить — тогда она показывается только при наведении. Кнопка «Скрыть открепленное меню» появляется в панели навигации при открытом откреплённом состоянии.

Блоки панели:

• Мои задачи — быстрый доступ к задачам по ролям (заказчик, исполнитель, акцептант). Справа от папок — счётчики: красный (просроченные), синий (новые), серый (всего). Счётчики обновляются динамически. При использовании смарт-доступов или гибких прав отображаются только задачи, где пользователь — заказчик, исполнитель или подписчик. Руководителям дополнительно показываются «Задачи подчинённых» и «Согласования подчинённых».
• Избранное — ссылки на объекты (задачи, категории, разделы, профили, отчёты, пространства, почтовые папки, внешние ссылки), цветовые метки, папки. Поддерживается перетаскивание.
• Категории — список доступных разделов и категорий в виде раскрытого дерева, без папки-обёртки. Заголовок группировки «Категории» отображается всегда.

Чтобы открыть карточку задачи из Избранного в новой вкладке браузера, используйте Ctrl + ЛКМ.

Рядом с каждым элементом Избранного отображается иконка его типа (категория, задача, пользователь и т.д.). Для элементов с неопределённым типом выводится единая стандартная иконка. Справа от названия, если задан цвет, отображается цветовая точка-индикатор.

Совместное отображение Избранного и Категорий: когда у пользователя включены оба блока, они отображаются как независимые зоны. Зона избранного занимает высоту по содержимому, зона категорий начинается ниже и имеет собственный фон, растянутый до нижней границы страницы — это исключает пустое пространство, если дерево категорий короче экрана. Если виден только один из блоков, его фон растягивается на всю высоту боковой панели.

В режиме замещения: отображается отдельный блок «Избранное (Фамилия Имя)» — избранное замещаемого сотрудника. Счётчики замещаемого показываются в скобках рядом с собственными.

Поиск: по всем элементам меню (Мои задачи, ссылки, папки рабочего места группы, Избранное, дерево категорий). Найденные совпадения подсвечиваются бренд-цветом; подсветка действует и при открытой панели администратора. При фильтрации «только категории» или «только избранное» поиск применяется только к отображаемому разделу. Esc прекращает поиск.

Поиск в дереве категорий ищет совпадения по двум атрибутам:

• по названию категории (конечного элемента дерева);
• по названию раздела (группы категорий).

Поведение выдачи:

• Если найдена категория, дерево раскрывается до неё, и она подсвечивается.
• Если найден раздел, он отображается в результатах без автоматического раскрытия — нажмите на него, чтобы увидеть категории внутри. Подсвечивается сам раздел.
• Если категория попадает внутрь найденного раздела, она не дублируется отдельной строкой — путь до неё уже раскрыт через раздел.

Влияние настроек рабочего места группы:

• Если скрыто Избранное, но доступны категории — заголовок меняется на «Категории», кнопка добавления избранных ссылок недоступна.
• Если скрыты и Избранное, и Категории — отображаются только ссылки рабочей группы.
• Если в рабочей группе не настроены ссылки — остаётся только папка «Мои задачи».

Добавление объектов в Избранное:

Тип объекта	Как добавить
Задача	Кнопка ★ в карточке задачи; в контекстном меню в ленте задач и в представлении категории «Лента» — пункт «В избранное» (жёлтая метка по умолчанию) или «В избранное и выбрать цвет» (палитра для выбора цвета метки)
Категория / Раздел	Контекстное меню в дереве категорий → «В избранное» → выбрать представление
Профиль	Кнопка ★ в профиле пользователя
Отчёт	Контекстное меню отчёта во вкладке «Отчёты» → «Добавить в избранное» (сохраняется с условиями отбора; предопределённые периоды пересчитываются от текущей даты)
Пространство	Кнопка ★ в статье пространства
Почтовая папка	Контекстное меню папки в почтовом клиенте → «В избранное»
Внешняя ссылка	Контекстное меню блока «Избранное» → «Добавить ссылку» (можно указать и внутренний адрес, например /spa/portal/123)
Папка	Кнопка «+» слева от поиска или контекстное меню блока → «Создать папку». В окне вводится название; если нужна ссылка, выбирается тип «Ссылка» и появляется поле для адреса

После закрытия добавленной в Избранное задачи открывается окно категории, к которой она относится; ранее открытые категория или список задач закрываются.

