Поиск

В системе доступен поиск по задачам, чатам, пользователям, пространствам, категориям, сообщениям, публикациям, отчетам, избранным ссылкам и файлам.

Быстрый поиск

Для осуществления поиска в панели навигации нажмите на поисковую строку.

Откроется окно быстрого поиска: под поисковой строкой расположен список из 10 чатов, в которых вы недавно писали или получали сообщения. Если название чата длиннее отображаемого при наведении мышью на него в виде подсказки появляется полное название. Для прокрутки списка чатов можно воспользоваться горячими клавишами.

Поиск возможен без учета раскладки клавиатуры. Вы можете вводить русские слова, используя английскую раскладку, и система автоматически распознает ваш запрос. Поиск пользователей ведется не только по имени и фамилии, но и по основной должности.

Под списком недавних чатов расположена история просмотра — список недавних задач, он формируется при осуществлении следующих действий:

• Переход в задачу

• Отправка сообщения

• Ответ на сообщение в ленте

• Просмотр файла (включая аудио и видео) из ленты сообщений, из поиска

• Просмотр нового сообщения в ленте

• Отметка сообщения как вопроса в ленте

• Установка реакции на сообщение

• Вынесение резолюции по подписи

• Переход по маршруту

• Изменение ДП

Чтобы открыть одну из задач из истории просмотра, выберите ее в списке с помощью мыши. Для быстрого возвращения из открытой задачи в предыдущее окно вы можете воспользоваться горячими клавишами ctrl/cmd+E.

Результаты быстрого поиска выводятся в следующем порядке: сперва сотрудники, затем избранные ссылки, чаты, задачи, пространства, категории, файлы и отчеты.

В выдаче наиболее подходящих результатов поиска, а также в истории поиска результаты визуально отличаются в зависимости от типа: у задач, чатов, категорий, пространств и отчетов есть специальная иконка, сотрудники отображаются с аватарами, файлы — в виде вложений соответствующего расширения.

Объект	Пример отображения
Профиль сотрудника	Аватар пользователя
Ссылка	иконка ссылки на избранное. Избранные ссылки настраиваются в режиме администрирования
Личный чат	Аватар пользователя-собеседника
Групповой чат	Иконка группового чата. Если в чате настроен аватар, он будет отображаться в качестве иконки
Задача	иконка задачи. Если в задаче настроен аватар, он будет отображаться в качестве иконки
Пространство	иконка пространства
Категория	иконка подкатегории
Файл	Отображение зависит от типа файла
Отчет	Иконка отчета

При наведении мышью на объекты определенных типов отображаются кнопки быстрых действий:

Объект	Доступные действия	Описание
Профиль сотрудника	кнопка отправки	Чат с пользователем. Нажатие на кнопку откроет или создаст (если не был создан ранее) личный чат с пользователем
Профиль сотрудника	кнопка видеозвонка	Начать видеоконференцию. Нажатие на кнопку запустит видеоконференцию с пользователем (он получит входящий звонок)
Профиль сотрудника	кнопка смены аватара	Перевоплощение. Кнопка отображается только для пользователей с правами Администратор.
Файл	Кнопка перехода в задачу	Перейти в задачу. Нажатие на кнопку откроет карточку задачи, в которую вложен файл
Файл	Кнопка скачивания	Скачать. Нажатие на кнопку запустит скачивание файла

Нажатие правой кнопкой мыши на файл в результатах поиска открывает контекстное меню:

Пункт	Описание
Просмотр	Открывает файл, действие аналогично клику по файлу
Скачать	Скачивает файл на компьютер пользователя
Просмотр версий	Открывает окно с историей версий файла, в котором указана версия, вложившие файл пользователи, дата вложения и размер файла. Последняя версия файла выделена цветом и расположена в верхней строке таблицы.
Скопировать ссылку	Копирует в буфер обмена полную ссылку на файл в системе

Минимальная длина значения вводимых символов, которая будет вызывать поиск, задается в настройках режима администрирования.

В результатах быстрого поиска избранные объекты отмечены символом звездочки.

При нажатии в поисковой строке на кнопку Ввод (Enter) или на кнопку поиска осуществляется переход к полной форме поиска. Если искомый объект был найден по номеру задачи, при нажатии Enter система автоматически определяет тип объекта и открывает его в соответствующем окне: новость — в модальном окне, группу социальной сети, профиль, задачу или чат — в новом окне.

Если поиск в системе не принес результата, на странице появится сообщение с текстом "Не найдено. По выбранным критериям записи не найдены. Измените, пожалуйста, поисковый запрос".

