Организационная структура¶
Первым шагом настройки "Первой Формы" обычно становится создание орг. структуры и списка пользователей.
Орг.структура используется для понимания и удобного визуального представления организационной иерархии компании, а также для определения руководителя пользователя. Это необходимо, в частности, при эскалировании задач и подписей, а также при управлении доступом руководителей к задачам своих подчиненных. Поэтому при описании орг.структуры важно правильно отразить реальную иерархию подразделений и должностей.
В "Первой Форме" орг.структуру и учетные записи пользователей можно создавать следующими способами:
-
Путем загрузки из Active Directory. Обычно данные из AD используются для первоначальной загрузки списка пользователей, а в дальнейшем настраивается синхронизация учетных записей пользователей.
-
Путем загрузки из приложений "1С:Предприятие". Этот способ удобен, если учет в 1С ведется давно и приложения содержат актуальные, хорошо структурированные данные. В дальнейшем также настраивается синхронизация — односторонний или двусторонний обмен данными между "Первой Формой" и 1С.
-
Путем импорта данных из внешнего источника — например, из другого бизнес-приложения. Импорт может выполняться вручную время от времени или автоматически по расписанию.
4. Вручную, в интерфейсе администратора (или путем загрузки из файла Excel). Этот способ применяется, если в организации не используются AD или приложения 1С, или если данные в них не соответствуют тем, какие должны быть в "Первой Форме" (например, если с 1С работают, в основном, другие пользователи или если в "Первой Форме" надо отобразить другую оргструктуру — не штатное расписание, а функциональную структуру). Инструменты по созданию и настройке учетных записей пользователей описаны в Руководстве администратора.
Преимущества первых трех способов заключаются в том, что актуальность данных обеспечивается автоматически, администраторам не приходится дублировать операции по добавлению\удалению пользователей и подразделений. Таким образом, сокращаются трудозатраты и уменьшается вероятность ошибок.
Преимущество четвертого способа — в том, что можно создать и поддерживать орг.структуру, оптимальную для автоматизации бизнес-процессов в "Первой Форме".
Перейти к списку орг.структур можно из раздела Пользователи и группы, а также на странице Пользователи по кнопке Орг.структура.
Интерфейс управления орг.структурой позволяет: добавлять новые элементы, редактировать элементы орг.структуры, а также обновлять группы, связанные с элементами орг.структуры.
Список орг.структур
В верхнем правом углу находится кнопка Выгрузить в Excel. Нажатие на нее позволяет скачать файл в формате XLSX, содержащий иерархию всех организационных структур компании. По умолчанию выгрузка осуществляется до уровня должностей.
Если вам нужно включить в выгрузку имена сотрудников, предварительно отметьте опцию Экспорт с пользователями.
При включенном параметре Отображать неактуальные орг. единицы в орг.структуре отображаются также подразделения и должности, в которых в настоящее время нет работающих сотрудников. Такие подразделения и должности отображаются серым цветом.
ℹ️ Перед настройкой орг.структуры необходимо сначала настроить типы орг.структуры, на основании которых формируется сама орг.структура.
Организационная и функциональная структура¶
В "Первой Форме" можно отображать как организационную, так и функциональную структуру. Организационная структура обычно соответствует официально утвержденному штатному расписанию, тогда как функциональная формируется исходя из функций подразделений и обязанностей сотрудников. Именно функциональная орг.структура обычно лучше подходит для автоматизации бизнес-процессов, в частности, для контроля ответственности и прав доступа.
Пример: в распределенном холдинге в каждом филиале есть свой менеджер по работе с клиентами. По территориальному признаку менеджер подчиняется руководителю своего филиала. Но функционально все менеджеры подчиняются коммерческому директору холдинга, и именно он привлекается при эскалировании подписей или задач. Чтобы реализовать в "Первой Форме" подобное подчинение, нужна функциональная орг.структура, а не организационная.
При изменении штатного расписания и, соответственно, организационной структуры эти изменения могут быть легко отображены в функциональной структуре.
Функциональными могут быть не только конечные элементы (соответствующие должностям), но и элементы любого уровня (например, соответствующие подразделениям, департаментам, филиалам и т.п.). Так, в примере выше организационные единицы "Филиал1", "Филиал2" и "Филиал 3" могут быть объединены (привязаны) к общей функциональный единице "Территориальные филиалы".
Добавление элемента орг.структуры¶
Чтобы добавить новый элемент в орг. структуру, введите название этого элемента в поле Имя, выберите родительский элемент в пункте Входит в и назначьте Тип орг. единицы (типы задаются здесь), а затем нажмите кнопку Добавить.