Контекстное меню папки Избранного:

Пункт	Описание
Переименовать	Отредактировать название папки
Добавить ссылку	Открыть окно создания ссылки внутри текущей папки
Создать подраздел	Открыть окно создания подпапки внутри текущей папки
Удалить	Удалить папку (с подтверждением)

Контекстное меню элемента Избранного:

Пункт	Описание
Создать	Создать задачу в категории (только для категорий и при наличии прав)
Открыть в виде	Выбрать представление (таблица, лента, канбан и др.); для категорий и разделов
Открыть отбор	Выбрать отбор задач; для категорий, если есть настроенные отборы
Настройка	Перейти в режим администрирования категории (только для администраторов)
Поделиться	Отправить ссылку другим пользователям (у них появится в Избранном)
Переименовать	Изменить название папки или ссылки
Цвет избранного	Сменить цветовую метку задачи; палитра с выбором цвета
Удалить из избранного	Убрать объект из Избранного

Горячие клавиши

Основные сочетания клавиш для ускорения работы:

Сочетание	Действие	Где применяется
Ctrl + C / Ctrl + V	Копировать / вставить	Глобально
Ctrl + S	Сохранить изменения	В карточке задачи
Ctrl + F	Открыть поиск	Глобально
Ctrl + K	Перейти к ленте в карточке задачи	В карточке задачи
Ctrl + ЛКМ (Win) / Cmd + ЛКМ (Mac)	Открыть объект в новой вкладке (или средняя кнопка мыши)	В ленте задачи, в списках
Ctrl + Alt + 1/2/3	Внести фактические трудозатраты: 5 / 10 / 15 минут	В карточке задачи
Ctrl + 7	Внести фактические трудозатраты (произвольное значение)	В карточке задачи
Ctrl + Shift + 7	Пометить сообщение как вопрос	В чате задачи
Shift + Enter / Alt + Enter / Ctrl + Enter (Win) / Cmd + Enter (Mac)	Отправить сообщение	В чате задачи
Enter или Shift + Enter (зависит от режима отправки)	Перенести строку в тексте сообщения	В чате задачи
Ctrl + Enter (Win) / Cmd + Enter (Mac)	Сохранить значение ДП или текст сообщения	В карточке задачи
Ctrl + E (Win) / Cmd + E (Mac)	Закрыть форму задачи с фокусом	В карточке задачи
Ctrl + Z (Win) / Cmd + Z (Mac)	Отменить изменение ДП в режиме редактирования	В карточке задачи
Ctrl + U (Win) / Cmd + U (Mac)	Прикрепить файл в ленту карточки задачи	В карточке задачи
Ctrl + Shift + J (Win: Alt + Shift + J)	Переход к следующей задаче	В списке задач
Ctrl + Shift + K (Win: Alt + Shift + K)	Переход к предыдущей задаче	В списке задач
Ctrl + / (Win) / Cmd + / (Mac)	Открыть/закрыть меню поиска	Глобально
Shift	Множественная сортировка в табличном представлении (клик по заголовкам)	В табличном представлении
Shift + Alt + прокрутка (Win) / Shift + Cmd + прокрутка (Mac)	Прокрутка списка недавних чатов	В боковой панели чатов
Esc	Отмена ввода или поиска	Глобально
Tab	Перемещение между параметрами в режиме редактирования	В карточке задачи

Платформы доступа

Работа с 1Формой ведётся в браузере или через нативное приложение.

Поддерживаемые браузеры (последние версии): Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Safari. В других браузерах (например, Opera) возможна некорректная работа.