При вводе текстового запроса в поле быстрого поиска и нажатии комбинации клавиш Cmd/Ctrl+Enter система открывает страницу расширенного поиска в новой вкладке браузера, перенося туда текущий поисковый запрос и автоматически очищая поле ввода в текущей вкладке для последующего использования. Если же пользователь вводит номер конкретной задачи, то нажатие Cmd/Ctrl+Enter сразу открывает соответствующую задачу в новой вкладке, также сбрасывая значение в поле поиска.

Нечеткий поиск

В системе существует возможность включения нечеткого поиска с учетом опечаток в окне быстрого поиска. Для этого обратитесь к администратору системы.

Сортировка результатов

Результаты поиска сортируются с учетом следующих факторов

1. Степень совпадения поисковой строки с текстом задачи (чем больше совпадение, тем выше строка в результатах поиска).

2. Количество ссылок на задачу (устаревший формат) (чем больше ссылок на задачу, тем выше она будет в результатах поиска).

3. Категория является справочником (задачи из справочников находятся выше в результатах поиска, чем обычные задачи).

4. Дата последнего изменения задачи — текста или какого-то поля (чем дольше не изменялась задача, тем ниже она в результатах поиска).

Горячие клавиши

Начать/остановить поиск

С помощью сочетания следующих клавиш можно открыть и закрыть меню поиска (действие аналогично клику по кнопке поиска в панели навигации):

• Для MAC: cmd + "/"

• Для Windows: Ctrl + "/"

Прокрутка списка недавних чатов

Для прокрутки списка чатов можно воспользоваться горячими клавишами:

• Для Windows: Shift + ALT + прокрутка колёсика мыши вверх-вниз

• Для MAC: Shift + cmnd + прокрутка колёсика мыши вверх-вниз

Действия с результатами

Стрелками вверх/вниз можно перемещаться по элементам в результатах поиска, а по кнопке Enter открыть объект (задачу, профиль, вложение и т.д.)

Другие символы из перемещения по результатам возвращают к печати запроса в поисковой строке с последнего символа.

Для быстрого возвращения из открытой задачи на предыдущую страницу вы можете воспользоваться горячими клавишами:

• Для MAC: cmd + E

• Для Windows: Ctrl + E

Задачи

С помощью переключателя Задачи можно отобразить результаты полнотекстового поиска по задачам в системе. Поиск ведется по номеру и тексту доступных для пользователя задач.

ℹ️ Номер задачи нужно вводить целиком, поиск по части номера не выполняется. Поиск одинаково работает как с использованием символа # перед номером задачи, так и без него.

Поиск возможен без учета раскладки клавиатуры. Вы можете вводить русские слова, используя английскую раскладку, и система автоматически распознает ваш запрос.

По умолчанию поиск осуществляется по всем задачам, включая задачи в терминальном статусе (завершенные и отклоненные). Если необходимо искать только активные задачи, отключите опцию Показывать завершенные.

Карточка чата и задачи открывается в списке результатов в соответствии с настройкой интерфейса "Просмотр задачи": справа или снизу. Если вам нужен поиск по параметрам задачи, нажмите ссылку Расширенный поиск.

По умолчанию в системе недоступен поиск по тексту зашифрованных задач. Опционально при необходимости администратор может включить такую возможность, для этого необходимо добавить кастомную настройку приложения SearchEncryptedTasks.

Категории

ℹ️ Переключатель не отображается, если в системе для вашей группы отключено отображение категорий.

С помощью переключателя Категории можно отобразить результаты поиска по категориям в системе. Поиск ведется по названию категории.

Чаты

ℹ️ Переключатель не отображается, если в системе для вашей группы отключено отображение чатов.

С помощью переключателя Чаты можно отобразить результаты поиска по личным и групповым чатам в системе. Поиск ведется по названию чата.

Сотрудники

ℹ️ Переключатель не отображается, если в системе для вашей группы отключено отображение меню Сотрудники.

С помощью переключателя Сотрудники можно отобразить результаты поиска по сотрудникам в системе. Поиск ведется по имени, фамилии и основной должности.

Поиск возможен без учета раскладки клавиатуры. Вы можете вводить русские слова, используя английскую раскладку, и система автоматически распознает ваш запрос. По нажатию на имя пользователя открывается его профиль.

Пространства

ℹ️ Переключатель не отображается, если в системе для вашей группы отключено отображение пространства.

С помощью переключателя Пространства можно отобразить результаты поиска по пространствам в системе. Поиск ведется по названию и содержимому доступных для пользователя статей.

