Поиск¶
Поиск в 1Форме помогает быстро находить задачи, людей, файлы, чаты, пространства и другие объекты — по тексту, номеру, дополнительным параметрам и смыслу запроса. Результаты всегда ограничены правами доступа: пользователь видит только то, что ему доступно.
Поиск доступен в двух формах: быстрый — выпадающее окно из строки в панели навигации, и полный — отдельная форма с переключателями типов объектов и расширенными возможностями отбора.
Режимы текстового поиска¶
В зависимости от настроек категории и сценария текст задачи можно искать по-разному:
| Режим | Когда полезен |
|---|---|
| Полнотекстовый | Основной режим: находит задачи с учётом разных форм слова (склонений, окончаний) |
| По вхождению подстроки | Находит фразу внутри текста, даже если вокруг есть другие слова |
| Точное совпадение | Только полное совпадение текста задачи |
| По началу / по концу строки | Совпадение с началом или с концом текста |
| По дополнительным параметрам | Отбор задач по значениям ДП |
| По файлам | Поиск по содержимому вложений |
| AI (семантический) | Находит по смыслу и синонимам, а не только по точному совпадению слов |
Режим текстового поиска и нечёткий поиск с учётом опечаток настраивает администратор — глобально и для каждой категории отдельно. Подробнее — admin.md.
Несколько правил, которые помогают получать точный результат:
- Тип поиска подбирают под сценарий — иначе результат «формально есть, но не тот».
- Поиск всегда ограничен задачами, доступными пользователю.
- Для больших выборок результат делится на страницы, а сузить его помогают фильтры.
Как ранжируются результаты¶
Результаты сортируются так, чтобы самые подходящие задачи оказались выше. Учитываются:
- Степень совпадения поисковой строки с текстом задачи — чем точнее совпадение, тем выше строка.
- Количество ссылок на задачу из других мест — например, когда задача используется как справочное значение; чем больше ссылок, тем выше задача.
- Задача из справочника — записи справочников показываются выше обычных задач.
- Дата последнего изменения — чем дольше задача не менялась, тем ниже она в выдаче.
Где сортировка фиксированная, а где её выбирает пользователь¶
В одних разделах поиска порядок выдачи задан системой, в других его меняет сам пользователь:
| Где ищете | Порядок | Выбор пользователем |
|---|---|---|
| Быстрый поиск (подсказки) | сначала совпадения по номеру, затем по тексту, затем по точности совпадения и дате изменения (новые выше) | Нет |
| Общий поиск задач | по точности совпадения, затем по дате создания (новые выше) | Нет |
| Поиск по файлам | по точности совпадения | Нет |
| Таблица категории | по клику на заголовок столбца (по умолчанию — новые выше) | Да |
Планируемые варианты сортировки¶
В развитие поиска готовятся пользовательские переключатели порядка выдачи.
Задачи и пространства:
- «Рекомендация» — текущий порядок по точности совпадения
- «Новые» — по дате создания
- «Недавно изменённые» — по дате изменения
Файлы:
- «Рекомендация» — текущий порядок по точности совпадения
- «Недавно загруженные» — по дате загрузки
- «Недавно изменённые» — по дате последней версии файла
Быстрый поиск¶
Открывается по клику на поисковую строку в панели навигации (или Ctrl/Cmd + /).
Под строкой ввода — список 10 последних чатов, ниже — история просмотра задач (формируется при переходе в задачу, отправке сообщения, просмотре файла, переходе по маршруту и т.д.).
Особенности:
- Поиск без учёта раскладки клавиатуры (русское слово можно набрать на английской раскладке).
- Поиск пользователей — по имени, фамилии и основной должности.
- Нечёткий поиск с учётом опечаток — включается администратором в настройках.
Результаты: сначала сотрудники, затем избранные ссылки, чаты, задачи, пространства, категории, файлы, отчёты.
Каждый блок отображается только если соответствующий раздел включён в настройках рабочего места группы (РМГ):
| Блок | Условие отображения |
|---|---|
| Пространства | Пространства включены в РМГ |
| Чаты | Чаты включены в РМГ |
| Сотрудники | Сотрудники включены в РМГ |
Задачи, найденные по номеру, всегда попадают в блок «Задачи» при наличии прав — независимо от того, показан ли блок «Пространства». Избранные объекты отмечены звёздочкой.
При наведении на результат доступны быстрые действия:
| Объект | Действие |
|---|---|
| Сотрудник | Открыть чат, начать видеоконференцию, перевоплощение (только для администраторов) |
| Файл | Перейти в задачу, скачать файл |
ПКМ по файлу открывает контекстное меню: просмотр, скачать, история версий, скопировать ссылку.
Нажатие Enter при найденном номере задачи открывает задачу напрямую. Cmd/Ctrl + Enter открывает расширенный поиск в новой вкладке. По кнопке лупы — переход к полной форме поиска.
Горячие клавиши быстрого поиска:
| Действие | Windows | macOS |
|---|---|---|
| Открыть/закрыть поиск | Ctrl + / |
Cmd + / |
| Прокрутка списка последних чатов | Shift + Alt + колесо мыши |
Shift + Cmd + колесо мыши |
| Перемещение по результатам | ↑ / ↓ |
↑ / ↓ |
| Открыть объект | Enter |
Enter |
| Вернуться из задачи | Ctrl + E |
Cmd + E |
Полная форма поиска¶
Полная форма открывается из быстрого поиска (кнопка лупы) и позволяет искать по разным типам объектов через переключатели в верхней части окна.