Приложение из браузера (PWA): платформу можно установить как отдельное приложение на компьютер или мобильное устройство — по инструкции конкретного браузера.

Мобильное приложение: на iOS / Android рекомендуется использовать мобильное приложение 1F Mobile, а не браузер устройства.

Десктопное приложение — см. раздел «Десктопное приложение» ниже.

Чтобы работать одновременно с двумя разными учётными записями, используйте разные браузеры или режим «Инкогнито».

Стартовая страница и логотип

Логотип компании или системы — это виртуальная кнопка: по клику выполняется переход на стартовую страницу.

В большинстве случаев стартовая страница — это портал (дашборд) с портальными блоками. Структура портала:

• Группа — объединяет секции во вкладки.
• Секция — конкретный портал с заголовком или без.

Приоритет стартовых страниц:

1. Персональная настройка пользователя.
2. Стартовая страница группы (если групп несколько — побеждает группа с наивысшим приоритетом).
3. Глобальная стартовая страница системы.

Настройки интерфейса

Открываются во всплывающем окне (меню «Настройки» → «Настройки интерфейса»). Здесь можно выбрать цветовую тему, размер шрифта и расположение панели навигации.

Администратор может скрыть большинство настроек через опцию профиля «Разрешить кастомизировать UI» — тогда у пользователя останется только выбор светлой или тёмной темы.

Цветовая тема

Доступны две темы: светлая (по умолчанию) и тёмная.

Просмотр задачи

Где открывается карточка задачи при клике на неё в списке:

Режим	Поведение
Справа	Карточка справа от списка. В Ленте в этом режиме задача открывается на весь экран
Снизу	Карточка снизу под списком
Во всплывающем окне	Поверх текущего интерфейса

Просмотр комментариев в задаче

Положение блока комментариев в карточке задачи: снизу или справа.

Общие настройки

Поведение списков задач и отображения дат:

Параметр	Описание
Отображать «вчера», «завтра», «сегодня»	Близкие даты заменяются на относительные («Завтра в 14:30»). Даты текущего года — в формате «День Месяц». Применяется к датам создания, срока, начала, завершения, ДП «Дата» и «Дата и время»
Открывать первую задачу в категории	При переходе в список автоматически открывается первая видимая задача с учётом фильтров. Не работает в режиме «Во всплывающем окне»

Лента комментариев

Как отображаются комментарии в карточках задач:

Параметр	Описание
Отображать собственное имя вместо «Я»	По умолчанию ваше имя отображается как «Я» в карточках
Перевод комментариев в ленте	Автоматический перевод сообщений между языками. Требует подключённого сервиса перевода и различающихся языков интерфейса отправителя и получателя

Панель навигации

Расположение: слева, справа или сверху.

Цвет: Нет (прозрачная), Бренд, Белый, Чёрный, Всегда белый, Всегда чёрный, Красный, Розовый, Фиолетовый, Синий, Голубой, Зелёный, Жёлтый, Оранжевый, Серый.

В цветных вариантах логотип и текст инвертируются: в светлой теме — из тёмной, и наоборот.

Левое меню

Опция «Отображать всегда» закрепляет боковое меню в раскрытом состоянии. Скрыта для пользователей, у которых в боковом меню доступен только раздел «Избранное».

Вид чатов

Переключатель «Вид чатов» отображает сообщения в виде баблов — см. chat/business.md.