Сообщения

С помощью переключателя Сообщения есть возможность искать задачи по тексту сообщений. Клик по результату откроет карточку задачи, в которой написан искомый комментарий.

Поиск поддерживает фильтрацию по четырем параметрам, каждый из которых работает по собственному правилу.

Фильтр Автор позволяет выбрать одного или нескольких пользователей. При выборе нескольких пользователей система находит сообщения, где автором является хотя бы один из указанных людей.

Фильтр Кому/Копия позволяет выбрать нескольких пользователей. Если выбрано более одного пользователя, система ищет только те сообщения, в которых адресатами или получателями копии числятся все указанные лица одновременно.

В фильтрах Категории и Чаты может быть выбрано множество категорий или чатов. При выборе нескольких категорий или чатов поиск ведется по всем выбранным вариантам, возвращая сообщения, относящиеся к любому из них.

Публикации

ℹ️ Переключатель не отображается, если в системе для вашей группы отключено отображение социальной сети.

С помощью переключателя Публикации можно отобразить результаты поиска по публикациям в социальной сети. Поиск ведется по тексту публикаций.

Файлы

С помощью переключателя Файлы можно отобразить результаты поиска по вложениям в системе. Поиск ведется по названию файла, по его содержимому, в том числе распознается текст в графических файлах (.img .jpg .png).

По клику на файл в списке результатов он откроется в режиме просмотра.

Под названием файла строкой ниже отображается номер и текст задачи, в которую вложен файл, в виде активной ссылки — клик по ней осуществит переход в карточку задачи.

Поиск файлов выполняется независимо для имени и для содержимого файла. При этом поиск по названию осуществляется только с начала имени файла. Пример: при вводе пользователем строки "отчет" в результаты поиска будут включены файлы с именами "отчет.docx" или "отчет_ноябрь.xlsx", но не будут включены файлы с именами "мой_отчет.docx" или "финальный_отчет.pdf".

По переключателю «Файлы» система ищет не только файлы, вложенные в задачи, но и файлы, размещенные на Диске, если у пользователя есть права доступа к соответствующим папкам. В результаты попадают файлы из разделов Диска, доступных пользователю, включая личные, общие, автоматические файлы, а также файлы подчинённых и замещаемых сотрудников.

Файлы с Диска отображаются в общем списке результатов вместе с другими найденными файлами. При нажатии на такой результат открывается просмотр файла. Под названием файла может отображаться строка с указанием места хранения на Диске; в текущей реализации она носит информационный характер и не является ссылкой для перехода в папку.

Для включения поиска по файлам необходимо настроить соответствующий сервис, обратитесь к администратору системы.

Отчеты

ℹ️ Переключатель не отображается, если в системе для вашей группы отключено отображение блока отчетов.

С помощью переключателя Отчеты можно отобразить результаты поиска по доступным отчетам в системе. Поиск ведется по названиям отчетов. Строкой ниже в результатах отображается папка, в которой находится отчет.

Умный поиск

ℹ️ Для включения умного векторного поиска задач администратор системы должен добавить кастомную настройку приложения showAI в custom-app-settings.

По умолчанию в системе доступен полнотекстовый поиск задач (переключатель Задачи), который позволяет искать задачи по совпадению слов и словоформ, он основан на сравнении введенного пользователем запроса со всем содержимым задач. Умный поиск понимает похожие слова, самостоятельно проверяет склонения и учитывает частоту употребления исходного слова.

В системе также имеется возможность включить векторный умный поиск с использованием искусственного интеллекта. Умный поиск отличается от полнотекстового тем, что он анализирует не только отдельные слова, но и их контекст, что позволяет выдавать более точные и релевантные результаты. Преимущества векторного поиска включают в себя учет контекста запроса, возможность работы с синонимами.

Полученные результаты умного поиска ранжируются в соответствии с приоритетом для текущего пользователя, учитывают его пользовательский опыт: участие в качестве заказчика, исполнителя или подписчика задач, количества оставленных комментариев, реакций и т.д. — такие результаты появляются выше в поисковой выдаче.

Автоматический выбор режима поиска

Умный поиск определяет, что именно искать, по ключевым словам в запросе — переключать режим вручную не нужно.

Что написать в запросе	Что будет искаться
«в комментариях», «писал», «обсуждал» и другие слова, связанные с перепиской	Комментарии к задачам
«в файлах», «по вложениям», «содержимое файлов»	Файлы по их содержимому (тексту внутри документа)
Название файла с расширением: «отчет.xlsx», «протокол.docx»	Файлы по имени
Всё остальное	Задачи

Контекстная строка в результатах

Под названием каждой найденной задачи отображается строка, которая показывает, как именно система поняла запрос: какие фильтры применила, каких сотрудников нашла. Это помогает убедиться, что результат соответствует задуманному.

