Настройка синхронизации с Exchange

ℹ️ Рекомендуется использовать данный способ настройки интеграции с Exchange Server в случае, если в системе нет синхронизации с Active Directory. В обратном случае рекомендуется использовать для синхронизации настройки сервиса.

В данном разделе описана настройка синхронизации с Exchange Server в общих настройках приложения. Полная инструкция по синхронизации с Exchange Server описана здесь.

Параметр	Описание
Адреc EWS	URL-адрес Exchange Web Service. Необходим для синхронизации календарей и импорта контактов Exchange.

Категории событий, которые не будут синхронизированы

Список названий категорий Exchange, которые исключаются из процесса синхронизации. В качестве разделителя списка используется символ ";".

Режим работы с сервисами Exchange

Календарь "Первой Формы" будет синхронизироваться с календарем Exchange Server, для новых пользователей эта настройка будет включаться автоматически

Синхронизировать календарь с Exchange (событийный режим)

Календарь "Первой Формы" будет синхронизироваться с календарем Exchange Server каждый раз при любых изменениях календарных задач. Синхронизация осуществляется от имени пользователя, указанного в поле "Логин", он должен соответствовать следующим требованиям:

• В настройках профиля активна опция "Сотрудник компании".

• Участник группы Administrators - пользователь обладает правами администратора системы.

Синхронизировать периодические встречи с Exchange

Периодические встречи, созданные в "Первой Форме", синхронизируются с календарем Exchange Server.

Не синхронизировать события старше, дней

Для событийной синхронизации можно задать максимальное количество дней, за которые выполняется синхронизация календарных событий. Все события, дата окончания которых отстоит от текущей даты больше чем на указанное количество дней, исключаются из синхронизации — любые изменения таких событий в "Первой Форме" или в Exchange сохраняются только в той системе, где они были произведены.

Если указано значение 0, то в синхронизации всегда участвуют все события.

Максимальное количество неудачных попыток синхронизации с Exchange

Максимально допустимое количество неудачных попыток синхронизации пользователя с Exchange. Если указано значение 0, то число попыток не ограничено.

Количество неудачных попыток конкретного пользователя доступно в настройках профиля, во вкладке Сервис. Если оно превысило максимальное количество, указанное в данном параметре, этот пользователь исключается из синхронизации календаря. В журнал пользователя записывается сообщение об остановке синхронизации.

Если количество неудачных попыток синхронизации для конкретного пользователя превысило максимальное количество, установленное в настройках приложения, этот пользователь исключается из синхронизации календаря. В журнал пользователя записывается сообщение об остановке синхронизации. Также ошибки синхронизации фиксируются в общем системном журнале ошибок. Администратор может сбросить счетчик неудачных попыток синхронизации для конкретного пользователя в Профиле пользователя, на вкладке "Сервис", в блоке "Синхронизация с Exchange".

Ошибки при синхронизации могут возникать, например, если календарь пользователя недоступен или переполнен.

Использовать перевоплощение

Если настройка включена, то при синхронизации изменений из Первой формы в Exchange пользователь, под которым устанавливается соединение (он указан в параметре "Логин"), будет перевоплощаться в пользователя от чьего имени нужно внести изменения на сервере Exchange. В этом случае нужно выдать служебному пользователю право перевоплощения в Exchange.

Рассмотрим действие настройки на примере создания новой встречи. Пусть соединение с Exchange устанавливается от имени пользователя TCUser (он указан в параметре "Логин"). - Если использование перевоплощения разрешено (опция "Использовать перевоплощение" активна), то TCUser перевоплотится в организатора встречи и от его имени создаст встречу в его календаре. - Если использование перевоплощения не разрешено (опция "Использовать перевоплощение" неактивна), то TCUser от своего имени поставит встречу организатору в календаре организатора.

Настройка является менее приоритетной, чем опция Использовать имперсонализацию в настройках сервиса.