Прочие настройки

Дополнительные настройки поведения системы:

Настройка	Поведение
Удалять вас из подписчиков после акцепта/отклонения подписи	После обработки запрошенной подписи пользователь автоматически выходит из подписчиков (если не заказчик и не исполнитель)
Отправлять комментарий по Enter вместо Ctrl+Enter	По умолчанию для отправки сообщения — Ctrl+Enter. При включении — Enter. Касается только поля комментариев
Не помечать сообщение как вопрос автоматически	Отключает автоопределение вопросов по символу ? и ключевым словам («Когда», «Как», «Подскажите» и т.п.). Помечать вопросы нужно вручную
Удалять завершённые задачи из избранного	Автоматическая очистка избранного от закрытых задач
Действие с файлами MS Office при клике	«Скачать» / «Открыть для просмотра в веб-интерфейсе» / «По умолчанию» (берёт системную настройку)

Быстрые ответы

Списки готовых текстов для повторного использования при отправке сообщений, указании причины переноса срока или причины запроса подписи. Создание — поле ввода → кнопка «Добавить». Удаление — крестиком из общего списка или из окна, где отображается быстрый ответ.

Шаблоны чата

Личные заготовки сообщений для переписки с возможностью привязки к категории. В отличие от быстрых ответов имеют название.

Поле	Обязательное	Лимит / Описание
Название	Да	До 500 символов
Текст	Да	Без ограничения
Категория	Нет	Если указана — шаблон виден только в чатах этой категории; иначе во всех чатах

Использование: кнопка шаблонов рядом с полем ввода или ввод /. Список фильтруется по мере набора. Выбор шаблона вставляет текст без автоматической отправки. При переключении между чатами разных категорий список обновляется.

Лимит — 50 шаблонов на пользователя. При превышении выводится ошибка.

Плагины

ВКС-плагин для Outlook позволяет планировать и запускать конференции 1F Teams прямо из десктопной версии Microsoft Outlook. Доступен при настроенном сервисе ВКС.

Утилита сканирования

Утилита TaskScanner позволяет вкладывать скан-копию документа в ДП «Файл». Поставляется отдельным архивом через техподдержку. После установки в ДП «Файл» с разрешённым сканированием появляется кнопка «Сканировать» (см. также раздел про ДП «Файл» в ext-params/business.md).

Десктопное приложение

Помимо браузера, 1Форма доступна как нативное десктопное приложение. Поддерживаемые ОС: Windows 10+, macOS Monterey 12.4+, Linux (Ubuntu). Установщики для Windows (.exe, .msi) и отдельные пакеты для macOS и Ubuntu доступны в разделе «Настройки системы → Мобильные и десктопные приложения».

Возможности:

• Уведомления рабочего стола.
• Встроенный сервис видеоконференций.
• Счётчик непрочитанных на иконке панели задач (см. notifications/business.md).

При закрытии окна приложение сворачивается в область уведомлений (Windows и macOS), а не закрывается полностью. Для смены сервера — правый клик по иконке в области уведомлений → «Сменить сервер».

Персональные настройки

Меню открывается по нажатию на аватар в панели навигации.

На внешний вид системы больше всего влияет раздел «Настройки интерфейса», на удобство работы — настройки «Уведомлений».

В начале работы с системой проверьте правильность информации в своём профиле и в дальнейшем поддерживайте её актуальной. Если изменить данные самостоятельно нельзя — обратитесь к администратору.

Основной блок:

Пункт	Описание
Профиль	Основная информация о пользователе
Начать конференцию	Встроенный сервис конференций
История звонков	Входящие и исходящие звонки
Табель трудозатрат	Личный табель
Канбан	Доска задач-исполнителя. Не более 100 задач: на сегодня / на завтра / ближайших по сроку (учитывается срок задачи, срок подписи, запланированные трудозатраты)
Токены доступа	Управление персональными токенами доступа (PAT). Доступно администраторам и пользователям с правом генерации токенов
Диск	Общее хранилище файлов

Меню «Настройки»:

Пункт	Описание
Редактировать профиль	Редактирование персональной информации
Уведомления	Настройка получения уведомлений
Заместители	Назначение заместителей и процессных помощников
Мобильные приложения	Установка и настройка
Настройки интерфейса	Расположение панели, цвета, шрифты
Прочие настройки	Поведение системы

Язык интерфейса. Поддерживаются: русский, английский, французский, польский, испанский, итальянский, датский, немецкий, китайский, японский, узбекский. Набор может быть ограничен администратором в опции «Доступные языки». При переключении интерфейс, локализованные объекты и все служебные комментарии (в том числе опубликованные ранее) переходят на выбранный язык; может потребоваться обновление страницы.

