Поиск

Поиск в 1Форме помогает быстро находить задачи, людей, файлы, чаты, пространства и другие объекты — по тексту, номеру, дополнительным параметрам и смыслу запроса. Результаты всегда ограничены правами доступа: пользователь видит только то, что ему доступно.

Поиск доступен в двух формах: быстрый — выпадающее окно из строки в панели навигации, и полный — отдельная форма с переключателями типов объектов и расширенными возможностями отбора.

Режимы текстового поиска

В зависимости от настроек категории и сценария текст задачи можно искать по-разному:

Режим	Когда полезен
Полнотекстовый	Основной режим: находит задачи с учётом разных форм слова (склонений, окончаний)
По вхождению подстроки	Находит фразу внутри текста, даже если вокруг есть другие слова
Точное совпадение	Только полное совпадение текста задачи
По началу / по концу строки	Совпадение с началом или с концом текста
По дополнительным параметрам	Отбор задач по значениям ДП
По файлам	Поиск по содержимому вложений
AI (семантический)	Находит по смыслу и синонимам, а не только по точному совпадению слов

Режим текстового поиска и нечёткий поиск с учётом опечаток настраивает администратор — глобально и для каждой категории отдельно. Подробнее — admin.md.

Несколько правил, которые помогают получать точный результат:

• Тип поиска подбирают под сценарий — иначе результат «формально есть, но не тот».
• Поиск всегда ограничен задачами, доступными пользователю.
• Знак «+» в запросе ищется как обычный символ, а не как пробел.
• Звёздочка в конце слова в полнотекстовом поиске на результат не влияет: «договор*» ищется так же, как «договор», по формам слова. Слово из одних звёздочек в поиске не участвует. Поиск по началу строки включается настройкой категории, а не символом в запросе.
• Для больших выборок результат делится на страницы, а сузить его помогают фильтры.

Как ранжируются результаты

Результаты сортируются так, чтобы самые подходящие задачи оказались выше. Учитываются:

1. Степень совпадения поисковой строки с текстом задачи — чем точнее совпадение, тем выше строка.
2. Количество ссылок на задачу из других мест — например, когда задача используется как справочное значение; чем больше ссылок, тем выше задача.
3. Задача из справочника — записи справочников показываются выше обычных задач.
4. Дата последнего изменения — чем дольше задача не менялась, тем ниже она в выдаче.

Порядок результатов при поиске людей

При поиске людей (поиск контактов и раздел «Сотрудники» общего поиска) результаты ранжируются под текущего пользователя — выше поднимаются:

• коллеги — люди, с которыми пользователь чаще взаимодействует;
• сотрудники своего отдела — с той же основной организационной единицей, что и у пользователя;
• более точное совпадение с запросом — точное совпадение имени выше начала полного имени, а оно — выше начала отдельного слова ФИО;
• сотрудники компании — внутренние пользователи располагаются выше внешних.

Где сортировка фиксированная, а где её выбирает пользователь

В одних разделах поиска порядок выдачи задан системой, в других его меняет сам пользователь:

Где ищете	Порядок	Выбор пользователем
Быстрый поиск (подсказки)	сначала совпадения по номеру, затем по тексту, затем по точности совпадения и дате изменения (новые выше)	Нет
Общий поиск задач	по выбранному режиму: «Рекомендация» (по точности совпадения) или «Новые» (по дате создания)	Да
Поиск по файлам	по возрастанию внутреннего идентификатора файла, не по точности совпадения; страницы добавляются в порядке подгрузки	Нет
Таблица категории	по клику на заголовок столбца (по умолчанию — новые выше)	Да

Сортировка результата на вкладке «Задачи». В правом верхнем углу выдачи доступен переключатель режима: «Рекомендация» — по точности совпадения с запросом (по умолчанию); «Новые» — сначала новые задачи по дате создания. Выбор не сохраняется между сессиями: при следующем открытии поиска снова действует «Рекомендация».

Над областью результатов справа выводится число найденных записей — «Всего найдено».

Подсказки при неточном запросе. Если запрос набран в другой раскладке или с опечаткой, над результатами появляются подсказки: «Показаны результаты для» — текст, по которому на самом деле искали, и «Вы имели в виду» — близкий вариант запроса. Клик по варианту повторяет поиск по нему. В быстром поиске подсказки выводятся для всей выдачи, в полной форме поиска — на вкладке «Пространства». Когда поиск понял запрос буквально, подсказок нет.