Переключатели типов¶
Каждый переключатель задаёт, среди каких объектов вести поиск. Часть переключателей скрывается, если соответствующий раздел отключён в настройках рабочего места группы:
| Переключатель | Что ищется | Примечание |
|---|---|---|
| Задачи | По номеру и тексту | Номер вводится целиком, поиск по части номера не выполняется; символ # перед номером необязателен. Поиск в т.ч. завершённых и отклонённых (отключается опцией «Показывать завершённые») |
| Категории | По названию | Скрыт, если категории отключены в РМГ |
| Чаты | По названию личных и групповых чатов | Скрыт, если чаты отключены в РМГ |
| Сотрудники | По имени, фамилии, должности | Скрыт, если сотрудники отключены в РМГ |
| Пространства | По названию и содержимому статей | Скрыт, если пространства отключены в РМГ |
| Сообщения | По тексту сообщений в задачах | Фильтры: Автор, Кому/Копия, Категории, Чаты |
| Публикации | По тексту публикаций социальной сети | Скрыт, если соцсеть отключена в РМГ |
| Файлы | По названию и содержимому файлов, в т.ч. файлов на Диске | Требует настройки сервиса распознавания текста |
| Отчёты | По названию доступных отчётов | Скрыт, если отчёты отключены в РМГ |
Карточка задачи или чата открывается справа или снизу — в соответствии с настройкой интерфейса «Просмотр задачи».
Поиск по зашифрованным задачам¶
По умолчанию поиск по тексту зашифрованных задач недоступен. При необходимости администратор может включить такую возможность.
AI (умный) поиск¶
Помимо полнотекстового, доступен AI-поиск — он понимает смысл и синонимы запроса, а не только точные совпадения слов, и сам выбирает, где искать: по задачам, комментариям или содержимому файлов. Под каждым результатом показывается, какие фильтры применены (исполнители, значения ДП, фрагменты комментариев). Ранжирование дополнительно учитывает ваш опыт работы с задачей — участие (заказчик, исполнитель, подписчик), оставленные комментарии и реакции.
AI-поиск доступен, если его включил администратор. Полное руководство с режимами, фильтрами и примерами запросов — Умный AI-поиск.
Расширенный поиск задач¶
Расширенный поиск — полная форма отбора задач по параметрам. Открывается по ссылке «Расширенный поиск» из полной формы (переключатель «Задачи»), а также по Cmd/Ctrl + Enter из быстрого поиска. Доступен, если его включил администратор.
Для поиска вводят искомое значение в строку и нажимают кнопку поиска в шапке окна — ниже в таблице отображается список найденных задач. Чтобы открыть задачу, её выбирают в списке мышью.
Панель инструментов табличного представления аналогична таблице категории и содержит следующие кнопки и меню:
| Кнопка / меню | Назначение |
|---|---|
| Обновление | Обновляет результат расширенного поиска |
| Статусы | Отбор задач по их статусам |
| Преднастроенный отбор | Выбор преднастроенного отбора |
| Роли пользователя | Отбор задач по ролям пользователя (заказчик, исполнитель, подписчик и т.д.) |
| Фильтрация | Включает строку фильтрации под заголовками столбцов |
| Конструктор поиска | Формирование условий отбора через конструктор поиска |
| Группировка | Включает строку группировки результатов |
| Выбор столбцов | Выбор столбцов для отображения |
| Настройка источника данных | Настройка источника данных |
| Ещё | Список дополнительных инструментов поиска |
| Экспорт | Выгрузка найденных задач в файл Excel |
| Сброс настроек | Сброс персональных настроек табличного представления (сортировка, группировка, состав и порядок колонок) и возврат к настройкам по умолчанию, заданным администратором для категории/раздела |
Условия отбора формируют несколькими способами:
- Фильтрация — задачи отбираются по значению в столбце: значение вводится в поле под заголовком нужного столбца (строка фильтрации включается кнопкой фильтра).
- Конструктор поиска — условия отбора задаются через конструктор поиска (аналогично табличному представлению категории).
- Сортировка — задаётся кликом по заголовку столбца: рядом появляется стрелка направления, повторный клик меняет направление, третий — снимает сортировку.
- Группировка — результаты группируются по значениям одного или нескольких столбцов: колонку перетаскивают в строку группировки либо включают группировку через контекстное меню заголовка (пункт «Сгруппировать»). Группы сворачиваются и разворачиваются стрелками; группировка снимается пунктом «Отменить группировку» или крестиком на поле группировки.
- Выбор столбцов — нужные поля отмечаются на боковой панели «Колонки» (открывается кнопкой выбора столбцов) либо через меню заголовка столбца. Скрытые или недоступные пользователю по группе поля в списке не отображаются. Порядок столбцов меняется перетаскиванием заголовка.
Связи с другими доменами¶
Поиск опирается на несколько смежных доменов:
| Домен | Связь |
|---|---|
| Задачи | основной объект поиска — задачи системы |
| Дополнительные параметры | поиск и отбор по значениям ДП |
| Категории | режим текстового поиска и участие полей в поиске настраиваются на уровне категории |