Сопровождение и развитие системы¶

В момент запуска системы в эксплуатацию работы по её настройке и развитию не прекращаются. Чтобы держать этот процесс под контролем, необходимо отслеживать три типа работ:

Исправление ошибок
Модификацию существующих бизнес-процессов
Настройку новых бизнес-процессов и инструментов

Наиболее приоритетной является работа по выявлению и устранению ошибок, так как это позволяет выделить время на остальные работы.

Мы рекомендуем выделить в системе отдельный раздел и создать в нем две категории: "Ошибки 1Формы" и "Доработки 1Формы". Все пользователи системы должны иметь право создавать задачи в этих категориях. Суть ошибки/доработки описывается в тексте задачи, автор обращения фиксируется в поле "Заказчик". Критические ошибки могут отмечаться повышенным приоритетом. Дополнительные параметры категории не обязательны, но могут создаваться по усмотрению администратора -- например, для классификации обращений и дальнейшего анализа.

Исправление ошибок¶

Необходимо вести регулярную работу по выявлению ошибок и их исправлению.

Мы рекомендуем создать в "Первой Форме" процесс по автоматической регистрации повторяющихся ошибок. Этот процесс должен анализировать системный журнал ошибок и создавать задачи на исправление самых частых из них. Мы рекомендуем настроить мониторинг (смарт-расписание) в категории "Ошибки 1Формы" на 10:00 каждый рабочий день.\ Автоматизация процесса описана в Руководстве по техобслуживанию.

Также в этой категории должны регистрироваться обращения пользователей об ошибках при работе с системой. Оптимальным будет размещение на главном портале кнопки для того, чтобы пользователи самостоятельно создавали обращения -- это сэкономит время администраторов.

Мы рекомендуем построить процесс работы с ошибками по следующей схеме:

Анализ автоматически выявленных ошибок, их классификация, эскалация (если необходимо). Заполнение всех параметров ошибки в карточке задачи, установка плановых трудозатрат на исправление.
Регистрация обращений пользователей, их классификация, эскалация (если необходимо). Заполнение всех параметров ошибки в карточке, установка плановых трудозатрат на исправление.
В первую очередь берите в работу те ошибки, которые понятно как исправлять или анализ и исправление которых займут немного времени. Для работы со сложными ошибками заранее планируйте и выделяйте время специалистов. При необходимости обращайтесь за помощью в службу поддержки "Первой Формы", зарегистрировав обращение в нашей системе Help Desk.

Пункты 1, 2 и 3 должны быть ежедневной процедурой, так называемой "гигиеной" системы -- они позволят высвободить значительное время для внедрения новых и модификации существующих бизнес-процессов.

Модификация и настройка бизнес-процесса¶

К доработке и развитию процессов рекомендуется переходить только после исправления ключевых ошибок и при стабильной работе приложения.

Для этих целей используйте категорию "Доработки 1Формы". Все задачи по созданию и доработке процессов, отчетов, шаблонов документов, порталов и пр. должны быть зарегистрированы от имени заказчика. Если в процессе реализации доработок заказчик вносит изменения в функциональные требования, эти изменения также должны быть отражены в задаче. Мы не рекомендуем вносить изменения в систему, если они не описаны и не обоснованы в соответствующей задаче, т.е. на основании устной просьбы и устных объяснений.

Получив функциональные требования от бизнес-заказчика, не стоит сразу же настраивать процесс в системе. Сначала необходимо описать архитектуру решения и, если необходимо, составить полноценное ТЗ (например, см. образец в файле). Полученный документ нужно обязательно согласовать с бизнес-заказчиком и, если необходимо, с руководством.

Такая организация работы поможет:

Найти информацию о том, как должен работать процесс.
Вести историю изменений процесса.
Находить ошибки в логике до реализации процесса в системе.
Анализировать обоснованность обращений пользователей.

ℹ️ Эта информация особенно важна для администраторов, которые настраивают "Первую Форму" не "с нуля", а продолжают и развивают настройки, сделанные ранее, в том числе при первоначальном внедрении системы.

Многие объекты "Первой Формы", такие как ДП, подписи и статусы, используются в нескольких категориях одновременно. Изменения, вносимые в такие объекты в рамках настройки одной категории, сразу же распространяются и на остальные категории, где эти объекты задействованы. Поэтому при изменении такого объекта необходимо проверять, в каких еще категориях этот объект используется, и тщательно продумывать, как ваши изменения могут сказаться на работе других категорий и корректны ли будут эти изменения в масштабах всей системы.

Чтобы проверить, в каких еще категориях используются объекты -- ДП, статусы и подписи -- в настройках этих объектов перейдите на вкладку Категории. Кроме того, в настройках ДП есть также вкладка Подписи — там вы можете проверить, в настройках каких подписей используется данный ДП. Проверка категорий, где используется данный статус Проверка категорий, где используется данный ДП