Диск

В "Первой Форме" есть собственный инструмент хранения файлов — Диск. Он предназначен для удобного просмотра и работы с файлами, вложенными в задачи и в дополнительные параметры в задачах. Для перехода к нему на панели инструментов карточки задачи необходимо в разделе Файлы выбрать пункт Диск.

Общий диск без привязки к конкретной категории доступен в меню сервисов по кнопке меню сервисов в панели навигации.

Поиск в Диске выполняется по всему доступному пользователю дисковому пространству. В поиск входят файлы и папки из разделов «Мои файлы», «Общие файлы», «Файлы автоматизации», а также, при наличии соответствующего доступа, из разделов «Файлы подчиненных» и «Файлы замещаемых». Поиск работает по названию объектов, а для файлов также по их содержимому. Результаты поиска открываются на отдельном экране «Результат поиска». Выбранный пользователем вид отображения результатов — «Список» или «Таблица» — сохраняется.

ℹ️ В результатах поиска названия системных разделов («Мои файлы», «Общие файлы», «Обмен файлами» и др.) отображаются в том же виде, что и в основном интерфейсе Диска, в том числе во всплывающих подсказках при наведении на объект.

Диск состоит из следующих разделов

Мои файлы — Личные файлы пользователя. У каждого пользователя свой раздел "Мои файлы". Другие пользователи, кроме прямых руководителей, не могут просматривать файлы в этом разделе.

Общие файлы — Файлы, предназначенные для совместного использования, доступны всем пользователям. Любой сотрудник компании (признак регулируется в настройках профиля режима администрирования) по умолчанию может создавать папки, вкладывать в них файлы, редактировать и удалять их. В том числе вложенные файлы другими пользователями. Для пользователей, которые не входят в число сотрудников компании, раздел не отображается. Доступ к определенным папкам и файлам определяются согласно настроенным для них правам. Подпапки по умолчанию наследуют права родительской папки.

Обмен файлами — Раздел предназначен для обмена файлами между сотрудниками и другими пользователями. Доступен, начиная с версии 2.263 Скорпион. В отличие от раздела “Общие файлы”, где права доступа предоставляются автоматически всем пользователям, в разделе "Обмен файлами" доступ к файлам и папкам не предоставляется никому, кроме владельца и администраторов. Однако сам раздел доступен для просмотра всем зарегистрированным пользователям в системе. При необходимости владелец может предоставить доступ на файлы и папки в разделе другим пользователям, включая как сотрудников (признак регулируется в настройках профиля режима администрирования), так и остальных пользователей.

Файлы автоматизации — Папки, привязанные к задачам через смарт-автоматизацию (механизм автоматических действий в задачах, настраиваемый администратором; подробнее см. настройки смартов). Отображается только для пользователей, являющихся сотрудниками компании (признак регулируется в настройках профиля режима администрирования) с правами администратора. В системную подпапку Export configurations добавляется файл выгрузки конфигурации площадки, которая осуществляется администратором на странице Экспорт конфигурации по кнопке Полная выгрузка.

Файлы замещаемых — В разделе находится содержимое "Моих файлов" замещаемых сотрудников, разделенное на отдельные подпапки. Фамилия и имя владельца папки указаны в скобках ее названия. Отображается, если у сотрудника в системе настроено замещение.

Файлы подчиненных — В разделе находится содержимое "Моих файлов" подчиненных сотрудников, разделенное на отдельные подпапки. Фамилия и имя владельца папки указаны в скобках ее названия. Отображается, если сотрудник является руководителем.

ℹ️ По умолчанию объем памяти, который могут занимать все файлы одного пользователя во всех разделах, равен 5 Гб и может быть изменен администратором системы. Лимит распространяется только на диск, файлы в задачах и чатах при этом не учитываются.

По умолчанию сперва отображаются папки, а затем файлы. Сортировку можно установить по алфавиту или по типу файлов — для этого нажмите на шапку с названием нужного столбца и выберите направление сортировки.

ℹ️ В диске видны только те папки и файлы, которые доступны вам.

Виды отображения Диска

В правом верхнем углу экрана Диска расположен переключатель видов отображения: Таблица и Список. Выбранный вид сохраняется для пользователя и будет использоваться при следующем открытии Диска.