По умолчанию в системе нет ограничения на создание нескольких организационных единиц с одинаковыми названиями внутри одной ветки дерева. Установить такой запрет можно с помощью кастомной настройки приложения OrgStructure_AllowNonUniqueOrgUnitNames.
Редактирование орг. единицы¶
Для редактирования какого-либо из элементов орг. структуры щелкните по нему левой кнопкой мыши. Откроется окно редактирования единицы орг. структуры. После внесения изменений нажмите кнопку Сохранить.
Настройки элемента орг.единицы¶
| Поле | Описание |
|---|---|
| Название | Наименование единицы орг. структуры |
| Примечание | Служебный текст, отображается только в интерфейсе администрирования |
| Комментарий | Текст, который будет выведен в пользовательском интерфейсе. Максимально текст отображается в 3 строки. |
| Входит в | Принадлежность редактируемой единицы орг. структуры к дереву орг. структуры (к родительской организационной единице). Родительский элемент орг. единицы можно выбрать только из орг. единиц соответствующих типов |
| Тип | Тип организационной единицы |
| Связанная группа | Для управления правами пользователей удобно каждой орг. единице сопоставлять пользовательскую группу. Если для орг. единицы ещё не создана связанная группа, рядом с полем отображаются кнопки Связать с группой и Создать группы для всей ветки. По нажатию на кнопку Разорвать связь будет предложено разорвать связь и, при необходимости, удалить связанную группу. Состав участников групп, связанных с орг. единицей, автоматически синхронизируется: при добавлении/удалении пользователя в орг. единицу он автоматически добавляется/удаляется в группу. Для обновления вложенности связанных групп нажмите кнопку Обновить вложенность связанных групп. |
| GUID из 1С | Актуален при синхронизации пользователей с 1С |
| Актуальный | Если параметр включен, то данный элемент отображается в пользовательском интерфейсе и доступен для выбора в профиле пользователя (данная настройка проставляется автоматически при создании орг. структуры). Неактуальные элементы отображаются в общем списке серым цветом. |
| Не показывать в орг. структуре | Не отображать элемент в орг. структуре в пользовательском интерфейсе. Корневая орг.структура с активной опцией не будет отображаться в списке доступных для выбора орг.структур в пользовательском интерфейсе |
| Руководитель | Отображается только для должностей. Если параметр включен, то должность считается руководящей для родительской орг. единицы |
| Функциональная единица | В системе предусмотрены два вида орг.единиц: 1) Организационная — одна должность может назначаться нескольким сотрудникам из разных подразделений; 2) Функциональная — несколько должностей объединяются по определённому признаку. Для изменения вида с организационной на функциональную поставьте параметр "Функциональная единица" и добавьте должности в блоке "Должности". Ограничения: организационная допускает максимум одну привязанную должность (привязка невозможна при наличии дочерних элементов); функциональная допускает произвольное количество должностей. |
| Не показывать информацию о пользователе | Если параметр включен, то информация о пользователе, принадлежащем данной орг. единице, не будет отображаться |
| Является коммерческой информацией | Если параметр включен, то информация об орг. единице будет доступна только тем группам пользователей, которые обладают правом видеть коммерческую информацию |
| Внешний ключ | Внешний идентификатор текущей орг. единицы |
| Внешний ключ родительского элемента | Внешний идентификатор родительской орг. единицы |
Изменения в настройках орг.единиц, включая смену локализованного значения названия элемента, логируются в общем системном журнале.
По кнопке (кнопка «Открыть») страница настроек откроется в новой вкладке браузера. Из общего списка орг. единиц можно открыть настройки в новой вкладке с помощью горячих клавиш, удерживая Ctrl (или Cmd на Mac) и кликая левой кнопкой мыши по строке.
Состав¶
Таблица в блоке Состав содержит список пользователей, входящих в данную орг. единицу.
Для добавления в таблицу еще одного пользователя, введите его имя в поле над списком. При необходимости вы можете сделать текущую орг.единицу основной для данного пользователя — для этого активируйте опцию Сделать основной. Нажмите кнопку Добавить.
По умолчанию в таблицу выведены только основные колонки с информацией о пользователях. При необходимости вы можете отобразить все столбцы — для этого активируйте опцию Показать все поля.
В таблице отображаются все пользователи, включая уволенных. С помощью специального отбора над таблицей вы можете отфильтровать список:
Все — Все зарегистрированные в системе пользователи.
Работающие — Пользователи, у которых в настройках не включён параметр "Уволен".
Уволенные — Пользователи, у которых в настройках включён параметр "Уволен".
Активные — Пользователи, работающие в системе в данный момент (онлайн).