Быстрый поиск

Открывается по клику на поисковую строку в панели навигации (или Ctrl/Cmd + /).

Под строкой ввода — блок «Чаты» с частыми чатами пользователя, ниже — история просмотра задач (формируется при переходе в задачу, отправке сообщения, просмотре файла, переходе по маршруту и т.д.). Чаты отбираются по числу открытий за последнее время, при равенстве — по времени последнего открытия; недоступные пользователю не показываются. В подсказке видно до трёх чатов, набранный текст на их состав не влияет. У чата без аватара показывается стандартная заглушка. Если открытий ещё не было, блок пуст. Сам блок показывается, если «Чаты» не скрыты в настройках интерфейса.

В строках блока «Задачи» рядом с названием виден аватар задачи: если у задачи загружено своё фото — оно, иначе иконка и цвет её категории. Это тот же аватар, что и в карточке задачи.

В строках блока «Сотрудники» рядом с именем виден аватар сотрудника: если у него загружено фото — оно, иначе цветной круг с инициалами. У сотрудника, который сейчас в сети, на аватаре показывается зелёная точка присутствия.

Под названием найденной задачи выводится её категория и номер — например, «Клиенты #396055». Показывается название категории, без пути по дереву разделов.

Особенности:

• Поиск без учёта раскладки клавиатуры (русское слово можно набрать на английской раскладке).
• Поиск пользователей — по имени, фамилии и основной должности.
• Нечёткий поиск с учётом опечаток — включается администратором в настройках.
• Файлы по названию находятся и по части имени — в том числе когда запрос приходится на середину слова.
• Файлы по названию выдаются от недавно добавленных к более ранним, и первая страница — это самые новые подходящие файлы из всех доступных пользователю: прикреплённых к задачам и папкам и лежащих в дополнительных параметрах.
• Среди файлов по названию находятся и файлы Диска, доступные пользователю: из его папок, из папок, на которые у него или его группы есть право просмотра, и из «Моих файлов» подчинённых и замещаемых сотрудников. Право только на папку выше по дереву или на корень «Общие файлы» вложенный файл в поиске по имени не открывает — нужен доступ к самой папке файла или к самому файлу. Удалённые файлы Диска не находятся. Пользователю, не являющемуся сотрудником компании, файлы раздела «Общие файлы» в поиске по названию не показываются — даже если право просмотра выдано ему лично или его группе; администраторы видят их без ограничений.

Результаты: сначала сотрудники, затем избранные ссылки, чаты, задачи, пространства, категории, файлы, порталы, отчёты.

Каждый блок отображается только если соответствующий раздел включён в настройках рабочего места группы (РМГ):

Блок	Условие отображения
Пространства	Пространства включены в РМГ
Чаты	Чаты включены в РМГ
Сотрудники	Сотрудники включены в РМГ

Задачи, найденные по номеру, всегда попадают в блок «Задачи» при наличии прав — независимо от того, показан ли блок «Пространства». Избранные объекты отмечены звёздочкой.

При наведении на результат доступны быстрые действия:

Объект	Действие
Сотрудник	Открыть чат, начать видеоконференцию, перевоплощение (только для администраторов)
Файл	Перейти в задачу, скачать файл — у файла, привязанного к задаче; «Открыть в папке диска» — у файла с Диска

Подсказки быстрых действий сотрудника. Наведите указатель на кнопку чата, видеоконференции или перевоплощения — появится подсказка с названием действия. Подсказка отображается поверх панели результатов и остаётся привязанной к своей кнопке при прокрутке списка и изменении ширины окна. Перевоплощение доступно только администратору.

ПКМ по файлу открывает контекстное меню: просмотр, скачать, история версий, скопировать ссылку.

У файла с Диска, не привязанного к задаче, рядом с названием указана папка, в которой он лежит. Кнопка «Открыть в папке диска» закрывает окно поиска и открывает эту папку на Диске. Кнопки нет, если папку нельзя открыть по пути: когда одна из папок выше закрыта для пользователя или папка принадлежит другому сотруднику, который не является его подчинённым или замещаемым.

Нажатие Enter при найденном номере задачи открывает задачу напрямую. Cmd/Ctrl + Enter открывает расширенный поиск в новой вкладке. По кнопке лупы — переход к полной форме поиска.

В нижней части окна быстрого поиска есть кнопка «Открыть все результаты поиска» с подсказкой о клавише Enter. Она видна и когда строка пуста, и когда показаны результаты. Если запрос введён, кнопка открывает полную форму с результатами по нему; если строка пуста — просто открывает полную форму поиска.