Вид строки зависит от того, что было найдено

• Задачи — перечислены применённые фильтры: значения дополнительных параметров, исполнители. Если запрос был простым текстовым (без фильтров) — строка не отображается. Примеры: **КМ**: Игошин · **Исполнитель**: Игошин Сергей, **фича**: поиск
• Комментарии — имя автора и фрагмент текста комментария. Пример: **Тимонов Максим**: «первые две отдельно опиши кому/что/зачем…»
• Файлы — ссылка на скачивание файла.

Примеры запросов

Запрос	Что найдёт
задачи Тимонова	Задачи, где Тимонов является исполнителем
просроченные задачи Денисюка	Просроченные задачи с исполнителем Денисюк
активные пресейлы клиент Ригла	Открытые задачи в категории «Пресейлы» с клиентом «Ригла»
в комментариях Матвеев про интеграцию	Комментарии от Матвеева со словом «интеграция»
в файлах протокол совещания	Документы, в тексте которых встречается «протокол совещания»
протокол.docx	Файлы с таким именем

Расширенный поиск задач

ℹ️ Для включения расширенного поиска задач в SPA администратор системы должен добавить кастомную настройку приложения useNewExtendedSearch в custom-app-settings.

Для поиска введите в строку искомое значение и нажмите кнопку поиска в шапке окна расширенного поиска. Ниже в таблице отобразится результат поиска — список найденных задач. Чтобы открыть одну из задач, выберите ее в списке с помощью мыши.

В панели инструментов табличного представления доступны следующие кнопки и меню:

Кнопки	Описание
Кнопка обновления	Обновление результата расширенного поиска
Кнопка статусов	Отбор задач по их статусам
Кнопка преднастроенного отбора	Выбор преднастроенного отбора
Кнопка ролей пользователя	Отбор задач по ролям пользователя
Кнопка фильтрации	Фильтрация
Кнопка конструктора поиска	Конструктор поиска
Кнопка группировки	Группировка
Кнопка выбора столбцов	Выбор столбцов для отображения
Кнопка настройки источника данных	Настройка источника данных
Еще — список дополнительных инструментов	Открывает список дополнительных инструментов поиска
Кнопка экспорта	Экспорт задач из категории в файл Excel.
Кнопка сброса настроек	Сброс персональных настроек табличного представления, сделанных пользователем (сортировка, группировка, список и порядок колонок), и возврат к настройкам таблицы, определенным по умолчанию для данной категории\раздела системным администратором

Выбор столбцов для отображения

Чтобы выбрать, какие столбцы вы хотите видеть в списке, а какие хотите скрыть, нажмите кнопку выбора столбцов в шапке списка задач.

Справа от таблицы станет доступна вкладка Колонки — нажатие на нее раскроет боковую панель, в которой можно отметить нужные поля, доступные в данной категории или разделе.

Еще один способ выбора столбцов для отображения — наведите курсор на любой столбец, нажмите на появившуюся кнопку меню (≡). В раскрывшемся меню выберите вкладку с кнопкой дополнительных действий (⋮).

В списке доступных для вывода колонок в списке задач не отображаются поля, которые скрыты или недоступны для пользователя по группе.

Изменение порядка столбцов

Чтобы изменить порядок столбцов, нужно нажать на заголовок столбца и перетащить его на нужное место.

Фильтрация

Если вы хотите отобрать задачи в зависимости от значений в каком-либо столбце, введите нужное значение в поле под названием этого столбца. Чтобы отобразить строку фильтрации, нажмите кнопку фильтра над списком задач.

Сортировка

Чтобы отсортировать задачи нажмите на шапку с названием нужного столбца. Рядом с названием столбца, по которому отсортированы задачи, появится стрелка, которая отображает направление сортировки. Чтобы поменять направление сортировки нажмите еще раз, а третье нажатие убирает сортировку.

Группировка

Вы можете сгруппировать результаты поиска по значениям одного или нескольких столбцов. Чтобы отобразить строку группировки над списком задач нажмите кнопку группировки. Вы можете перетащить любую колонку мышью прямо в строку группировки.

Чтобы включить или отключить группировку по столбцу — вызовите контекстное меню кликом правой кнопкой мыши по шапке колонки, выберите пункт Сгруппировать.

Группы можно сворачивать и разворачивать с помощью стрелок слева от названия групп.

Отключить группировку можно в том же меню, выбрав пункт Отменить группировку, или нажать на крестик с названием поля группировки над списком задач.