Вид «Список» отображает файлы и папки в компактном формате: - Иконки файлов — цветные, крупного размера: зелёные для Excel, синие для Word, красные для изображений и PDF, серые для текстовых файлов, архивов и неизвестных типов, оранжевые для папок - Изображения — вместо иконки показывается превью-аватарка файла - Имя файла/папки — в одну строку, при превышении ширины обрезается многоточием; полное название доступно во всплывающей подсказке при наведении - Владелец, дата изменения, размер — отображаются серым цветом; дата и размер — уменьшенным шрифтом - Дата изменения — показывается только дата (без времени); полная дата и время доступны во всплывающей подсказке

Размер иконок файлов в виде «Список» — 24 px, превью изображений — 20 px, высота строки — 40 px.

Сортировка и доступные действия (контекстное меню по правой кнопке мыши, панель инструментов при выделении) одинаковы в обоих видах.

Просмотр файлов

На Диске реализовано две модели открытия файлов в зависимости от размера экрана:

Большие экраны (LG, XL): при клике на файл он открывается в просмотрщике справа. Зона списка при этом сжимается, освобождая место для панели просмотра. Между списком и просмотрщиком расположен разделитель, позволяющий изменить соотношение ширины перетаскиванием.

Ширина просмотрщика по умолчанию составляет 40% от ширины контейнера страницы Диска. Просмотрщик отображается только после открытия файла — при загрузке Диска панель скрыта.

Для закрытия просмотрщика используйте один из способов: - кликните на другой элемент списка (папку или файл) - снимите выделение со строки кликом на пустую область списка - используйте горячие клавиши Cmd+E / Ctrl+E.

Малые экраны (XS, SM, MD): при клике на файл он открывается во весь экран в модальном окне. Поведение аналогично просмотру файлов в задачах и чатах.

Навигационная панель

Для возвращения к одной из предыдущих папок нажмите на ее имя в пути.

Адрес папки и навигация по пути

При открытии папок в Диске адрес в браузере формируется из названий папок, а не из их внутренних идентификаторов. Например, при переходе в папку пользователь видит в адресной строке путь вида /disk/PublicFolder/Документы/Проекты, а не числовой ID папки.

Это поведение действует для навигации по Диску: при переходе вглубь адрес автоматически дополняется названием открытой папки, а при переходе по элементу пути в верхней части экрана адрес сокращается до выбранного уровня.

Такой формат адреса позволяет:

• легче понимать, в какой папке пользователь находится в данный момент;
• копировать и отправлять другим пользователям более читаемую ссылку на папку;
• открывать папку напрямую по вставленной ссылке, если у пользователя есть права доступа.

Если у папки или одной из вложенных папок в названии есть пробелы, кириллица или специальные символы, система корректно обрабатывает такой адрес автоматически.

Если пользователь открывает старую ссылку на папку, в которой вместо названий использовался числовой идентификатор, система автоматически перенаправит его на новый читаемый адрес.

ℹ️ Если папка была переименована, старая текстовая ссылка может перестать открывать нужный путь. В этом случае откройте папку через Диск и скопируйте новую ссылку повторно.

При переходе в Диск система отображает дерево папок как единую иерархию, включая доступные пользователю вложенные папки. Если папка доступна через общие или специальные разделы Диска, она может быть показана вместе с промежуточными уровнями структуры, необходимыми для навигации.

ℹ️ Не рекомендуется использовать для имени папки в корне любого раздела Диска только цифры. Такое имя может конфликтовать со служебными идентификаторами папок в маршрутах и ссылках. Если обнаружена папка с именем только из цифр и она открывается некорректно, папку необходимо переименовать.

Для возвращения на уровень назад нажмите кнопку «Назад» слева от названия папки.

Ссылки на Диск в комментариях задач

Ссылки на файлы и папки Диска можно вставлять в комментарии к задачам. Такие ссылки отображаются как обычный кликабельный текст.

• Нажатие на ссылку, ведущую на папку, открывает эту папку в разделе Диск.
• Нажатие на ссылку, ведущую на файл, открывает боковую панель предварительного просмотра (доступно в ленте и в карточке задачи).

Ссылки формируются автоматически — в том числе в ответах AI-ассистента Анфисы, когда она упоминает документы и файлы из Диска.