Горячие клавиши быстрого поиска:

Действие	Windows	macOS
Открыть/закрыть поиск	Ctrl + /	Cmd + /
Прокрутка списка последних чатов	Shift + Alt + колесо мыши	Shift + Cmd + колесо мыши
Перемещение по результатам	↑ / ↓	↑ / ↓
Открыть объект	Enter	Enter
Вернуться из задачи	Ctrl + E	Cmd + E

Внутри табличного представления категории Cmd/Ctrl+F работает иначе, чем быстрый поиск: там открывается панель навигации по совпадениям, которая не сужает выборку, — см. описание табличного представления категории.

Полная форма поиска

Полная форма открывается из быстрого поиска (кнопка лупы) и позволяет искать по разным типам объектов через переключатели в верхней части окна.

Переключатели типов

Каждый переключатель задаёт, среди каких объектов вести поиск. Часть переключателей скрывается, если соответствующий раздел отключён в настройках рабочего места группы:

Переключатель	Что ищется	Примечание
Задачи	По номеру и тексту	Номер вводится целиком, поиск по части номера не выполняется; символ # перед номером необязателен. Поиск в т.ч. завершённых и отклонённых (отключается опцией «Показывать завершённые»)
Категории	По названию	Скрыт, если категории отключены в РМГ
Чаты	По названию личных и групповых чатов, а также по именам участников	Скрыт, если чаты отключены в РМГ
Сотрудники	По имени, фамилии, должности	Скрыт, если сотрудники отключены в РМГ
Пространства	По названию и содержимому статей	Скрыт, если пространства отключены в РМГ
Сообщения	По тексту сообщений в задачах	Фильтры: Автор, Кому/Копия, Категории, Чаты
Публикации	По тексту публикаций социальной сети	Скрыт, если соцсеть отключена в РМГ
Файлы	По названию и содержимому файлов, в т.ч. файлов на Диске	Требует настройки сервиса распознавания текста
Порталы	По названию портала, его секции и виджета	Только порталы, свёрстанные как Board; в строке показан путь до объекта
Отчёты	По названию доступных отчётов	Скрыт, если отчёты отключены в РМГ

Режим поиска по файлам. На вкладке «Файлы» справа от результатов есть список «Режим поиска» с тремя значениями: «По файлу и содержимому» (по умолчанию), «По названию файла» и «По содержимому». Смена режима очищает выдачу и перезапускает поиск по уже введённому запросу. Во всех трёх режимах ищутся и вложения задач, и файлы на Диске — режим задаёт только то, где искать совпадение: в имени файла, в распознанном тексте или и там и там.

Какие файлы Диска попадают на вкладку «Файлы». Файл с Диска показывается, если пользователь владеет папкой, в которой лежит файл, или на эту папку у него либо у его группы есть право «Просмотр». Право только на папку выше по дереву или на корень «Общие файлы» вложенный файл не открывает — как и в поиске по имени. Если право есть на самой папке файла, а на её предков прав нет, файл в выдаче остаётся, но вместо пути у строки указан раздел «Диск», а переход открывает корень Диска. Поиск внутри папки без права на неё результатов не даёт. Навигация по Диску, поиск по имени файлов и поиск по файлам задач считают доступ по своим правилам.

По умолчанию поиск по тексту зашифрованных задач недоступен. При необходимости администратор может включить такую возможность.

Карточка задачи или чата открывается справа или снизу — в соответствии с настройкой интерфейса «Просмотр задачи».

Поиск порталов и виджетов

Вкладка «Порталы» находит три вида объектов: сам портал, его секцию и виджет секции. Что показывается в строке результата:

Найденный объект	Имя строки	Подстрочник
Виджет	Название виджета	«Портал / Секция»
Секция	Название секции	Название портала
Портал	Название портала	Пусто

Клик по строке открывает портал на той странице, где лежит найденный объект: у связанной страницы портала открывается её вкладка.

Ищутся только порталы, свёрстанные как Board, вместе с их секциями и виджетами. Обычные порталы-дашборды попадают в выдачу только как связанная страница Board-портала, отдельными результатами — нет. Выдача ограничена правами: портал, секция или виджет, закрытые для групп пользователя, из поиска исключаются до сравнения с текстом запроса, поэтому их названия не раскрываются. В быстром поиске найденные порталы показываются между файлами и отчётами, не более трёх строк.