Параметр	Описание
Доменная авторизация	Если настройка активна, то синхронизация будет выполняться для сервера в домене, если отключена — то для сервера в рабочей группе
Логин	Логин пользователя, от имени которого выполняется синхронизация
Пароль	Пароль пользователя. В интерфейсе администрирования зашифрован
Домен	Адрес домена

ℹ️ Для работы интеграции с Exchange (EWS) необходимо предоставить учетной записи, под который будет работать сервис, право редактора или право перевоплощения (имерсонализации) на те учетные записи или календари, с которыми будут работать пользователи под этой системной учетной записью.

Особенности синхронизации с календарем Outlook

Отдельные категории событий Outlook могут быть исключены из процесса синхронизации с календарем "Первой Формы"

Например, в Outlook создана категория "Holidays":

и есть события, относящиеся к этой категории:

Чтобы такие события не синхронизировались с календарем "Первой Формы", необходимо указать название этой категории в Общих настройках приложения в параметре Категории событий, которые не будут синхронизированы. Если таких категорий несколько, то их названия необходимо перечислить через ";".

Особенности синхронизации повторяющихся календарных событий

• При снятии повтора задачи в "Первой Форме" снятие повтора в Exchange не происходит.

• При установке/изменении повтора задачи в "Первой Форме" синхронизация в Exchange новых созданных встреч не происходит.

• При снятии/изменении повтора в Outlook в "Первой Форме" соответствующие встречи отклоняются.

• При удалении ряда повторяющихся встреч в "Первой Форме" они отклоняются в Exchange.

• При установке повтора в Outlook устанавливается соответствующее повторение в "Первой Форме", создаются задачи.

• При увольнении участника встречи, независимо от того, является ли он организатором или участником, встреча создается от имени служебного пользователя "Диспетчер задач". В ДП "Участники встречи" или "Организатор" также указывается Диспетчер задач. Для уволенного сотрудника встречи не создаются. Если встречи созданы перед увольнением, то они остаются как есть.

• Если в повторяющейся задаче количество повторов указано "Без ограничений", то первый раз ставится количество повторов, указанное в пользовательской настройке AppointmentsToTasks_OccurrencesCountLimit (по умолчанию — 50), а затем встречи досоздаются ежедневно заданием по таймеру.

ℹ️ Пользователю в Ленту отправляется уведомление только при создании первого повторяющегося календарного события, при создании остальных повторяющихся календарных событий комментарии в Ленту не отправляются.

Внешние пользователи (не зарегистрированные в "Первой Форме") и cинхронизация календаря с Exchange

Если встреча создается в Exchange:

• Если организатор встречи — внешний сотрудник, то он заменяется на пользователя SystemRobot. При этом в ДП "Участники" должен быть указан email внешнего пользователя. Задача организатора не создается.

• Если организатор встречи — пользователь "Первой Формы", но у него выключена синхронизация с Exchange, то этот пользователь является организатором, но задача организатора не создается.

• Если участник встречи — внешний сотрудник, то в ДП "Участники" указывается его email.

• Если участник встречи — пользователь "Первой Формы", но у него выключена синхронизация с Exchange, он указывается в ДП "Участники", но задача ему не создается.

Если встреча создается в "Первой Форме"

• Внешний сотрудник не может быть организатором встречи.

• Если организатор встречи — пользователь "Первой Формы", но у него выключена синхронизация с Exchange, встреча в Exchange не создается.

• Если участник — внешний сотрудник, то задача в "Первой Форме" участнику не ставится. При этом если у организатора включена синхронизация с Exchange, то участнику ставится встреча в Exchange.

• Если участник — пользователь "Первой Формы", но у него выключена синхронизация с Exchange, ему ставится задача в "Первой Форме". При этом если у организатора включена синхронизация с Exchange, то участнику ставится встреча в Exchange.

Полезные ссылки

Полная инструкция по синхронизации с Exchange Server