Дерево папок

Разделы «Мои файлы», «Общие файлы» и «Обмен файлами» можно раскрыть как дерево папок прямо в навигационной панели, не переходя в каждую папку отдельно. Для раскрытия нажмите на шеврон (стрелку) слева от названия раздела — в панели отобразятся вложенные папки. Для перехода в папку нажмите на её название — содержимое откроется в основной области справа.

В дереве отображаются только папки (без файлов), отсортированные по алфавиту. Если у папки нет вложенных подпапок, шеврон не отображается.

Остальные системные разделы (Файлы автоматизации, Файлы замещаемых, Файлы подчинённых) отображаются отдельной группой ниже и не поддерживают раскрытие в дереве.

По кнопке дополнительных действий (⋮) раскрывается список доступных действий с папкой. Аналогичные действия доступны в контекстном меню при клике на папку правой кнопкой мыши.

ℹ️ Пункт Удалить недоступен в основных разделах диска.

Панель инструментов

При выборе элемента Диска (папки или файла) в верхней части экрана появляется панель инструментов с доступными действиями. Состав доступных действий зависит от выбранного элемента и прав пользователя. Нажатие на кнопку закрытия скрывает панель инструментов.

Контекстное меню

Нажатие правой кнопкой мыши вызывает контекстное меню с доступными действиями.

Действия с папкой

Действие	Описание
Открыть	Осуществляет переход в папку, аналогично двойному клику
Создать папку	Открывает модальное окно с вводом названия новой папки
Создать документ	Создаёт новый текстовый документ в формате .docx в режиме редактирования. Действие доступно из контекстного меню внутри папки и из кнопки дополнительных действий (⋮) справа от названия папки. После закрытия файл появится в текущей папке с именем «Новый документ». Если файл с таким именем уже существует, к имени нового файла добавится число в скобках. Также доступно создание таблицы: создаёт новый файл в формате .xlsx в режиме редактирования. Имя по умолчанию — «Новая таблица».
Вложить файл	Открывает окно выбора файла с компьютера пользователя. После выбора файла пользователь увидит индикатор загрузки в верхней части таблицы, который сигнализирует, что файл ещё не вложен. По окончанию загрузки на экране появится уведомление с текстом "Файл успешно загружен".
Скачать все файлы и папки	Запускает скачивание архива со всем содержимым папки
Права доступа	Открывает модальное окно выдачи права доступа к папке для отдельных пользователей и групп пользователей. По умолчанию все права на папки в Общей папке выданы группе Administrators, владельцу папки и группе Все пользователи. Пункт недоступен для папок в разделе Мои файлы. ℹ️ В группу Все пользователи входят только сотрудники компании, и выданные ей права доступа не распространяются на владельца папки. ℹ️ В разделе Общие файлы права могут быть выданы только сотрудникам компании. Данный признак регулируется в настройках профиля режима администрирования. Для передачи файлов пользователя, которые не являются сотрудниками компании, воспользуйтесь разделом Обмен файлами. Владельцем является пользователь, который создал папку. Ограничить доступ для владельца и группы Administrators невозможно. Владелец может полностью убрать или частично ограничить права на папку для всех остальных пользователей и выдать нужные права только определенным пользователям или группам. Владелец папки получает абсолютные права на все ее дочерние элементы: подпапки и файлы. Пользователи не могут самостоятельно добавлять или убирать себе права, но могут получить их от владельца или администратора. Администраторы могут редактировать права всех пользователей и групп, за исключением своих собственных прав и прав владельца. Права группы распространяются на всех ее участников. Пользователь может выдавать другим пользователям или группам только те права, которыми обладает сам. Если пользователь входит в несколько групп с разными правами, то он может выдать права на уровне этих групп. Пример: У пользователя есть право только на просмотр файла — он может выдать такое же право другому пользователю, но не может выдать или забрать у него другое право (к примеру, право на редактирование). Если пользователь также является членом группы с правом на редактирование, он может выдать право на редактирование другому пользователю или группе. После создания подпапки она автоматически наследует права доступа родительской папки. При этом права не синхронизируются автоматически в дочерние папки при их изменении. При активации опции Применить для всех вложенных папок выбранные разрешения будут автоматически применены ко всем вложенным подпапкам. Это позволяет единоразово задать права для всей иерархии папок, избегая необходимости ручной настройки для каждого уровня. Важно учитывать, что при расчете итоговых прав доступа к файлам разрешения, установленные для родительской папки, распространяются и на файлы внутри нее. Например, если пользователь имеет право на чтение папки, но у файла внутри нее явно не указано такое разрешение, пользователь все равно сможет прочитать файл, так как права папки расширяют права файла. По кнопке Добавить открывается окно, в котором можно ввести имя пользователя или название группы, которой нужно выдать доступ. Для выдачи доступа необходимо отметить галочку в соответствующей колонке. Доступные права: Просмотр (👁) — доступ на просмотр содержимого папки; Добавление (+) — доступ на добавление файлов и подпапок; Редактирование (✏) — доступ на редактирование папки; Удаление (🗑) — доступ на удаление папки; История (🕐) — доступ на просмотр истории.
Переименовать	Открывает модальное окно для смены названия папки
Поделиться	Скопировать ссылку на папку в буфер обмена в формате: https://адрес_Первой_Формы/spa/disk/PublicFolder/{FolderID}
Удалить	Удаляет папку