Виджет находится независимо от того, в какой раскладке страницы он размещён: учитываются и основной набор виджетов секции, и адаптивные раскладки для экранов xs, sm, md, lg и xl, поэтому виджет, показываемый только на определённой ширине экрана, находится так же, как остальные. Вложенные секции Board при поиске не раскрываются: в набор попадают только собственные блоки секции. Правило доступа прежнее: портал, секция или виджет, закрытые для групп пользователя, исключаются из выдачи до сравнения с текстом запроса.

Помимо полнотекстового, доступен AI-поиск — он понимает смысл и синонимы запроса, а не только точные совпадения слов, и сам выбирает, где искать: по задачам, комментариям или содержимому файлов. Под каждым результатом показывается, какие фильтры применены (исполнители, значения ДП, фрагменты комментариев). Ранжирование дополнительно учитывает ваш опыт работы с задачей — участие (заказчик, исполнитель, подписчик), оставленные комментарии и реакции.

AI-поиск включается администратором в пользовательских настройках приложения (showAI) и доступен тем, кому доступна Анфиса: поиск идёт от имени пользователя и с его правами, поэтому в выдачу попадает только доступное ему. От настройки внешнего сервиса векторного поиска видимость вкладки не зависит. Полное руководство с режимами, фильтрами и примерами запросов — Умный AI-поиск.

Расширенный поиск задач

Расширенный поиск — полная форма отбора задач по параметрам. Открывается по ссылке «Расширенный поиск» из полной формы (переключатель «Задачи»), а также по Cmd/Ctrl + Enter из быстрого поиска. Доступен, если его включил администратор.

Расширенный поиск открывается и по прямой ссылке с идентификатором сохранённого отбора — SelectionId в адресе. Такой адрес получает ссылка на отбор расширенного поиска, добавленная в избранное: форма открывается сразу с применённым отбором, а при выборе или снятии отбора идентификатор обновляется прямо в адресе. Регистр ключа не важен; без идентификатора форма открывается в обычном режиме.

Для поиска вводят искомое значение в строку и нажимают кнопку поиска в шапке окна — ниже в таблице отображается список найденных задач. Чтобы открыть задачу, её выбирают в списке мышью.

Панель инструментов табличного представления аналогична таблице категории и содержит следующие кнопки и меню:

Кнопка / меню	Назначение
Обновление	Обновляет результат расширенного поиска
Статусы	Отбор задач по их статусам
Преднастроенный отбор	Выбор преднастроенного отбора
Роли пользователя	Отбор задач по ролям пользователя (заказчик, исполнитель, подписчик и т.д.)
Фильтрация	Включает строку фильтрации под заголовками столбцов
Конструктор поиска	Формирование условий отбора через конструктор поиска
Группировка	Включает строку группировки результатов
Выбор столбцов	Выбор столбцов для отображения
Настройка источника данных	Настройка источника данных
Ещё	Список дополнительных инструментов поиска
Экспорт	Выгрузка найденных задач в файл Excel
Сброс настроек	Сброс персональных настроек табличного представления (сортировка, группировка, состав и порядок колонок) и возврат к настройкам по умолчанию, заданным администратором для категории/раздела

Условия отбора формируют несколькими способами:

• Фильтрация — задачи отбираются по значению в столбце: значение вводится в поле под заголовком нужного столбца (строка фильтрации включается кнопкой фильтра).
• Конструктор поиска — условия отбора задаются через конструктор поиска (аналогично табличному представлению категории).
• Сортировка — задаётся кликом по заголовку столбца: рядом появляется стрелка направления, повторный клик меняет направление, третий — снимает сортировку.
• Группировка — результаты группируются по значениям одного или нескольких столбцов: колонку перетаскивают в строку группировки либо включают группировку через контекстное меню заголовка (пункт «Сгруппировать»). Группы сворачиваются и разворачиваются стрелками; группировка снимается пунктом «Отменить группировку» или крестиком на поле группировки.
• Выбор столбцов — нужные поля отмечаются на боковой панели «Колонки» (открывается кнопкой выбора столбцов) либо через меню заголовка столбца. Скрытые или недоступные пользователю по группе поля в списке не отображаются. Порядок столбцов меняется перетаскиванием заголовка.

Поиск опирается на несколько смежных доменов:

Домен	Связь
Задачи	основной объект поиска — задачи системы
Дополнительные параметры	поиск и отбор по значениям ДП
Категории	режим текстового поиска и участие полей в поиске настраиваются на уровне категории