При клике на строку в таблице откроется форма редактирования информации о пользователе.
Должности¶
Вкладка отображается только для функциональных орг. единиц (у которых в настройках включён флаг «Функциональная единица»).
Содержит мультивыбор должностей, которые объединяются под данной функциональной единицей. Позволяет привязать должности из разных подразделений орг. структуры к одному функциональному узлу.
Пример использования: все бухгалтеры из разных филиалов объединяются в функциональную единицу «Объединённая бухгалтерия» — их должности выбираются в этой вкладке.
Интерфейс вкладки: - Мультивыбор с поиском — можно выбрать несколько должностей. - Выбранные должности отображаются тегами с кнопкой удаления (×). - Кнопка расширенного фильтра (рядом с полем поиска) для дополнительных условий отбора.
Синхронизация состава должностей выполняется diff-ом: при сохранении добавляются отсутствующие должности, лишние удаляются. Для организационных единиц (без флага «Функциональная единица») вкладка не отображается — там допускается не более одной должности, и привязка невозможна при наличии дочерних элементов.
Как определяется руководитель сотрудника¶
Возможность определить руководителя сотрудника необходима для решения разных бизнес-задач, например:
-
для завершения задачи часто запрашивается подпись руководителя исполнителя;
-
если у сотрудника есть просроченные задачи и подписи, они могут эскалироваться на его руководителя (чтобы процессы не "зависали" без движения);
-
руководитель имеет право просматривать не только свои задачи, но и задачи своих подчиненных, и т.п.
С точки зрения настроек системы, возможность определения руководителя нужна:
-
при определении акцептанта для подписи по руководителю, по уровню орг.структуры или по типу орг.структуры,
-
при настройке эскалирования подписи (параметр "Подпись руководителя"),
-
при настройке различных автоматизаций.
Алгоритм определения руководителя сотрудника зависит от значения параметра Режим определения руководителей в Общих настройках приложения. Определяется орг. единица сотрудника, в этой орг. единице выполняется поиск должности с признаком "Руководитель". Пользователь, занимающий эту должность, и будет считаться линейным руководителем сотрудника.
Руководители уровнями выше определяются аналогично, но для орг.единиц более высокого уровня в организационной иерархии.
Чаще руководитель определяется по орг. структуре — это более наглядный и прозрачный вариант.
Настройка признака "Руководитель" в орг.структуре¶
Признак "Руководитель" есть только у организационной (не функциональной) орг. единицы, имеющей тип орг.структуры с самым большим уровнем (обычно это "Должность").
В разделе "Орг.структура" раскройте нужное подразделение и выберите должность.
В окне редактирования выбранного элемента орг.структуры включите параметр Руководитель.
Вывод руководителя в профиле пользователя¶
Блок руководителей в профиле пользователя формируется на основании орг.структуры и настроек системы.
При отключённой опции «Отображать только основного руководителя» система отображает массив руководителей по каждой должности пользователя: - для неруководящих должностей — все линейные руководители соответствующей орг. единицы; - для руководящих должностей — руководитель уровнем выше.
Порядок руководителей начинается с основной должности пользователя. При расчёте учитываются только видимые орг. единицы.
В профиле пользователя можно отображать не только руководителя, определяемого по орг. структуре, но и произвольно назначенного пользователя (например, если фактическим руководителем пользователя является руководитель другого структурного подразделения). Для этого используйте расширенные настройки пользователя и ключ CustomUserDirectorIds.
Добавить информационную кнопку к отделу или должности¶
Для элементов орг. структуры предусмотрена возможность отображения специальной кнопки, предоставляющей доступ к расширенной информации об отделе или должности. Информационное содержимое предварительно создается и хранится в виде статьи пространства.
Номер статьи указывается в настройке # задачи в пространствах связанной с элементом орг. структуры группы.
После сохранения указанного номера статьи для конкретного элемента орг. структуры в интерфейсе появляется кнопка Информация.
Пример отображения информационной кнопки для отдела:
Пример отображения информационной кнопки для должности:
Нажатие на кнопку откроет статью пространства в модальном окне. Статья содержит только текст без навигации и дополнительной информации.
Справочник сотрудников и орг.структура организации¶
В пользовательском интерфейсе доступны для просмотра справочник сотрудников и орг. структура компании:
В качестве источников данных для них используются хранимые процедуры tc_workersdictionary и OrgChart.sql.
Для справочника сотрудников можно использовать другой источник данных — собственную хранимую процедуру. Ее нужно указать в пользовательских настройках в ключе customWorkersDictionarySP. Если ключ не указан, то будет использоваться стандартный источник данных.
Описание настройки орг.структуры в прежнем интерфейсе администрирования