Штрих-коды, QR-коды, печати

Для ускорения работы с большими потоками бумажных документов можно использовать штрих-коды.

Для генерации штрих-кодов на документах, создаваемых в системе "Первая Форма", можно использовать дизайнер отчетов FastReport или собственный шаблонизатор печатных документов. В этом случае документ будет сразу создаваться со своим уникальным штрих-кодом.

Для генерации штрих-кодов для документов, которые приходят от контрагентов и вносятся в "Первую Форму", используйте генератор штрих-кодов из дизайнера отчетов FastReport. Такой штрих-код нужно будет наложить на электронный документ или на скан-копию бумажного документа.

В дальнейшем чтобы вызвать нужный документ в системе, достаточно отсканировать штрих-код с бумажного документа.

Ускорить процесс подготовки документов можно также используя готовые изображения печатей. Сохраните изображение печати в отдельном файле на прозрачном фоне, а затем с помощью смарт-автоматизации накладывайте это изображение поверх согласованных документов. Также вы можете использовать изображение печати при генерации шаблона печатного документа.

Наложение штрих-кода или печати на документ

Смарт-автоматизация (вызов смарт-пакета) для наложения штрих-кода или печати может быть реализована как на переходе по маршруту, так и по нажатию смарт-кнопки.

Подготовка

В категории должны быть настроены:

• ДП (возможно, скрытый), в который будет записываться файл с изображением (штрих-кодом или печатью). В примере ниже он называется Штамп;

• ДП, в котором хранится файл с документом, на который накладывается изображение. В примере ниже он называется Файл документа.

Для генерации штрих-кода можно использовать отчет FastReport, который будет содержать только изображение на прозрачном фоне. В FastReport для этого есть специальный объект BarcodeObject.

ℹ️ С помощью смарт-автоматизации изображение накладывается вплотную к краю листа документа. Чтобы отодвинуть изображение от края, в файле с изображением должны быть предусмотрены соответствующие отступы.

Наложение печати

Смарт-пакет для наложения печати включает два смарт-действия:

1. Наложить изображение на документ:

В параметре Тип документа выберите DOCX или PDF. В параметр Исходный документ нужно передать ID файла с документом, на который накладывается изображение (при необходимости — с учетом версии документа). Смарт-выражение для получения файла с документом. В параметр Изображение нужно передать ID файла с изображением (можно без учета версии). Смарт-выражение для получения файла с изображением. В параметре Страницы укажите, должно ли изображение накладываться на все страницы или только на титульную или последнюю. В параметре Расположение укажите место для изображения, например, левый верхний угол. 2. Вложить файл в ДП:

В параметре Целевой ДП нужно указать ДП, в который будем помещен итоговый документ. Это может быть тот же ДП Файл документа. В параметр Файл должен передаваться результат предыдущего действия Наложить изображение на документ. Смарт-выражение для получения результата предыдущего действия. Наложение штрих-кода

Поскольку штрих-код нужно сначала сгенерировать, а потом уже накладывать на документ, смарт-пакет включает дополнительные смарт-действия:

1. Создать файл отчета

В параметр Id отчета нужно передать отчет, который генерирует штрих-код. Расширение файла должно быть указано как Png. 2. Вложить файл в ДП:

В параметре Целевой ДП нужно указать ДП для хранения файла с изображением. В параметр Файл должен передаваться результат предыдущего смарт-действия Создать файл отчета. Смарт-выражение для получения результата предыдущего действия. 3. Наложить изображение на документ:

В параметре Тип документа выберите DOCX или PDF. В параметре Исходный документ должен быть полный ID файла с документом, на который накладывается изображение (при необходимости — с учетом версии документа). Смарт-выражение для получения файла с документом. В параметре Изображение должен быть полный ID файла с изображением (можно без учета версии). Смарт-выражение для получения файла с изображением. В параметре Страницы укажите, должно ли изображение накладываться на все страницы или только на титульную или последнюю. В параметре Расположение укажите место для изображения, например, левый верхний угол. 4. Вложить файл в ДП

В параметре Целевой ДП нужно указать ДП, в который будем помещен итоговый документ. Это может быть тот же ДП Файл документа. В параметр Файл должен передаваться результат предыдущего действия Наложить изображение на документ — смарт-выражение аналогичное пункту 2. Распознавание документа по штрих-коду

Для автоматизации работы со штрих-кодами с помощью смарт-автоматизации необходим файл CRM.dll, который нужно получить в службе технической поддержки и скопировать в папку приложения "Первая Форма". После этого в списке смарт-действий появится действие Связывание файла с задачей по штрих-коду.

Примерные сценарии использования:

Распознавание одного документа

Поточное распознавание документов

Распознавание одного документа

В системе есть задача с договором, который необходимо согласовать с внешним контрагентом. В этой задаче по преднастроенному шаблону создается файл с текстом договора и штрих-кодом, который генерируется на основе ID задачи или номера договора. Этот файл распечатывается и в бумажном виде отправляется контрагенту на подпись. Подписанный договор возвращается в канцелярию, где его сканируют и вкладывают в файловое хранилище (не занимаясь "ручным" поиском задачи по номеру). Штрих-код распознается системой, и файл автоматически вкладывается в соответствующую задачу.

При большом документообороте подобная автоматизация позволит значительно ускорить работу канцелярии, сократить рутинную работу и избежать потери документов, которые поступили но были вложены в неправильную задачу.

Механизм распознавания штрих-кодов поддерживается для файлов jpg, gif, png, tiff, pdf.

Порядок настройки

1. В категории привяжите к событию Вложение файла пакет действий со смарт-действием Связывание файла с задачей по штрих-коду.

2. Отредактируйте смарт-действие — настройте параметр Вложенный файл с помощью смарт-выражения.

Пример шаблона FastReport для генерации документа со штрих-кодом. Тип штрих-кода может быть и другим.

Поточное распознавание документов

Исполнителю поступает на разбор пачка бумажных документов. Для каждого документа исполнитель создает задачу. После создания задачи автоматически формируется уникальный штрих-код и вкладывается в ДП. Исполнитель распечатывает этот штрих-код на первом листе документа.

Таким образом обрабатываются все документы и снова складываются в пачку: началом очередного документа служит лист со штрих-кодом на титульном листе, остальные страницы этого документа не содержат штрих-кодов.

Обработанная пачка документов вкладывается в поточный сканер. Отсканированные листы распределяются по файлам и на основе штрих-кодов вкладываются в соответствующие задачи (это можно автоматизировать с помощью смарт-действия Связывание файла с задачей по штрих-коду с включённым флажком Разбить файл на части, ориентируясь на штрихкоды).