Локализация пользовательских текстов (текстов задач, полей, сообщений):

• Вручную — рядом с локализуемым полем появляется иконка ввода значений на разных языках. Пользователю отображается значение на языке его профиля. Включается администратором.
• Автоматически — через облачный сервис перевода (Microsoft Azure). Перевод выполняется для пользователей, у которых в профиле указан язык, отличный от языка источника. Подключение — через техподдержку 1Формы или клиентского менеджера.

Прочее:

Пункт	Описание
Обновить	Обновляет текущую страницу (актуально в режиме приложения PWA)
Версия клиента	Список изменений платформы. Только для администраторов
Справка	Переход на страницу с руководствами
Войти на мобильном	QR-код для авторизации в мобильном приложении: после сканирования сервер и логин подставляются автоматически, нужен только пароль
Админ	Переход в режим администрирования. Только для администраторов системы
Выйти	Выход из учётной записи

Глоссарий терминов

Основные термины, которые встречаются в интерфейсе и в этом руководстве:

Термин	Определение
Активный статус	Все начальные и рабочие статусы задачи
Акцептант	Сотрудник, у которого запрошена подпись и который выносит по ней резолюцию
Боковая панель	Вертикальный блок слева от рабочей области. Содержит Избранное, Категории, Почту, Отчёты, Администрирование
Виджет	Портальный блок с данными или кнопками действий
Дерево категорий	Полная иерархия всех категорий и разделов системы
Дополнительный параметр (ДП)	Атрибут задачи для формализации информации (текст, дата, ссылка, файл и т.п.), которая заносится в задачу в процессе работы
Задача	Экземпляр бизнес-процесса
Избранное	Объекты системы (задачи, категории, разделы, пользователи, отчёты, ссылки), помеченные пользователем для быстрого доступа
Календарное событие	Запись в календаре — встреча с датой, временем начала и окончания. Может включать место проведения, участников, повестку. Может быть повторяющимся или однократным
Категория	Соответствует бизнес-процессу
Маршрут	Порядок перехода задачи по статусам в процессе выполнения
Начальный статус	Статус новой задачи, когда работа ещё не началась
Неактивный (терминальный) статус	Завершающий статус задачи; на нём нельзя вносить изменения, исполнители зачёркнуты
Отсутствие	Вид календарного события для регистрации отсутствия: болезнь, командировка, отпуск
Панель навигации	Горизонтальный блок вверху экрана (по умолчанию) со ссылками и сигнальными индикаторами
Подписчик	Пользователь, следящий за задачей без непосредственного участия в её выполнении
Подпись	Подтверждение решения по какому-либо вопросу. Может быть запрошена, акцептована (✓ — положительное решение) или отклонена (✗ — отрицательное решение)
Портал (дашборд)	Рабочий стол с виджетами
Представление	Способ отображения списка задач в категории или разделе (таблица, Канбан, ресурсы и т.п.)
Рабочая область	Основная часть интерфейса, где отображается контент и ведётся работа
Раздел	Объединяет категории по смыслу
Резолюция	Решение по запрошенной подписи
Сводный раздел	Виртуальный раздел, который настраивает администратор; содержит задачи из нескольких категорий (например, сводный раздел «Контакты» может включать задачи из категорий «Встречи» и «Звонки»)
Статус	Один из основных параметров задачи, характеризующий текущее состояние работ. Бывает начальным («Новая»), рабочим («Выполняется», «На согласовании» и пр.) и завершающим («Завершена», «Отклонена», «Действует» и пр.). Начальные и рабочие статусы называются активными, завершающие (терминальные) — неактивными
Терминальный статус	Статус, обозначающий, что работы по задаче больше не ведутся. Может быть успешным (задача выполнена) или неуспешным (задача отклонена)