Действия с файлом

ℹ️ Пользователям, не обладающим правами администратора системы, среди действий с файлом доступен только пункт "Поделиться".

Действие	Описание
Открыть	Открыть файл
Редактировать	Перейти к редактированию файла
Скачать	Скачивает файл на компьютер пользователя
Права доступа	Открывает модальное окно выдачи права доступа к файлу для отдельных пользователей и групп пользователей. По умолчанию все права на файлы в Общей папке выданы группе Administrators, владельцу папки, в которую он вложен, и группе Все пользователи. Пункт недоступен для файлов в разделе Мои файлы. ℹ️ В группу Все пользователи входят только сотрудники компании, и выданные ей права доступа не распространяются на владельца файла. ℹ️ В разделе Общие файлы права могут быть выданы только сотрудникам компании. Данный признак регулируется в настройках профиля режима администрирования. Для передачи файлов пользователя, которые не являются сотрудниками компании, воспользуйтесь разделом Обмен файлами. Владельцем является пользователь, который вложил файл. Ограничить доступ для владельца и группы Administrators невозможно. Владелец может полностью убрать или частично ограничить права на файл для всех остальных пользователей и выдать нужные права только определенным пользователям или группам. Пользователи не могут самостоятельно добавлять или убирать себе права, но могут получить их от владельца или администратора. Администраторы могут редактировать права всех пользователей и групп, за исключением своих собственных прав и прав владельца. Права группы распространяются на всех её участников. Пользователь может выдавать другим пользователям или группам только те права, которыми обладает сам. Если пользователь входит в несколько групп с разными правами, то он может выдать права на уровне этих групп. Пример: У пользователя есть право только на просмотр файла — он может выдать такое же право другому пользователю, но не может выдать или забрать у него другое право (к примеру, право на редактирование). Если пользователь также является членом группы с правом на редактирование, он может выдать право на редактирование другому пользователю или группе. По кнопке Добавить открывается окно, в котором можно ввести имя пользователя или название группы, которой нужно выдать доступ. Для выдачи доступа необходимо отметить галочку в соответствующей колонке. Доступные права: Просмотр (👁) — доступ на просмотр файла; Редактирование (✏) — доступ на замену и редактирование файла из редактора Р7 Офис; Удаление (🗑) — доступ на удаление файла; История (🕐) — доступ на просмотр истории; Подпись (✒) — подписи ЭЦП; Задача (≡) — доступ к возможности создания задачи.
Зашифровать	Зашифровывает файл. Расшифровка файла будет невозможна. Функция доступна пользователям с правами администратора системы. Используется при необходимости защиты конфиденциальных данных от несанкционированного доступа.
История версий	Открывает модальное окно истории версий файла
Прикрепить в текущую задачу	Вкладывает файл в ленту сообщений задачи, из которой открыт диск. Такой файл будет отмечен иконкой диска. Перейти к папке, в которой находится прикрепленный файл, можно из пункта контекстного меню (вызывается кликом правой кнопкой мыши по файлу) Открыть в папке диска.
Прикрепить в ДП	Вкладывает файл в ДП. Пункт доступен только при переходе на диск из ДП "Файл". Подробнее о связи диска с задачей.
Поделиться	Сохраняет в буфер обмена ссылку на файл
Удалить	Удаляет файл